Hablamos de Productividad

Javier ¿Se puede gestionar el tiempo?

Patricia Pues por desgracia no. Esa es la mala noticia. El tiempo no se puede gestionar, podemos gestionar nuestras prioridades, pero no el tiempo.

Natalia Ti ti ri ri, ti ti ri ri

Javier Muy buenas a todos y bienvenidos. Bienvenidos a 80/20, el podcast de Reason Why. Hoy vamos a hablar de productividad y no sabemos muy bien si vamos a conseguir hablar de gestión del tiempo. Vamos a ver si se puede, no se puede. Efectivamente, ya la habeís escuchado con la melodía, que la conoceis. Natalia Marin. Muy buenas Natalia.

Natalia Hola a todos. ¿Qué tal?

Javier ¿Cómo te encuentras? ¿Productiva?

Natalia Yo siempre me considero una persona productiva y estoy deseando contarlo y compartir mis productividades con el mundo.

Javier Perfecto. Y como yo haría habitualmente la presentación y al otro lado de la mesa nos acompaña y nunca mejor dicho, al otro lado.

Javier De la sala.

Javier Aparte de la sala, al otro lado de la productividad. Nos acompaña Manu Sánchez.

Natalia A ver, a ver.

Manu Hola, muy buenas.

Javier A ver, Manu. ¿Tu para que has venido a este podcast?

Manu Yo he venido para debatir y para hablar (risas). Punto uno es que ya empiezas dando caña por algunas declaraciones que he hecho entre bambalinas, diciendo que mi forma de organizarme a lo mejor no cumple todos los estándares de los consejos que se da en hacer productividad. Pero que quede bien claro, que soy una persona mazo de productiva(risas). Digo mazo.

Natalia A lo mejor ahora descubrimos aquí que los métodos de Manu son la leche, y yo soy una persona súper improductiva.

Javier Sabes que no. Sabes que yo a Manu le doy caña por defecto.

Natalia Por castigo.

Javier Y por defecto, pero obviamente Manu, si que es verdad y doy fe, que eres una persona altamente productiva en todos los años...

Natalia Un currante.

Javier Efectivamente. Bueno, para hablar de productividad y le habéis escuchado. Nos ha introducido el podcast. Patricia Benayas, Coach de productividad y Gerente de Estirando el tiempo. Muy buenas, Patricia.

Patricia Muy buenas. ¿Que tal? ¿Cómo estaís?

Javier ¿Estas productiva hoy?

Patricia Muy productiva. Un día muy productivo.

Natalia Dice que se ha levantado a las 6 de la mañana.

Patricia Sí, es verdad. Claro, es que las horas de por la mañana son las más productivas.

Natalia Mmm...Depende de la persona.

Patricia En el 90 por ciento de los casos, las horas de la mañana son las más productivas de todas.

Javier Me encanta saber ya que pertenezco al 10%.

Manu Yo estoy ahí en el Morning People ahí a las seis.

Natalia Sí Manu es de los de correr a las 6.

Javier Recomendamos a todo el mundo que escuche este podcast. Por supuesto. Que ponga en práctica, porque vamos a dar consejos. Vamos a ser teóricos y también muy prácticos, porque ser productivo y si lo son, sobre todo, y además aprovechando un podcast que hace poco hicimos sobre el cambio. Si aplicas el cambio en tus patrones de productividad vas a conseguir llegar a una nueva experiencia. ¿Qué te ha parecido que me he autointroducido la cuña?

Natalia ¿Has dicho experiencia?

Javier He dicho experiencia.

Manu Sí, yo lo he escuchado también.

Natalia Lo corroboras (risas).

Javier Fíjate, fíjate qué buen discipulos hoy, de nuestros oyentes, que me decía una chica por Twitter. Me decía Oye, introduces muy tarde el patrocinador, igual se enfada. La verdad es que no se enfada, pero ya que lo dices, la próxima lo introduzco pronto.

Natalia ¿Y quién es el patrocinador?

Javier Pues si quieres saber lo que es una auténtica experiencia, Patricia, te voy a contar lo que es una auténtica experiencia. Venga voy con ello. Una auténtica experiencia es la experiencia que te provocan los televisores Philips TV con su tecnología AmbiLight que envuelve de color toda la habitación en tiempo real a medida que avanza el contenido que estemos viendo. Lo hace, como digo, gracias a su tecnología Ambilight y también a la tecnología OLED.

Natalia Oh yeah.

Javier ¿Qué te parece, Manu?

Manu Ole.

Patricia Ole, ole.

Javier ¿Qué te ha parecido, Patricia?

Patricia Vamos, la leche. Voy a comprarme una ya mismo.

Javier Pues mira haces bien. Porque la verdad, que es una maravilla lo que hacen por detrás con su tecnología ambilight. Brutal. Dicho patrocinador, para que luego no nos digan que tardamos mucho, que no se enfade nadie. Tendría que venir del patrocinador, no de un oyente. Es impresionante cómo la gente nos escucha de marketing, dice yo lo preferiría antes, pues ahí lo tienes. Bueno. Dicho esto, hablemos de productividad. ¿Por qué dices que no se puede gestionar el tiempo? Patricia.

Patricia Porque gestionar el tiempo sería bueno pues ahora tengo... El día tiene 24 horas. Vale, eso lo sabemos todos, pero si lo gestionamos sería bueno, pues hoy me apetece... Hoy con 22 me vale. Estas 2 las cojo y las pongo, pues para mañana. Y demás. Estos 5 minutitos que sobran aquí y los pones ahí. Y eso no se puede hacer. De hecho, el tiempo es muy justo y democrático porque todos tenemos 24 horas. No hay nadie que tenga más, ni menos y nadie lo puede comprar. No lo puedes acumular, ni almacenar para otro día, entonces por eso no se puede gestionar. Podemos gestionar, como he dicho al principio, nuestras prioridades, pero no el tiempo.

Javier Claro.

Natalia Qué interesante, ¿no os habéis preguntado alguna vez...? Bueno preguntado, ¿no habéis tenido nunca la necesidad de decir ojalá pudiera ir hoy a un supermercado de horas y comprarme un par de horitas más para este día? Un pelín más.

Patricia ¿Sabéis que todo el mundo siempre pide dos horas más?

Natalia ¿Ah sí?

Patricia Todo el mundo pide dos horas más. Algún caso te dice 3, pero el noventa y tantos por ciento la gente pide dos horas más.

Natalia Dos horitas.

Manu Porque creo que una hora se te queda corta entre que vas a por las horas y tal y ya pues tres acabas un poco cansado y... (risas)

Patricia La gente pide dos horas.

Javier Fíjate que la clave, no creo que está en tener más horas, sino en saber para qué quieres esas horas.

Patricia Efectivamente, lo has dicho muy bien, el para qué.

Javier Gracias.

Patricia Lo has dicho muy bien y por eso... Esas son las prioridades. Yo una de las cosas que pregunto siempre a los clientes con los que trabajo, cuando es como si quiero más tiempo. ¿Para qué quieres más tiempo? Porque si no lo sabes para qué lo quieres, no sabes cómo lo vas a aprovechar.

Javier Claro.

Patricia Primero hay que ser conscientes, perdón, en en qué gastamos nuestro tiempo.

Natalia Si es que yo creo que ese es precisamente es uno de los puntos de la gente que puede resultar improductiva. No tener muy claro, no saber priorizar, el no saber gestionarla, la cantidad de tareas... Que todos tenemos un montón de tareas y de cosas que hacer cada día, cada hora, cada mes y cada semana. Siempre hay cosas que hacer. De hecho, nos vamos del trabajo y decimos bueno, pues... ¿Ya has terminado? Si ya he terminado por decir algo, no, porque podría seguir aquí perenmne. Hasta el fin de los tiempos.

Manu De hecho eso es algo muy típico. Cuando pregunta ya he terminado... Bueno, no, ya terminó por hoy. Tendría, me podría quedar hasta las dos de la mañana. Esto es una frase que estoy convencido debe decir en cualquier oficina, no he estado en todas, pero estoy convencido de que muchas oficinas esa frase sería bastante habitual. Yo varias de las que he trabajado, pues esto, si ¿ya has terminado? No he terminado, pero en algún momento tengo que parar porque necesito seguir con mi vida.

Javier Fíjate que a ti te ibas a decir algo. Ahora te dejo, pero Fíjate que lo que estaba comentando Natalia, el hecho de decir todos tenemos cosas que hacer constantemente. Yo, quería decir que este podcast es de los pocos que no me he preparado ni un poco, vale. Nada, cero.

Natalia ¿Los patros y ya no?

Javier Esyo ya me lo vengo preparado. Pero precisamente que no me lo he preparado, porque llevo 20 años preparándolo. Intentando ser cada vez más productivo, que no sé qué tal lo estaré consiguiendo. Pero yo creo que una de las claves para que la productividad ocurra, entendiendo la productividad como la gestión eficiente de tus prioridades, como la capacidad de alcanzar tus metas en un periodo de tiempo eficiente y en un coste capital humano de tu energía eficiente. Una de las claves está en utilizar técnicas y muchas veces, como decimos, no, lo tengo en la cabeza y ya con eso que me entiendo. Y es verdad que cada uno tiene su manera de hacer las cosas. Todo el mundo tiene su manera de hacer las cosas y es correcto. Así tiene que ser, pero hay ciertas cosas que se sabe que funcionan. No, es que yo adelgazo porque mi manera de hacer las cosas es comer hamburguesas. A ver, te voy a explicar.

Natalia Suerte que tienes.

Javier Claro, hay ciertas metodologías que son universales. Y la metodología de hacerte una lista eso para mí me parece, a mí, me parece esencial. Y dices no, no me hago listas. Sustituye al hacer la lista por una nueva técnica, pero que no sea no hacer nada y simplemente poner un poco el motor en marcha, porque así es como exactamente lo que haces es hacer cosas. Y obviamente no paramos hacer cosas. De hecho, no existe el no hacer nada porque siempre algo estás haciendo, pero al final del día te sientes satisfecho. Al final de la semana, te paras un segundito y dices ufff tendría que haber hecho x, z o y. Eso quizás se resuelve con técnica.

Natalia Hay una que es el método IBILI, el de apúntate todas las noches, antes de empezar la jornada siguiente, las seis y recomienda que sea 6. Ni 5 o 7. Las seis tareas.

Javier Ahora nos cuentas el tema del método IBILI y otros muchos más que vamos a ir comentando durante el podcast, pero antes ñe quiero preguntar a Patricia. ¿Patricia qué opinas de esto que acabo de proponer yo? El hacer listas como un método básico y esencial.

Patricia Hacer listas es la manera más básica para productividad. Lo que pasa es que las listas de tareas no nos ayudan a planificar. Entonces, una lista de tareas como antes habéis dicho, tu te haces una lista de tareas y hay 30 cosas. Tú empiezas a hacer y claro, termina el día y te quedan todavía un montón, con lo cual te vas a la cama al final con la sensación de no haber hecho nada. Porque además, como los humanos somos así, vemos lo que no hemos hecho, en lugar de lo que hemos hecho. Siempre vamos por lo negativo y siempre digo...

