Los equipos a distancia, es decir, las compañías con trabajadores repartidos en diferentes lugares, ya sea en pequeñas oficinas o teletrabajando, están a punto de convertirse en la nueva normalidad. Actualmente, casi una de cada cinco personas forma parte de un equipo de trabajo a distancia.  Antes de que termine la década, se estima que tres cuartas partes de las empresas tendrán equipos teletrabajando.

Tengo mucha experiencia en esto. Hootsuite tiene una docena de oficinas repartidas en todo el mundo, desde Vancouver a Nueva York, pasando por Londres y muchas más. La gran ventaja es que podemos llegar a una base global de clientes, en su idioma, en su zona horaria, en sus términos. Pero crear espíritu de equipo en las oficinas de diferentes continentes, sin mencionar el manejo del flujo de trabajo, no es una tarea fácil. 

La tecnología es una gran ayuda. Como casi todas las empresas, usamos muchas herramientas conocidas para estar conectados y trabajar juntos: Facebook Workplace para compartir actualizaciones del equipo y eventos transmitidos en directo; Hangouts para videollamadas; Google Drive para compartir y editar documentos, etc. Envío una actualización de vídeo personal cada semana a todo el equipo, y retransmitimos en directo las reuniones de nuestra empresa para que todo el mundo pueda participar y hacer preguntas, independientemente de dónde se encuentren.  

Pero toda esta tecnología es solo una herramienta.
Me he dado cuenta de que crear relaciones y construir una cultura de trabajo a menudo se reduce a cosas mucho más básicas: ver caras, compartir historias, conocer un poco más sobre tus compañeros de trabajo y los lugares de dónde vienen.  Con eso en mente, quería crear una sencilla lista de tácticas humanas, utilizando poco o nada la tecnología, para unir fuerzas durante el teletrabajo.

Del espíritu de los "equipos a distancia", he conseguido extraer estos consejos de los más o menos 2 millones de profesionales increíbles que me siguen en las redes sociales. Aquí están algunos de sus mejores trucos de primera mano (editados para mayor longitud y claridad), acompañados de comentarios míos:

Primero, sonríe a la cámara

“Videoconferencias. Es sorprendente cómo cambia la interacción entre compañeros cuando comienza a sentirse como si se estuviera en la misma habitación. Una vez que el vídeo se convierte en algo casi estándar, hace que las oficinas a distancia se sientan mucho más conectadas".- Tyler Davey, Gerente de Desarrollo de Negocios en Amazon Web Services.

Es obvio, pero seguramente es el detalle más mencionado. Ya sea utilizando Skype, Zoom, Google Hangouts u otra plataforma, poder ver las caras de verdad de forma instantánea crea un nivel de relación que es difícil de igualar por chat o teléfono. ¡Encended esas cámaras, no seáis tímidos!

Horas felices virtuales

"Crear horas felices o fiestas virtuales que no sólo imiten eventos concretos, sino que aprovechen lo que se puede hacer de manera diferente y más efectiva delante de la cámara".- Ben Bisbee, autor de The Unashamed Guide to Virtual Management.

Este consejo representa una de las paradojas de la vida en la oficina: parte del trabajo más importante en equipo ocurre cuando el trabajo se detiene. ¿Pero cómo haces eso a distancia? Una solución es "programar" horas felices, cafés, fiestas de Halloween, etc, a través de videollamadas y que las conversaciones de trabajo estén prohibidas.

Tours de moral

“La dirección ejecutiva debe visitar las oficinas regionales de forma regular. Mi ejemplo preferido para esto es el presidente Lincoln. A menudo visitaba a sus tropas y pasaba tiempo con cada uno escuchando sus experiencias. Esto le permitió comprender cómo era la moral, así como obtener información valiosa sobre lo que necesitaban sus tropas".- Johnny Bravo, Gerente Senior de Ventas Empresariales en Condeco.

Soy el primero en admitir que encontrar tiempo en las agendas de los ejecutivos para visitar oficinas a distancia puede ser un reto. Pero sin duda es un tiempo bien empleado. Al final del día, nada reemplaza la información de primera mano de una oficina global, y una visita de los líderes del equipo ayuda a validar el gran trabajo de los equipos a distancia.

Coincidir en horas

"Dependiendo de la situación geográfica del equipo, es importante establecer algunas horas centrales del día en las que todos estéis conectados por un tiempo. Del mismo modo, comprometeos a estar disponibles, en la medida de lo posible, durante un tramo de horas más amplio".- Michael Miner, Ingeniero de Software en Hootsuite

Esto puede ser complicado cuando estamos en diferentes zonas horarias, pero asegurarse de que todos estén conectados y localizados durante una parte del día puede ahorrar muchos correos electrónicos y mucha confusión. También me gusta la idea de poder ser contactado en otros momentos, incluso si es sólo un mensaje rápido, si surgen necesidades inesperadas. Por cierto: Michael es un veterano que lleva 10 años en Hootsuite y un ninja del teletrabajo, si es que alguna vez conocí a alguno.

El principio de los cupcakes

"Asegúrate de que todo el mundo reciba un cupcake de celebración. Incluso los trabajadores que están teletrabajando. Tenemos ahora tantos servicios de entrega de comida que no hay excusa para que no participen todos en una celebración."- Thera Martens, Directora de Marketing de Visier.

Me encanta la idea de enviar cupcakes, pero creo que a lo que se refiere Thera es que las oficinas y equipos a distancia no deben sentirse en un segundo plano. No siempre es posible tener los mismos recursos y servicios en todos los lugares, pero se deben hacer esfuerzos de verdad para incluir a todos cuando se trata de grandes anuncios y éxitos importantes de la empresa.  

Puntos de karma

"Propondría tener una plataforma de agradecimiento donde los trabajadores puedan enviar una tarjeta electrónica o nombrar a sus compañeros. Tenemos un programa para que los empleados que se encuentran en la misma oficina y los que están teletrabajando lo usen. Enviar una pequeña nota o agradecimiento es un gran paso hacia la inclusión."- Megan MacFadyen Sullivan, Directora de Gestión de Productos de Thomson Reuters
 
Esto podría ser un canal en Slack u otra plataforma para reconocer y felicitar a los compañeros de trabajo que van más allá (en Hootsuite, tenemos un grupo en Facebook Workplace llamado Shout Outs). La clave aquí no son los premios o regalos, sino tomarse el tiempo adecuado para detenerse y reconocer a las personas que pueden no estar físicamente en su oficina.  

Intercambio de postales

"Mi equipo a distancia y yo intercambiamos postales, algo así como un amigo invisible, y nos enviamos postales desde donde estemos trabajando".- Regina López de Llergo, estratega de medios sociales en la ICUC.

Creo que esto es genial por varias razones. Primero, conecta a dos personas de forma personal, incluso si es solo para intercambiar postales. En segundo lugar, hay algo especial en recibir correo como se hacía antiguamente. Una postal de un lugar exótico, con sellos y una nota escrita a mano es mucho más difícil de olvidar que un saludo virtual.  

Competición amistosa

"Patrocinamos concursos como "los compañeros de oficina de cuatro patas más adorables". Por supuesto, necesitas una plataforma social que nos de soporte y moderadores apasionados. Pero ayuda a unir los kilómetros de distancia y construir relaciones reales". - Suzanne Hopkins, Directora de Gestión de Productos de Harris Computer

Nada como una pequeña competición amistosa para crear espíritu de equipo. Lo que me gusta de esta recomendación es que no se trata de ventas totales, clientes ni nada relacionado con el trabajo. Las mascotas, los eventos deportivos, los reality shows, etc., son concursos excelentes de poca presión que pueden superar fronteras y zonas horarias. Además, es muy fácil hacerlo con herramientas de votación dentro de plataformas como Facebook.

Cara a cara (no solo Facetime)

“Haz reuniones presenciales con los equipos a distancia siempre que puedas, no hay nada virtual que pueda reemplazar esto. Nosotros destinamos presupuesto a las reuniones con equipos de América del Norte, Sudáfrica y Europa dos veces al año. Luego, haz que las conexiones virtuales sean sagradas, y sé un ejemplo como buen líder". - Laurie Bennett, socia fundadora de Within People.

Esto es difícil por razones financieras y ambientales. Pero veo totalmente por dónde va Laurie. Reunir a todo el equipo en persona, comer juntos, compartir historias, absorber la cultura... todo eso es inmensamente importante. Puede que no sea algo que puedas hacer todos los años, pero vale la pena proponérselo.

Embajadores de la oficina

"¡Siempre aprecio cuando hay un “contacto a distancia” en las reuniones, alguien que se encuentre en la reunión para preguntar y que hable por nosotros si la gente en la sala se olvida de que estamos allí!".- Casey Smith, Escritor Técnico en Salesforce

Una idea genial que se puede pasar por alto muy fácilmente. Los equipos a distancia trabajan en tu empresa todos los días, pero ¿tienen un asiento literal en la mesa para las reuniones importantes? ¿Sus voces son escuchadas por la alta dirección? Asegurarse de que las oficinas a distancia tienen algún tipo de "embajador" en la oficina central, incluso uno ad hoc, podría ayudar a evitar este problema de "ojos que no ven, corazón que no siente".

Puente de lenguaje

“La clave para la participación, especialmente para los trabajadores que tienen el inglés como segundo idioma, es proporcionar una agenda detallada por adelantado para que todos se sientan cómodos con el tema y puedan practicar su rol con anticipación. Muchas veces los teletrabajadores no hablan ni se involucran debido a que el idioma los intimida”.- Willis Turner, presidente y CEO de SMEI.

Como alguien que lucha por mejorar mi español, me identifico con el desafío de comunicarme en otro idioma. Tener una agenda detallada de la reunión (y cumplirla) no sólo asegura que los participantes internacionales puedan involucrarse, sino que también hace que la reunión sea mejor para todos.

Horas de “puertas abiertas” en la oficina

"Uno de mis trucos favoritos como líder que teletrabaja es tener franjas horarias de "puertas abiertas" para que los miembros del equipo puedan conectarse y recibir consejo rápido si lo necesitan. Se supone que es como "pasar por mi mesa" para una charla rápida o para hacer una pregunta importante, sin necesidad de una reunión, como lo harías en una oficina física".- Henk Campher, VP de Marketing Corporativo y Jefe de Impacto en Hootsuite

En la oficina, gran parte del intercambio de ideas entre los líderes y los equipos ocurre fuera de todas las reuniones y presentaciones formales, con compañeros que se cruzan en un pasillo, hacen preguntas, charlan en la cocina, etc. Es importante permitir que esa espontaneidad ocurra de forma remota también. (Aviso: Henk se unió recientemente a Hootsuite y teletrabaja a veces, ¡así que esto no es solo una hipótesis!)

Un café al azar (virtual)

"Nada puede salir mal con Random Coffee. Crea parejas una vez al mes con todos aquellos que forman parte de la empresa y que se reúnan para tomar un café/bebida/hablar. Hace que las personas que de otro modo no hablarían entre sí se relacionen y conozcan más sobre diferentes partes de la empresa". - Tara-Lee Houkamau, analista de negocios senior en Oranga Tamariki

Esto es algo que me importa. De hecho, creamos una pequeña aplicación hace unos años que permite a la gente de cualquier compañía formar parejas al azar para tomar un café (o lo que prefieran). El poder de lo que conocemos como polinización cruzada, reunir a miembros apasionados del equipo que normalmente no se relacionan, no debe ser subestimado. Utilizar Zoom, Skype u otra plataforma de vídeo hace que sea fácil poner en práctica esta idea "virtual".