Dada la situación excepcional que se está viviendo en todo el mundo con la pandemia del coronavirus aún azotando a muchos países, las autoridades siguen recomendando tomar medidas para evitar el aumento de los contagios. Una de las más importantes, es que las compañías den facilidades para que sus empleados trabajen de manera remota y, en el caso de España, que esto sea así en estos dos meses a partir del levantamiento del Estado de Alarma.
Con el fin de facilitar la integración del entorno digital en los procesos de trabajo, presentamos algunas herramientas infalibles para mantener la productividad, los flujos y ritmos habituales.
30 Herramientas para el teletrabajo
Comunicación
Es una herramienta que permite a los miembros de una empresa colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupo (canales). Estos se pueden utilizar para organizar proyectos, conversar sobre temas como reuniones o eventos, y mantener la comunicación entre los miembros de un equipo especializado. Se puede acceder a ella desde un ordenador o una aplicación móvil. Algunas de sus características más importantes son:
- Creación de canales entre distintas empresas para comunicarse con clientes, proveedores o socios. Estos canales pueden ser abiertos o cerrados de manera que cualquiera pueda unirse a ellos o se necesite una invitación.
- Permite la integración con otras herramientas para hacer uso de ellas directamente desde la aplicación y compartir todo tipo de documentos, imágenes y recursos: Google Drive, Calendar, Salesforce, Outlook, Gmail, Zoom o Trello.
- Llamadas de voz o vídeo para videoconferencias, con opción de compartir pantalla.
- Creación de flujos de trabajo para automatizar tareas como informes de incidencias, incorporaciones de personal o solicitudes para asistencia.
- Utilización de estados para indicar la situación de cualquier miembro y que este no sea interrumpido. Es especialmente útil para pausas, reuniones, vacaciones, ausencias, llamadas o eventos; y facilita así el poder contactar con ellos cuando el momento sea más adecuado.
La aplicación de G Suite se divide en un apartado de chat y otro de videollamadas denominado Meet. Permite compartir pantalla y la integración con casi todos los demás productos del desarrollador Google. La interfaz es sencilla y no necesita complementos. Se puede acceder a las reuniones directamente desde un evento de calendario o una invitación de correo electrónico.
Una característica relevante es que se pueden mantener las llamadas privadas o retransmitirse en YouTube, lo que permite muchos más participantes y que cualquiera pueda hacer preguntas al interlocutor. Desde Google aseguran que la edición Enterprise “crea un número telefónico de acceso para cada reunión, por lo que todos los invitados tienen una gran experiencia incluso aunque estén viajando y no tengan Wi-Fi ni datos”.
Es el centro de trabajo remoto de Microsoft. Entre sus funciones encontramos chatear de manera grupal o individual, crear reuniones por videoconferencia de hasta 10.000 personas, llamar con su sistema telefónico propio y trabajar de manera colaborativa dentro de la Suite Office 365. De esta manera se pueden consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel en tiempo real, entre miembros del equipo.
Es una centralita de llamadas telefónicas virtual. Al integrarse con CRM, Helpdesks y otras herramientas de trabajo; es una opción ideal para equipos de ventas o soluciones de atención al cliente.
Reuniones
Es una herramienta de conferencia remota alojada en la nube, que permite llamadas de video y audio hasta para 1.000 participantes, pudiendo ver hasta 49 vídeos en pantalla. Además, hace posible grabar las conversaciones de manera local o en la nube y se pueden añadir transcripciones generadas automáticamente por Inteligencia Artificial.
Una de las funcionalidades más interesantes es la capacidad para realizar anotaciones colaborativas al compartir pantallas de manera simultánea, y opciones como votaciones, preguntas y respuestas, reclamar la atención levantando la mano virtualmente o indicadores de atención de los asistentes; garantizando reuniones interactivas. Entre las peculiaridades de esta aplicación se encuentran las funciones de retocar apariencia y utilizar fondos virtuales, de manera que aunque el entorno no sea el más adecuado se pueda hacer pasar por uno profesional.
Se trata de una herramienta de reuniones a través de vídeo que se puede utilizar desde cualquier navegador (incluso móvil) sin necesidad de descargar una aplicación. Para asistir a las reuniones no es necesario iniciar sesión aunque sí para organizarlas, por lo que es una opción rápida y sencilla. Whereby permite hasta 50 participantes e incluye funcionalidades como compartir pantallas, grabación de estas y personalización de los enlaces para acceder a las reuniones.
Es la herramienta de videoconferencia de Adobe. Su principal característica es que permite una total personalización de la interfaz, para adaptarse a cada necesidad en cada momento; haciendo las reuniones inversivas e interactivas. En su diseño se pueden habilitar diferentes elementos en la pantalla: chat, vídeo, encuestas, simulaciones, anotaciones. Además los interlocutores pueden diseñar la disposición de la pantalla de manera colaborativa.
Se trata de un conjunto de herramientas que abarcan desde reuniones en línea (Meetings), trabajo en equipo con funciones propias de mensajería, videollamada, uso compartido de archivos y pizarra (Teams); hasta llamadas de conferencia en la nube (Callings). Permite su integración con otras aplicaciones como Trello o Microsoft Teams.
Almacenar y compartir archivos
Gestor de almacenamiento en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google si no también de otros desarolladores como Microsoft Office. Permite compartirlos con otros usuarios y que estos puedan verlos, descargarlos y trabajar en ellos sin necesidad de enviar adjuntos por correo electrónico. Se puede acceder a él a través de navegadores web, dispositivos móviles u ordenadores.
La funcionalidad más importante es que posibilita el trabajo colaborativo de manera simultánea para los miembros seleccionados en tiempo real. Estos pueden realizar comentarios sobre la actividad de los demás para retroalimentarse y así hacer modificaciones al momento. Otro de los elementos útiles para los equipos son Google Forms para realizar encuestas de manera interna y conocer las opiniones al respecto de cualquier tema o problema que surja en la empresa.
Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios. Se integra con software como Trello, Zapier o Salesforce
Dropbox incluye ademas Paper, una herramienta de trabajo colaborativo en equipo. Esta hace posible crear listas con fechas de entrega, seguimiento de agendas, añadir archivos y dejar valoraciones en tiempo real. Permite compartir todo tipo de contenido desde listas de verificación, tablas, gif animados, emoticonos, archivos, enlaces o incluso clips de SoundCloud y enlaces de YouTube. Otra de sus características interesantes son sus plantillas, creadas específicamente para procesos como lluvias de ideas, actas de reuniones o planes de gestión de proyectos.
La suite ofimática de Apple permite sincronizar Pages, Numbers y Keynote con iCloud, de manera que todo un equipo puede ver y editar documentos desde el navegador web de cualquiera de sus dispositivos iPhone, iPad, Mac o desde PC.
Se trata de la nube de almacenamiento de archivos de Microsoft que permite además compartirlos con los miembros de un equipo y colaborar en tiempo real en su elaboración con la suite Office 365. Todo funciona mediante vínculos que se pueden compartir por correo electrónico, mensaje de texto, iMessage o Facebook.
Enviar archivos
Es un servicio que se basa en la transferencia de archivos de gran tamaño vía online. Su funcionamiento es muy sencillo, ya que basta con arrastrar el contenido que queremos enviar y completar un formulario similar al de un correo electrónico: destinatario, remitente, mensaje… Permite incluso proteger los archivos con una contraseña.
Además de este servicio We Transfer cuenta con otros servicios muy enfocados a la industria creativa. Paste es una herramienta para presentar ideas creativas en equipo bien a un cliente o a otros empleados. Collect permite crear tableros colaborativos a los que añadir enlaces, imágenes, vídeos o canciones que pueden compartirse y organizarse para realizar moodboards, brainstormings o tratamientos de producción.
Permite el envío de archivos sin registro previo utilizando únicamente una dirección de email o generando un enlace que permitirá compartirlo con cualquier persona. Es un servicio gratuito hasta una capacidad de 5Gb, 20 destinatarios y 50 archivos. Sus opciones de pago permiten ampliar estas características.
Gestión de Tareas y Proyectos
Es un organizador de tareas en equipo que mediante distintos tableros permite organizar y priorizar proyectos de forma flexible. Cada tarea se organiza en una tarjeta que a su vez permite adjuntar listas, enlaces, contenidos y fechas de vencimiento, así como clasificarlas con etiquetas y mencionar a los miembros implicados en cada una.
Sistema que opera como un centro de trabajo virtual. Esto permite una vista panorámica de todos los procesos que hay que realizar. Incluye la realización de tareas de forma automática y fusionar plantillas según las necesidades de cada empleado. Al integrarse con otras herramientas además posibilita centralizar procesos, coordinar objetivos, asignar recursos y establecer prioridades de manera sencilla entre los miembros del equipo. Permite el desarrollo de complementos, widgets, flujos de trabajo y aplicaciones personalizadas.
Son organizadores que permite añadir tareas que hacer y recibir recordatorios desde el calendario para no perder las fechas de entrega. Hace posible el trabajo en equipo compartiendo las listas, asignando tareas a otros miembros y agregar comentarios a las tareas. Se sincroniza con multitud de dispositivos, incluidos smartwatches.
Se trata de un gestor de proyectos y acciones que permite desde etiquetar personas, localizaciones, orden de prioridad o nivel de energía a cada tarea; hasta organizar la jornada laboral según estas acciones y poder calificarlas y revisarlas. Su aplicación solo está disponible para iOS lo que incluye integración con Siri, para el resto de usuarios se puede acceder a través de su página web.
Es una plataforma de comunicación y colaboración que incluye chat interno, gestor de tareas, transferencia de documentos y videoconferencia en la misma herramienta. La ventaja respecto a otras plataformas es que obtienes todos los recursos con un único login y sin necesidad de integraciones complejas.
El chat permite una comunicación instantánea y fluida, pudiendo crear salas por temas, equipos de trabajo, proyectos... El gestor de tareas permite crear proyectos con fechas de vencimiento y asignarlos a responsables para dar seguimiento a los pendientes del equipo. La videoconferencia permite una interacción cara a cara grupal o individual, solo con un clic. Asimismo, es posible compartir la pantalla. A través del chat también es posible compartir archivos o trabajar colaborativamente gracias a las integraciones con Google Drive, Dropbox y Box.
Organizador de proyectos y listas de tareas que permite ver en qué está trabajando cada miembro del equipo en un momento determinado. Permite añadir anuncios, listas de tareas, calendarizar acciones o eventos, compartir documentos y archivos; así como hablar mediante un chat de equipo.
Se trata de una herramienta de control de actividad en equipo. Los miembros del equipo entran cada día vía email o en un buscador. Tras esto pueden añadir sus tareas, ver cuáles están en proceso y cuáles no se pueden hacer y cómo resolver esta situación. Por otro lado proporciona datos de los progresos y la organización del equipo para facilitar la toma de decisiones.
Gestor de correo electrónico
Se trata de un gestor de cuentas de email. Destaca por funciones como la priorización inteligente de mensajes de personas reales frente a boletines, la creación de equipos para comentar mails de manera privada (se pueden delegar correos a otros miembros del equipo), la posibilidad de crear borradores compartidos, las plantillas para responder a mensajes habituales o la capacidad para posponer los correos y que los recuerde en otro momento (o incluso dar seguimiento a correos importantes).
Creatividad
Es una herramienta para la conceptualización de ideas, elaboración de mapas mentales y procesos de brainstorming. Se trata de una herramienta muy visual que ayuda a ordenar y poner por escrito las ideas que van surgiendo en un equipo. Permite la utilización etiquetas, notas, stickers, apuntes e incluso se pueden relacionar con otras tareas y otras ideas que vayan apareciendo.
