La comunicación vía email ha pasado de ser una innovadora forma de comunicación gratuita, eficaz e instantánea, a convertirse en una manera mucho más ralentizada de contactar con alguien, debido a la acumulación de emails pendientes de respuesta que suele haber en nuestras bandejas de entrada. 

Por este motivo, para muchos profesionales es difícil discernir entre los emails que pueden esperar y los que precisan de una respuesta urgente. Esto provoca que muchos de los contactos que han escrito se queden días esperando una respuesta, hasta que les llegue el turno a sus emails de ser abiertos y respondidos. 

Para solucionar este problema, un consultor llamado Cyrus Stoller ha pensado que lo mejor es establecer unas reglas en las que basarse según la urgencia o prioridad que se le quiera dar al tema en cuestión que el emisor quiere tratar con el receptor. Ha publicado en su blog lo que pretende que se conviertan en las nuevas reglas sobre cuándo enviar un email, cuándo escribir un mensaje de texto o cuándo llamar. Quedarían así: 

Explica que si quieres que te responda en:

- 30 minutos, deberías llamarle. "Esto te asegura que entenderé exactamente lo que necesitas de mí y sabrás que he recibido tu petición. Si no quieres interrumpirme con una llamada, seguramente lo que necesitas no es tan urgente y puede esperar un poco más". 

- 2 horas, deberías escribirle un mensaje de texto. "Esto me da tiempo a dejar lo que estoy haciendo cuando pueda y llamarte". 

- algún momento del día, deberías escribirle un mensaje instantáneo. "Los mensajes instantáneos son muy útiles para una comunicación más sincronizada. Entiendo que necesitas una respuesta pronto, pero no necesariamente ahora mismo. Es menos intrusivo que una llamada o un mensaje de texto". 

- un día o más, escríbele un email. "Mucha gente que conozco siente que tiene demasiados emails con los que lidiar. Piénsalo dos veces para estar seguro de que escribir un email es la mejor manera de comunicar lo que necesitas, tienes que saber que la comunicación vía email resulta bastante descoordinada". 

Oisín Hurley, un lector del blog de Stoller y fundador de una start-up llamada Converser.io, ha creado una imagen muy útil resumiendo estas reglas: