El impacto de la pandemia ha dado lugar a la transformación del panorama laboral y a la consolidación de los modelos de trabajo a distancia o híbrido, lo cual ha reducido la presencialidad de las plantillas en las oficinas. Junto a la flexibilidad, la agilidad y las opciones de conciliación que proporcionan estas fórmulas, crecen también los retos en torno a la productividad, la cohesión o el bienestar emocional de los empleados.

Uno de los principales desafíos a los que se enfrentan las organizaciones es la correcta gestión del tiempo, tanto individual como colectivo, en el régimen de trabajo en remoto. Y es que, con intención de compensar la pérdida de interacciones en persona, muchos equipos han percibido el incremento de la duración y frecuencia de las reuniones virtuales. Una situación que puede llegar a afectar negativamente al rendimiento y bienestar físico, psicológico y emocional de los trabajadores. 

Así lo concluye una investigación realizada por un grupo de expertos en gestión de capital humano, liderazgo y recursos humanos, publicada en la revista especializada MIT Sloan Magement Review. El panel realizó encuestas a 76 compañías con más de 1.000 empleados y operaciones en 50 países que han introducido de uno a cinco días sin reuniones en sus semanas laborales durante los últimos 12 meses. El análisis ha evaluado el impacto en productividad, colaboración y compromiso de esta iniciativa, y comparado los niveles de estrés de los empleados antes y después de la medida. 

Tal y como indica la investigación, casi la mitad de las empresas encuestadas (47%) introdujeron dos jornadas sin reuniones a la semana, reduciendo con ello un 40% las reuniones. Por su parte, el 35% de las compañías instituyeron tres días sin reuniones; mientras que el 11% implantó cuatro días sin reuniones. Solo el 7% de las organizaciones estudiadas erradicaron por completo las reuniones. 

Según apuntan los expertos responsables del análisis, cuando se introdujo un día sin reuniones por semana, la autonomía, la comunicación, el compromiso y la satisfacción mejoraron. A su vez, esto dio lugar a una disminución en el micromanaging y el estrés, que en consecuencia, provocó un aumento de la productividad. 

Al introducir dos días sin reuniones a la semana, la productividad creció un 71%. La publicación de MIT Sloan Magement Review. señala que los empleados se sentían más empoderados y autónomos, ya que al no estar sujetos a un horario, se centraron en sus tareas individuales y se responsabilizaron, lo que generó también un incremento del 52% en la satisfacción. 

Aunque pueda resultar contradictorio, los expertos señalan que contar con demasiadas reuniones resta valor a la colaboración efectiva, puesto que interrumpe el hilo de pensamiento de las personas. Así, los datos indican que incluir tres días sin reuniones incrementó un 55% la cooperación. Los trabajadores reemplazaron las reuniones con mejores formas de conectarse one-on-one, a un ritmo adecuado para ellos, y a menudo utilizando herramientas de gestión de proyectos para facilitar la comunicación. Esto hizo disminuir el riesgo de estrés en un -57%. 

En esta línea, las semanas con cuatro días libres de reuniones hicieron descender la microgestión un -74%, y dio lugar a empleados que se sintieron más valorados y un 44% más comprometidos con sus empresas. Además, la investigación destaca una mejora del 65% en la comunicación. 

A pesar de los beneficios, los expertos señalan que también existen consecuencias no deseadas en los efectos de la instauración de días sin reuniones atendiendo a la ley de rendimientos decrecientes. A este respecto, el análisis apunta que algunos aspectos empeoran a partir de los tres días libres de reuniones. Es más, la satisfacción, la productividad, el compromiso y la cooperación disminuyen cuando las reuniones se eliminan por completo. 

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Equilibrio entre socialización y productividad

De esta forma, la investigación concluye que el número óptimo de días libres de reuniones es tres, dejando dos días a la semana disponibles para reuniones, por dos razones: mantener las conexiones sociales y administrar los horarios semanales. “Un período sin reuniones es una eliminación implícita de oportunidades para conectarse”, explica la publicación. “En entornos de trabajo remoto, el riesgo de aislamiento es excepcionalmente alto y, por lo tanto, los gerentes deben crear deliberadamente oportunidades para la socialización”. 

Con todo, los expertos ponen de relieve que la implantación de jornadas sin reuniones requerirá la puesta en marcha de soluciones creativas de cara a la programación del trabajo. Este tipo de medidas pueden acarrear efectos indirectos de sobrecarga y estrés, puesto que no reunirse algunos días y congregar todas las reuniones otros días no es solución al problema. En este sentido, ofrecen una serie de consejos a la hora de instaurar políticas relacionadas con las jornadas libre de reuniones: 

• Conectar con el equipo: es importante establecer vías de diálogo y feedback para conocer las necesidades de los empleados
• Promover la informalidad: los empleados necesitan socializarse, y para ello pueden conversar de manera informal a través de las plataformas de chat internos y otros espacios que permitan intercambio no relacionados con trabajo
• Mejores prácticas en las reuniones: resulta clave contar con una agenda y un objetivo de cara a las reuniones, así como sopesar aquellas que son realmente necesarias para el desempeño de cada profesional. Asignar roles o enviar actas y resúmenes sobre las reuniones son otras medidas que reducirán la necesidad de volver a reunirse.

A modo de conclusión, la investigación subraya que las políticas de días libres de reuniones permiten colaboración eficiente y evitan la interrupción del trabajo individual concentrado. Tras un periodo de adaptación al trabajo remoto, los equipos son cada vez más conscientes de la necesidad de encontrar el equilibrio entre la productividad y la socialización y de adoptar prácticas respecto al exceso de reuniones.