¿Os habéis hecho alguna vez esta pregunta? Nosotros se la hacemos todos los días a las agencias que se interesan por nuestro software y ¡el récord está en 7 hojas de Excel!

Y es que las hojas de Excel son una de las principales herramientas de gestión que utilizan las pequeñas y medianas agencias pero, ¿de verdad son tan útiles?

Dejaremos de lado las limitaciones que tiene Excel a la hora de compartir información en tiempo real y de forma colaborativa con otros miembros del equipo, o la duplicación de datos que provoca, porque eso daría para otro artículo. Nos centraremos en la eficiencia y la inteligencia que aporta o deja de aportar esta herramienta de ofimática.

No seremos nosotros quienes digamos que Excel es una mala herramienta, porque no es verdad. De hecho, es genial, pero como hoja de cálculo, no como herramienta de gestión. El abuso de las hojas de cálculo lleva a una empresa, y en concreto a las agencias, al caos y a la pérdida de tiempo.

El Excel, o sus sucedáneos, puede que parezcan útiles en los comienzos pero, ¿es posible crecer utilizándolo como base de los procesos? Es cierto que es una herramienta que todo el mundo conoce, que puede resultar fácil de utilizar, que está estandarizada... Pero no permite asignar tareas, ni facturar automáticamente, ni seguir proyectos, añadir información o realizar un seguimiento exhaustivo de clientes y procesos. En definitiva, no es escalable.

Aquí mostramos una comparativa entre Excel y un CRM, una de las labores que más se le piden a la famosa hoja de cálculo:

Cuando se compara Excel con un gestor de proyectos o un módulo de facturación queda claro que todo es más dinámico y se requieren entornos más colaborativos, visuales y automatizados.

¿Cuánto vale tu tiempo?

Si algo sabemos con total seguridad es que el tiempo en las agencias es oro, por su valor y por su escasez. Con las hojas de cálculo puedes hacer muchas cosas, pero tienes que hacerlo todo de forma manual, ya sea la gestión de contactos, el seguimiento de tareas, de tus proyectos o el control en las facturas y... ¿Cuánto tiempo nos lleva esto al día?

En la era del cliente a la que hacíamos referencia en el anterior artículo, donde las experiencias y las relaciones son fundamentales, no podemos ni debemos apoyarnos en herramientas de ofimática para gestionar nuestros procesos. Sabemos y comprobamos que existen verdaderos defensores del Excel dentro de la empresa, y nosotros no les llevamos la contraria, sino que argumentamos que una hoja de cálculo puede servir de complemento, pero jamás como base de la gestión comercial, la operativa y las finanzas de una empresa.

Antes una agencia no siempre podía permitirse sistemas de gestión porque se iban de precio o no se adaptaban a los procesos. En Teamleader lo sabemos porque, entre otras cosas, empezamos como agencia y nos encontramos con estos mismos problemas: había herramientas muy completas que se iban de precio por algunos miles de euros; o había herramientas estancas que no cumplían todas nuestras necesidades; o bien teníamos que entregarnos a las hojas de cálculo.

Nosotros no nos rendimos. Entendimos que había una oportunidad de mejorar la eficiencia de la agencias y creamos una solución que integrase un CRM, un gestor de proyectos y un módulo de facturación todo en uno. Un software que recoge ese #WorkSmarter del que aquí hablamos para ganar en eficiencia, control y colaboración. Un software para ganar en talento humano, dedicándolo a lo que de verdad importa: Hacer marketing y/o publicidad. ¿Y vosotros? ¿Os habéis entregado definitivamente a Excel?