Es similar a una pizarra virtual, en ella se pueden capturar, organizar, comentar y priorizar ideas; además de apuntes y anotaciones. De esta manera se pueden crear planes y proyectos, asignar tareas a los miembros del equipo, dar feedback, establecer fechas de entrega y objetivos. Para poder colaborar en equipo permite además exportar los documentos generados a Microsoft Word, PowerPoint o Excel.
Se trata de un "software de colaboración visual". Funciona mediante un lienzo infinito al que se pueden añadir widgets, plantillas u otras herramientas para elaborar brainstormings, procesos de UX, talleres, tomas de decisiones y otros elementos; de manera colaborativa. Permite la retroalimentación mediante chat, vídeo y comentarios, además de la integración con otras aplicaciones.
Genially
Es una herramienta de creación de contenidos interactivos y animados. Con Genially, cualquier persona puede crear presentaciones, infografías, imágenes interactivas, guías o juegos en tan solo unos minutos. Los geniallys son muy usados para realizar material comercial, enriquecer webs y blogs o ilustrar artículos o noticias. Además, se pueden integrar fácilmente con multitud de herramientas online.
Productividad
La plataforma unifica CRM, Gestión de proyectos, facturación, soporte y gestión de incidencias. Se centra más en la relación con los clientes que en el trabajo en equipo. Permite gestionar la base de datos de contactos y clientes, enviar o automatizar las facturas de forma profesional, gestionar los proyectos (informa de los que funcionan bien y cuáles necesitan más atención de manera que el tiempo empleado en ellos queda registrado para mejorar la rentabilidad).
Se trata de un compañero de trabajo virtual que ayuda a dejar de "procrastinar" y a realizar un trabajo de forma efectiva basado en la premisa psicológica de que "trabajar con vigilancia, obliga al ser humano a comprometerse con la realización de sus tareas independientemente de su fuerza de voluntad; desechando las distracciones e interrupciones mientras está trabajando".
Es una herramienta que permite conocer la productividad de los trabajadores, así como su satisfacción con su puesto e involucración en el mismo. Mide de manera anónima el ritmo del equipo y promete mejorar la productividad de cada miembro. De esta manera los empleados se sienten más escuchados y motivados en su actividad laboral.
Es un gestor de productividad del empleado que monitoriza los tiempos y mejora los resultados. Entre sus herramientas encontramos monitorización de actividad mediante chat y capturas de pantalla, medición de tiempos por proyecto y clientes, control de pausas y avisos cuando se visitan sitios web no relacionados con el trabajo. Incluye la realización automática de informes detallados sobre estos aspectos.
Necesidades particulares
Es una aplicación para desarrollo de software y código centrada en el trabajo en equipo. Permite a los usuarios adquirir roles en los equipos y garantizar permisos dentro de ellos. La herramienta cuenta con un chat con herramientas de moderación para mantener la concentración en los proyectos. Es de código abierto y entre sus funciones cuenta con una opción para establecer guías comunitarias o códigos de conducta.
Soluciones Completas
La compañía Zoho ha decidido recientemente poner al alcance de cualquiera su suite de aplicaciones Zoho Remotely de forma gratuita. Se trata de una Suite de 11 aplicaciones en la nube, que permite a sus usuarios estar conectados, colaborar, hacer seguimiento de su trabajo y dar soporte a clientes desde cualquier parte del mundo. Entre ellas destacan una plataforma para mensajería instantánea, otra para videoconferencias, de formación en línea, manejo de proyectos, ofimática colaborativa (presentaciones, hojas de cálculo y procesador de textos); así como de gestión de archivos y software de soporte remoto.
Integración
Es una servicio web de automatización de tareas que permite la integración con casi todas las herramientas y aplicaciones anteriores. Estas se conectan entre ellas para establecer flujos de trabajo y operaciones no disponibles en sus plataformas sin necesidad de supervisión humana. Es además muy útil para desarrollar programas personalizados a medida para tu empresa.
Si quieres leer más sobre teletrabajo:
