Tener reuniones es inevitable en la vida de oficina. Aunque teniendo en cuenta que dedicamos a ellas el 17% de la semana laboral, muchas compañías deberían considerar mejor el momento para programarlas.
Eso sí, antes hay que tener en cuenta su objetivo. Porque no es lo mismo querer mejorar la asistencia que intentar optimizar el rendimiento.
Atendiendo a la asistencia...
Si una empresa desea que todo el mundo pueda acudir a una reunión sin problema, el mejor momento para organizarla es el martes por la tarde, según ha revelado un estudio de YouCanBookMe. Concretamente, el informe dice que los martes a las 14:30 la mayoría de los trabajadores están disponibles (son datos de Reino Unido).
Y aunque uno de los momentos más populares para concertar una reunión es el lunes por la mañana, también es uno de los peores. De hecho, solo uno de cada tres invitados aceptará ir sin complicaciones. Es más, la asistencia mejora por la tarde, cuando la carga de trabajo se ha liberado y los empleados sienten que están mejor preparados para lo que les esté esperando en la reunión.
... y a la optimización del rendimiento
Pero cuando lo que se quiere optimizar es el rendimiento y no solo la asistencia, hay que atender a otros factores. El informe revela que la fatiga hace que las horas del día incidan en la forma en la que procesamos la información. Según avanza el día, vamos cansándonos y, por tanto, ese cansancio acaba afectando a nuestra forma de tomar decisiones, llevándos a hacerlas más simples.
Esto nos llevaría a pensar que el momento ideal del día para organizar una reunión es la primera hora de la mañana. No obstante, no debemos reservar el hueco demasiado pronto porque los ritmos cardíacos y el ciclo natural del sueño aún pueden afectarnos. Lo ideal es organizar reuniones entre las 9:00 y las 11:00 horas cuando los efectos ya han desaparecido y la distracción por el hambre aún no está presente. Si la empresa las organiza fuera de esa franja, debe evitar que se tomen decisiones importantes.
Lo más importante es que las sesiones sean cortas. Además, para ayudar al dinamismo, se puede considerar celebrar la reunión de pie. Así las cosas se mantienen en un rápido movimiento y se va directo al epicentro de la reunión.