Javier Que horror.

Patricia Si y yo siempre digo que hay que estar en un lado positivo. No pienses lo que no has hecho, pisa en todo lo que has hecho. Entonces, hacer listas de tareas es como la primera generación de la organización. Luego ya pasamos. Ahora ya vamos por la cuarta generación, no, pero vamos la segunda, que es la más habitual, es tener ya una agenda o un calendario. Entonces tú tienes y ahí viene el método GTD, que tú en una lista, en una lista pones todas las cosas que tienes que hacer. Pero ya no sólo de trabajo, sino todo lo que tú quieres hacer en tu vida personal también. Yo no, a mí no me gusta hablar vida personal, vida profesional, porque sólo tenemos una vida y tenemos que repartirla en todas. Tenemos que tener primero claras nuestras prioridades y saber lo que queremos hacer. Entonces tú apuntas en una lista todo lo que quieres hacer, como si es cambiar el sofá de tu casa. Da igual. Todo lo que tengas y luego lo planificas por semanas. Entonces ya todas esas tareas tú las vas agendando y ya ves tu semana cómo va a ser.

Javier ¿Qué les decimos a todos aquellos que piensan que hacer una lista en sí mismo ya es perder el tiempo?

Patricia Pues yo te digo que por cada minuto que pasas organizando ganás casi una hora. Y eso es así. De hecho, deberíamos dedicar todos los días. A la semana siempre hay que dedicar como mínimo media hora a organizarte tu semana y todos los días, lo primero que hay que hacer es mirar tu agenda y ver cómo va a ser tu día. Si ya tienes una visión general de cómo va a ser.

Javier Qué brutal el titular que nos has dado. Por cada minuto, Natalia....

Natalia Ganas una hora, como para no hacer la lista. Vamos, te lo digo yo. El método IBILI va de eso. Todas las noches antes de acostarte. O bueno, a lo mejor antes de acostarte, igual te parece que hacer esto justo antes de irte a dormir no es lo más correcto para tu descanso y tu conciliación. Hazlo en el momento que tú consideres antes del día siguiente. Seis cosas principales. Tareas grandes, cosas importantes, voy a dedicar mi tiempo en la jornada que viene. Y cuando llegas por la mañana, las ordenas de la más importante a la menos importante. Cuando llegas por la mañana a la oficina, ya sabes más o menos cómo vas a encauzar tu día. Luego, obiamente, pues hay tareas menores, hay imprevistos, hay otras listas que tienes seguramente de otras cosas, que también hay que gestionar, pero los seis bloques principales que en un día además es asumible y no nos pasa eso que decías de que termina el día y nos quedan un montón de cosas por hacer y nos sentimos fatal. Y Dios mío, soy súper improductivo.

Manu Ahí creo que has dado ya con una de las claves, por las que no quiero decir que soy escéptico, pero tengo mis reticencias con algunos de estos métodos porque desgraciadamente, desgraciadamente la vida es así. Hay muchos...

Javier A saber, anteción un segundo, Manu dice tengo mis reticencias. Luego se hace la pregunta. ¿Por qué? Se responde.

Natalia Así es la vida.

Javier Así es la vida.

Manu Porque así es la vida la que me refiero, que hay mucho imprevisible y muchos imprevistos. Muchas veces hay muchas circunstancias que te cambian a lo largo del día, dependiendo el tipo de trabajo, pero muchas de las personas que nos escuchan trabajan en agencias de marketing, agencias de publicidad, agencias de comunicación.

Javier Y departamentos de marketing.

Manu Departamentos de marketing.

Javier Productoras. Y asociaciones.

Manu Asociaciones.

Javier Universidades.

Manu Estaba tirando más hacia el lado agencia porque muchas veces, el lado agencia tiene una multifactoriales edad que hace que haya muchos más imprevistos. Hay muchos más imprevistos y cosas que para manejar distintos clientes, estos clientes muchas veces coinciden los fuegos. El mundo se pone de acuerdo y entran distintos fuegos. ¿Entonces? Tú puedes tener tu listita con las tareas que, ojo, partimos de la base, yo me hago listas de las cosas que tengo que sacar. Además, de hecho hablabas de una cosa de, para ver las cosas que haces o dejas de hacer, las listas las hago en Bolli y en un papel, porque para ver las tachas creo que también psicológicamente ayuda hacer... El tachar, creo que a mí me ayuda.

Patricia Tachar en... Yo, por ejemplo, recomiendo tachar con fosforitos, porque tachar es negativo. Si lo pones en fosforitos resaltas lo que has hecho.

Manu Pues yo lo tacho en negativo.

Patricia Pues es malo porque al final tenemos que estar motivados continuamente. Si tú resaltas lo que tú has hecho, te motivas más y te vienes arriba.

Manu Vaya...

Patricia Y trabajas mejor, cambia el boli, cambia el boli en lugar de tachar así, cogete un fosforito amarilo, entonces vas a ver muy claramente lo que has hecho y te vas a sentir mejor.

Natalia Otro punto de vista.

Manu Oye, Manu, ya tienes un consejo que has venido como público participante, pues tienes un consejo más para alimentar. oye, me encanta. Tachar con fosforito que resalte.

Patricia Es resaltar lo que has hecho.

Javier Yo Manu quiero... Te aportó algo ahí, no sé si te ayudará a saberlo, pero el motivo por el que te sientes más cómodo apuntando, que haciéndolo de manera digital es por la posición física de tu cuerpo. Es una herencia genética de tu aprendizaje, que cuando eras niño. Cuando has aprendido, tu manera de aprender, es posicionando el cuerpo en esa postura. Sentado, semi inclinado sobre un folio con un boli. Así es como has aprendido entonces. Cuando tú estás haciendo ese mismo gesto, a tu cuerpo le estás diciendo, ahora es momento de aprender. O momento de concentrarse. Y por más que intentemos Y a nosotros, los que hemos hecho la transición analógica a lo digital, por más que intentemos aprender o decir a nuestro cuerpo esto es un momento de aprendizaje o de estudio en posición vertical con la pantalla, no vamos a conseguir lo mismo, puesto que en nuestro momento de aprendizaje infantil le hemos dicho que se hacía de otra manera.

Natalia Yo, de hecho, tengo una herramienta que recomiendo, que este podcast va de recomendar y de dar consejos. Taskade, taskade con k. Monísima. Es una oveja el logotipos, la recomiendo un montón. Es ideal, muy japonesa. El logotipo es una oveja verde.

Javier Lo que más le gustó cuando empezó fue eso.

Natalia Yo en Taskade, las listas que tengo son para otras cosas. Osea, tengo listas de decias antes, lo de cambiar el sofá, Patrícia, pues cosas de ese tipo. Cosas que tengo que hacer en casa en algún momento de la vida y tal, pero el día a día en el trabajo, yo soy de papel y boli también y tomo nota de lo de resaltar, en vez de tachar porque me gusta mucho tachar y me siento como muy bien de... ¡Esto ya está hecho! Voy a probar a ver qué tal.

Patricia Al revés, pero sabes lo qué pasa? Que cuando... Yo soy de escribir a mano también pero porque hay una conexión entre la mano y el cerebro y entonces lo asimilamos mejor.

Javier Pero eso tu, una persona que haya nacido...

Natalia Un nativo digital usará Taskade.

Patricia Pero....

Javier Pero una persona que haya nacido en el año 2018 yo os aseguro que va a aprender exactamente igual. Bueno, aprenderá peor, con bolígrafo y papel, que con una iPad.

Patricia Y sabes, hay una cosa de las digitales, que yo utilizo, pero vamos utilizo más de papel. Las digitales invitan un poquito más a procastinar, porque como tú no tienes que tachar. O sea, en el de papel, ponwa el post-it que te tienes que molestar en ponerlo y volverlo a escribir. En esto dices pum, y cambiar de fecha. Y puedes ir retrasandolo todas las veces que quieras. Entonces invita a procrastinar. Entonces así dices, bueno, como total aquí nadie se entera. En cambio, de la otra manera lo ves y luego yo quería hacer un comentario, cuando hablamos de productividad.

Javier Adelante.

Patricia No solo hablamos de trabajo, es en toda nuestra vida. Las 24 horas del día cómo las aprovechamos, que no sólo pensemos en trabajar. Tenemos que pensar también en qué tenemos que hacer cosas por nosotros mismos y entonces no podemos hablar sólo de trabajo. Y luego yo, por ejemplo, soy muy de listas de libros que quiero leer, películas que quiero ver y restaurantes que quiero conocer, pero porque me ahorra tiempo. En el sentido de vamos al cine, saco mi lista y dices venga estas películas. Sino ponte a pensar y al final acabas viendo la película que no te interesa nada. ¿Y los libros? Lo mismo voy a una librería. ¿Qué libro me compro? Saco mi lista. Ah pues este y éste. Entonces es muy cómodo para eso.

Natalia Lo que pasa es que yo creo que la gente lo que busca es ser productiva en la vida, y aquí dividimos, vida personal, vida profesional. Pues ser productivo en la vida profesional para tener más horas de ocio para hacer, no sé muy bien que, en la vida personal. Entonces, claro está que tú estás diciendo, aplícate también la productividad a tu vida personal. Yo creo que igual esta hasta un poco mal visto. Puede llegar a sonar un poco como demasiado encorsetado, como que son personas que no disfrutan de la vida, lo tienen todo ya escrito y apuntado lo que tienen que hacer. Pero yo creo que es una filosofía que, bien llevada y bien gestionada, te puede efectivamente dar mucha satisfacción, porque al final sientes que te estás realizando y que la estás utilizando tu tiempo y tu vida en cosas que realmente te gustan.

Javier Quizás la palabra productividad. Asociada a lo que es producción, produces algo, ese algo está ahí, entonces es como parte del sistema capitalista más feroz y malnacido y todo aquello. Quizás la palabra productividad tiene connotaciones, desde un punto de vista filosófico y humanista, un poco negativas. Para mí, más que productividad de métodos para alcanzar unos objetivos con los que tú te sientes cómodo, con los que tú te vas a sentir feliz, que te van a llevar a nuevos escenarios, contextos y al mismo tiempo te aleja muchas veces de sentimientos negativos. Porque ¿qué hay peor que sentirte mal por no haber conseguido hacer algo que tú querías o por no saber hacer algo que te gustaría hacer? Y dices jo, si tuviese los mecanismos, a lo mejor lo hubiera conseguido. Y a lo mejor no es el mecanismo de hacer la cosa, sino haber tenido tiempo para hacerla, haberle dedicado un poquito más porque habías gestionado mejor. Perdón, que no se pueda gestuionar el tiempo, pero para que nos entiendan, el gestionado mejor tu día.

Patricia Claro, es que esa es lo que pasa, que el tiempo no se encuentra, se busca. Claro, si tú quieres hacer un curso como has dicho, algo de formación, tendrás que buscar el momento de cuándo hacerlo. Porque si tú te dejas llevar por el día a día, al final no lo vas a encontrar. A ver, yo quiero, yo quiero aprender inglés, pues tendrás que dedicarle todos los días una hora a estudiar inglés. Si tú no te lo agendas y no reservas ese espacio de tiempo, tú no vas a aprender inglés. Y es lo mismo, si tú quieres hacer deporte, tienes que reservar tu tiempo para hacer deporte. Por eso se trata de todo el día. Entonces, q¿ué es importante para ti en tu día a día? Entonces, por ejemplo, yo hay cuatro cosas que es fundamental para ser productivo: alimentarte bien, hacer deporte, descansar y tener los objetivos claros. Sin estas cuatro cosas es imposible ser productivo.

Javier Entonces son alimentarte bien, no lo cumplo.

Patricia Hacer deporte, aunque sea mínimo 20 minutos al día. Pasear, no hace falta que te vayas al gimnasio.

Javier Bueno del despacho a la cocina.

Patricia ¿Cuántas veces vas?

Javier 10, 10x10, 100 metros.

Natalia Vas mal ya, eh.

Javier Y vuelta, 200 metros.

Patricia ¿Dormir, descansar?

Javier ¿Cinco horas no cuenta?

Patricia Bueno, no demasiado. Descansar y desconectar, y tener los objetivos claros de cómo quieres que sea tu vida.

Javier Eso sí lo tengo clarísimo.

Patricia Si sabes como quieres que sea tu vida, entonces tienes que organizar tu vida para conseguir que sea así.

Javier Pero sino tengo los otros tres, no paro de tener el objetivo, cada vez lo hago más grande (risas).

Natalia Pero yo creo que los otros tres también son un poco como herramientas, como Taskade o cualquier otra herramienta de productividad que podamos recomendar, al final si tú te alimentas bien, estás descansado, vas a ser más productivo. Es como el camino para llegar al fin.

Patricia Efectivamente.

Javier Peinarte si tienes pelo, sino tienes pelo no te puedes peinar.

Natalia Claro.

Javier Pues esto lo mismo.

Natalia Que feliz es uno con el pelo corto, en la de tiempo que ahorra una mujer con el pelo corto (risas).

Javier Manu, tu de los cuatro, ¿cuantos cumples? ¿Duermes bien?

Manu Duermo bien. Me acuesto pronto.

Javier ¿Te alimentas bien?

Manu Me alimento bien, a veces.

Javier ¿Haces deporte?

Manu Hago deporte.

Javier ¿Y tienes claros tus objetivos?

Manu A veces.

Patricia Vas muy bien.

Javier Manu tiene un notable alto, eh.

Patricia Está en el camino.

Javier ¿Natalia?

Natalia Yo me alimento ahí, ahí, es que me gusta mucho comer y la pizza y la hamburguesa. Pero sí, como sano. Hoy he comido pescadito. Hago deporte, hago yoga tres veces a la semana.

Manu La pizza de atún no es pescado (risas).

Natalia Pasta con atún comí ayer. ¡Qué rica! Deporte, sí. Dormir, últimamente duermo menos de lo que me gustaría porque yo necesito mis ocho horas y estoy ahí.

Javier ¿Tienes claro mis objetivos?

Natalia Y tengo claros los objetivos. Soy más de corto plazo que de largo plazo. Tengo ese defecto. Entonces sí tengo claros los objetivos a corto, pero a largo visión estratégica me cuesta un poquito más.

Javier Qué punto tan importante le acaba de tocar Natalia ahora. Porque también estamos muy acostumbrados en nuestra educación a que sea otra persona la que dirige por nosotros los objetivos a largo plazo. El profesor en el colegio, el plan de estudios en la universidad y el director del departamento o el director de la empresa en la empresa. El director o la directora. Y tú te sientas ahí y dices aquí va a ocurrir un largo plazo, yo me encargo del corto. El corto es estudiar el examen, estudiar los temas, pero es que la vida está dirigida por nosotros mismos. Tenemos que ser los directores de la escuela, los directores del colegio. El CEO de tu vida.

Natalia Director académico de tu vida.

Javier CEO de tu vida, que se ponen LinkedIn ahora.

Manu Suena un poco super happy flower de tu vida lo de CEO de tu vida, pero quitándole este rollo happy flowerista, tienes toda la razón. Controlar tú, pero tiene toda la razón en el sentido de que al final tu tomas las decisiones y son las decisiones que tú tomas las que van marcando tu vida.

Javier Exacto.

Patricia Efectivamente. Entonces tienes que saber que hay mucha gente que le cuesta mucho tomar decisiones porque no sabe lo que quiere y de hecho para mí controlar tu tiempo es lo que te da la libertad.

Javier Claro, yo pongo un ejemplo muchas veces en el día a día, cuando tomamos ciertas decisiones y no tenemos claro el rumbo. Por ejemplo, ahora estamos en... ¿puedo decir Manu, dónde estamos? Madrid. La gente piensa que estamos en un crucero. Depende del día.

Manu Pero hoy justo hemos atracado en el Manzanares (risas).

Javier Estamos en Madrid. Entonces de aquí a Nueva York hay una línea recta. Madrid, Nueva York. Una línea recta que a lo mejor pasa por Salamanca. ¿Podría pasar?

Manu Podría.

Javier Igual un poco no tanto.

Manu Igual más hacia Bejar.

Javier Un poco menos. Vale, de aquí a Salamanca, en la misma línea pasa por algún punto que a lo mejor pase por Aravaca. Por ahí. Más o menos a lo mejor, hacía Aravaca puedes ir en línea recta, no sé si más o menos los podemos situar en un mapa, la distancia que hay entre Aravaca y Moncloa es cortita. Si tú en lugar de pasar por Aravaca, pasas por Moncloa, como continúes esa línea recta en lugar de Nueva York, acabas en Mexico City. Entonces, si no tienes claro tu objetivo de largo plazo, por mucho tu que hagas objetivos de corto plazo, aunque tú creas que están aproximados. Ojo, que de repente te encuentras en Mexico City y dices CDMX, ahora tengo que subir hasta Nueva York. Y a lo mejor de CDMX a Nueva York hay más distancia todavía que desde Madrid a Nueva York. Y dices, madre mía, la que he liado.

Natalia Es un poco esa sensación, a veces, que yo creo que todos la hemos tenido, me dirijo ahora como portavoz de la humanidad (risas). De la humanidad en edad laboral.

Javier Atención, vamos a darle el microfono a la portavoz universal (risas).

Natalia No, pero a mí por lo menos me ha pasado y he hablado con compañeros en el trabajo que también les ha pasado alguna vez. Que has currado mogollón un día y te preguntan ¿qué has hecho hoy, en qué has trabajado hoy? Y no tienes ni idea, pero llevas todo el día currando como una cerda y no sabes en qué has invertido tu tiempo. Es impresionante. Que también es importante. Yo creo al final, y eso también hay métodos y técnicas que lo recomiendo, el hacer balance un poco para tener esa perspectiva, ya no sólo las cosas que tienes que hacer en un día. Pasar lista de objetivos y tareas, sino también darle un poco al coco y decir a ver qué he hecho hoy, en qué ha invertido mi tiempo y cómo puedo mejorar lo que he hecho hoy para mañana ser más productivo.

Patricia De hecho, una de las cosas que, como he dicho antes, tú tienes la agenda, lo primero que se hace por la mañana es ver tu agenda para ver qué es lo que vas a hacer ese día, según tu planificación. Luego ya estarán los imprevistos, que también los hay. Hay que dejar siempre tiempo libre para los imprevistos. No tenemos que llenar todas las horas con todo y luego al final de tu jornada, ahora sí que estamos hablando de trabajo, revisar cómo ha ido tu día, ver lo que has hecho y lo que no has hecho y en qué se te ha gastado el tiempo, porque muchísima gente dice, lo que tú dices "no he parado" y lo único que has estado haciendo muchísimas veces es contestar emails. Apagando fuegos, porque creemos que el email es urgente y el email no es urgente. Pero hay gente que se dedica solo y está todo el día trabajando con el email y estás haciendo algo, suena el ping y me voy al email, con lo cual ya has perdido tu concentración, ya has dejado hacer lo que estabas haciendo y te pones a solucionar lo del email. Que ya te digo, el email no es urgente, una llamada si es urgente. Un email no. Un email, tú te lo mandas y la persona que lo recibe te contestará cuando pueda. Si algo es urgente, tienes que llamar por teléfono.

Manu Yo ahí te voy a llevar la contraria.

Patricia ¿Por qué? Cuentame.

Manu Hay emails que necesitan una respuesta rápida y que muchas veces, cuando no se gestiona rápido, viene una llamada, de un cliente, encima de un poco ya con peores maneras. "Oye que que te he mandado un email y no me estás haciendo un caso y que en el email te he puesto que era urgente".

Patricia Vale pero tú no tienes por qué estar delante de tu mesa. Imagínate que estás en una reunión o estás de viaje, o como me decía una clienta, o estás en el cuarto de baño. Tú no tienes porqué estar sentado delante. Si es urgente, pues el cliente coge te llama y ya está. Me ha hecho gracia porque yo antes me dedicaba a organización de eventos. Yo estaba trabajando en agencias. Tuve mi propia agencia, pero en 20 años he estado organizando eventos. Y todos los eventos, normalmente tienes muchísimos clientes y todo es para ya, pero al final tienes que ser tú el que también sepa si es importante y si es urgente. Porque lo que es urgente para una persona no tiene por qué ser urgente para ti, y eso es lo más complicado. La diferencia entre importante y urgente, es lo que peor lleva a la gente.

Javier Yo fíjate que contra todo pronóstico, estoy muy de acuerdo contigo. Y digo contra todo pronóstico, porque decir que el email no es urgente en un sector como el nuestro, ojo con ello. El email, probablemente, lo que sea es que si es urgente es una consecuencia de que no has hecho bien tu trabajo. Y también es duro decir esto porque dices he hecho mal mi trabajo, ¿por qué? Bien, a lo mejor no todo lo productivo y eficiente que podías o a veces hay un imprevisto y de repente algo se lía, pero si un email es urgente es que la situación, como cuando se dice "cuando el anillo es el problema, es que el problema no es el anillo". No sé si habéis escuchado esta frase alguna vez, pues va un poco... Se habla, ¿no la has escuchado nunca Manu?

Manu No, cuentala para la gente como yo, que ignoramos el significado.

Javier Un chico que le iba a pedir matrimonio a una chica y le pide consejo a la mejor amiga para que la ayude a coger el anillo. Y se tira todo el día buscando el anillo, no lo encuentra, no lo encuentra, no encuentra y entonces la mejor amiga le dice eso si el anillo es el problema ,es que el problema no es el anillo. Entonces va un poco en esa línea. Si el email es urgente, entonces lo que no es urgente es el e-mail. Hay algo más de fondo ahí que tendrías que resolver, decir ¿por qué no he hablado antes con el cliente? ¿Por qué no he puesto el cortafuegos antes, por qué no tengo un protocolo en el que un email no llega a ser urgente? Porque efectivamente nosotros no siempre estamos delante del ordenador. Tenemos una reunión o tenemos siete reuniones. Ahora mismo estamos haciendo un podcast. Desde hace dos horas me estarán escribiendo alguien y en ese momento yo no le puedo atender. Hay que meter los protocolos, los procesos, los adecuados para que eso no ocurra.

Natalia Y usar los canales y las herramientas. Manu habla de cara al exterior, pero si lo intrapolamos, que no sé si es lo opuesto a extrapolar. Me lo acabo de inevntar, si lo intrapolamos a los propios equipos para comunicarnos a través de otras vías. Muchas veces resulta más productivo y nos creemos que mandar un e-mail o escribir por Slack es lo más eficiente,p ero oye que tenemos voz. También nos podemos poner de pie y decir "oye fulanito, que no sé que". Si es algo realmente urgente, o sea, Slack, nosotros en la empresa lo usamos para cosas, pues cuando lo leas, cuando puedas leerlo hoy aquí te ha dejado esto y tal. Si es algo de verdad, de verdad urgente, dilo de voz y ya esta.

Javier Tenemos un proceso en el que si te menciono, entonces sí que es urgente. Y además yo no estoy en la oficina, te llega la notificación. Es todo técnica, es decir, si no estoy en la oficina y te envío un slack, te estoy enviando mensajes para cuando tú puedas. Si no estoy en la oficina y te menciono es ahora mismo esto es urgente y es mi manera de levantarme, como si estuvies en en la oficina para decirte que algo es urgente. Como todo al final, pues por decirlo de una manera, se reduce a una técnica, a una estrategia.

Patricia A un sistema.

Javier Exactamente. Un sistema. Me gustaría tocar una cosa que hemos propuesto hoy en Twitter, que he lanzado yo una pregunta en Twitter, me han respondido algunas personas, porque yo creo que dentro de la productividad muchas veces están el conocimiento tecnológico, porque si estas muy cerca de la tecnología... Yo ayer ayer fui al dentista. No le recomiendo nada ir al dentista antes de hacer un podcast. Fui al dentista súper sofisticado y tenía una máquina robot para medirme bien cómo era la muela, la oclusión, las medidas, todo. Para hacerme un implante. Yo lo veía. El tiono sabes cómo manejaba aquel robot, era una cosa de locos. Y yo le digo oye, en realidad una cosa es ser buen dentista y otra cosa es ser buen usador del software de medición de una muela. Que no tiene nada que ver. Efectivamente, yo tengo compañeros que son súper buenos dentistas que le pones esto y es que no saben hacerlo. De hecho, hay una formación... Te diferencias ya en ser mejor o en peor dentista en función de lo bien que uses, algo que supuestamente no tiene nada que ver con ser dentista.

Natalia En la cantidad de implantes que consigas gestionar en un día.

Javier Una locura.

Natalia Más rentable (risas-9.

Javier Claro, pero fíjate la diferencia en hacer tú en hacer la medición de una muela de la manera tradicional. Los márgenes de error, los entallados de nodo, etcétera...A hacerlo directamente con una máquina que tienen 99.9 de precisión. Bueno, pues esto nos pasa también en nuestra profesión y dentro de la optimización de la tecnología están los accesos directos en el teclado.

Patricia Maravillosos.

Natalia Maravilloso mundo.

Javier Entonces yo he preguntado y digo cuentame un acceso directo que te encante. Tu favorito. Entonces yo el mío es, y lo voy a decir aquí para que si alguien no lo conoce, que lo pruebe alt comando C, alt comando UVE, para copiar y pegar formato.

Patricia Eso es fundamental.

Javier Es una maravilla. Que gozada, Natalía.

Natalia En Mac. No sé si en PC será igual.

Patricia En PC es control c control v. Como la estrellita esa que tiene o lo que sea. Vale, y luego control E para seleccionar todo, que es maravilloso.

Javier En MAC eso es Cmd A. Yo muchas veces veo a alguien seleccionando un texto entero de arriba abajo, arrastrando el cursor y te quedas así 10 segundos mirando.

Natalia Has perdido 30 segundos de tu vida.

Patricia Y además a mitad se le levanta el dedo y ya no lo coge (risas).

Natalia Y a empezar otra vez.

Javier Fíjate la obsesión por este tipo de cosas. Si tu al final del día, de cada tarea que dura cinco minutos, has consiguió sacar 20 segundos, 10 segundos, 15 segundos, si lo multiplicas por el número de cinco minutos que tienes al día, te has ganado 45 minutos. Es una locura, por usar un atajo.

Natalia Si será para hacer deporte.

Javier Pero no es ninguna tontería.

Patricia No, pero mira yo trabajo con muchas emprendedoras. Sobre todo más mujeres que hombres. Y tuve un caso que era una chica que, bueno, produce cosas y ella no tenía ni una base de datos de sus clientes. Entonces es que lo recibía por Instagram, los pedidos por Instagram, por WhatsApp y por email, y luego lo iba apuntando en una libretita. Y cada vez que alguien pedía algo, cogías todas las cosas, iba mirando para acordarse, dice y esto donde me lo ha pedido y perdía una cantidad de tiempo. Entonces, aprender a utilizar una base de datos que puede ser un simple Excel, es que no tienes que complicarte más la vida. Dice es que he ganado 3 horas diarias. Solo por hacer eso, en lugar de estar escribiendo.

Javier Mi manera de expresarlo es si tú estás haciendo algo que siempre haces igual y crees que se podría hacer mejor o más eficientemente. Pueden ser por otros motivos o porque lo que estás haciendo es importante y nadie ha pensado cómo optimizarlo, con lo cual tendrías que dejar de hacerlo, o porque tú no lo has dedicado tiempo suficiente todavía optimizarlo, pero lo tienes ahí delante. Si tu ves una tarea, que repites todos los días, que dices joe, es que arrastras el ratón para seleccionar tres páginas. A lo mejor hay una manera de hacerlo más fácil, comando A. Pum. Ya lo tienes.

Patricia Se llama curiosidad.

Javier Claro, claro. Natalia, ¿tienes un atajo directo?

Natalia Yo tengo tu contra atajo, porque el tuyo es para copiar y pegar con el formato y el mío es para quitar el formato, el estilo, al pegar en otros sitios de una herramienta a otra o lo que sea, Comando Shift V.

Javier Es maravilloso. Porque si copias y pegas de Slack, por ejemplo, te lleva el texto con fondo.

Natalia Con con colorcito gris.

Javier Horrible. Beatriz González nos escribía por Twitter y nos ponía, esta es brutal, una cosa de locos. Control U para Mac y Windows es la F2, que es cuando estás en Excel, entrar directamente en la celda en la que estás para cambiar el texto sin tener que hacer doble click. Maravilloso. Tenemos otro buenísimo también , nos decía Irene Hernández. Dice yo en Mac, hay uno que no me puede faltar control, comando, espacio.

Natalia Control, comando, espacio. En Mac, también.

Javier Se te abre una ventana modal con todos los emojis para que puedas seleccionar el emoji que quieras en ese momento.

Patricia ¿Hay Windows? Pues par decir bueno, pues lo buscaré.

Javier Deberíamos pensar si existe la productividad en Windows.

Patricia Si existe. Yo era de Mac y ahora estoy en Windows y no he notado mucho cambio.

Javier Último atajo que recomiendo. Alt tabulador, alt tabulador para cambiar de aplicación en la que estás. Eso es una maravillas, es como pum pa pum.

Manu Cuando usaba Windows era el alt control suprimir, que es casi el día a día.

Javier También el control z. Me decía uno por Twitter, apagar el ordenador (risas).

Natalia El mejor atajo.

Javier El mejor atajo. Bueno, seguimos con algunos métodos, el GTD, que lo hemos mencionado. ¿Por que se ha hecho tan famoso que el Getting Things Done?

Patricia A ver ese libro es como yo tengo dos libros que son la Biblia. David Allen.

Manu Explicar para quien no conozca el libro, que puede ser que alguien no lo conoce.

Patricia El libro se llama Organízate con eficacia y la verdad es que al final todos eso que estabamos hablando son metodologías y éste era como lo que viene a decir, que viene un poco homérico también ahí, que es lo que vamos comentando, es recopilar todo lo que tú tienes en una bandeja de entrada. Que la llamamos bandeja de entrada, que fuese el ordenador. El lo decía como si una bandeja de las que había antiguamente en las mesas y demás. Y luego procesar. Vale, entonces tú vas procesando para ver en qué situación, si lo tienes que hacer ahora, sí lo puedes hacer más adelante o cuando, en qué momento. Porque hay veces que estamos mirando un email en casa y no podemos solucionarlo hasta que no llegamos a la oficina, con lo cual para qué vas a perder el tiempo en mirar ese email en casa, si hasta que no llegas a la oficina no puedes hacer nada. Dedícate a hacerlo en casa. O sea lo que dice David Allen es eso, primeros recopilar toda la información en una bandeja de entrada, que en este caso, por ejemplo, ahora recibimos información por WhatsApp, por Instagram, por muchos lados. Te lo reenvías todo a tu email y ahí ya lo procesa todo vale. Entonces ya dices esto si lo tengo que hacer, esto no es para más adelante, esto es para dentro de un año y lo dejas ahí apuntado. Y entonces ya luego lo vas ordenando para cuando se pueda hacer.

Natalia Yo ahí recomiendo el gestor de email Spark. A mí me ha resuelto la vida con el GTD. Yo no sabía que tenía un nombre, lo que yo hago con Spark. Aquí en la ofi se rien de mí porque es posponer email. A ti te llega un email que tú lo lees y dices, yo tengo que estar en mi trabajo, tengo que estar gestionando el email constantemente porque es por donde me llega la información como periodista.

Javier Una pregunta para generar contexto. ¿Tú cuántos e-mails recibes en un día normal?

Natalia Pues si sumo los 5 buzones, o sea, cinco cuentas que tengo en mi gestor de correo aproximadamente. Un día hice un cálculo y eran unos 1300, 1500 emails al día.

Javier Continua.

Natalia Más o menos. Yo a la gente que recibe 20 emails al día, daría mi vida por ser esa persona durante un minuto, porque yo es constante. Ya no tengo notificaciones de email en el ordenador, obviamente, porque me volvería loca.

Javier Sin contar las newsletter letters y cosas así. Osea, estamos hablando de emails que te llegan a ti, que tienes que leer.

Natalia Qué tengo que leer.

Javier No puedes coger en bloque y borrar.

Natalia Y luego newsletter muchas. Un montón de emails.

Natalia Entonces, cuando me llega un email de los que tengo que responder o que implica alguna acción por mi parte. Y no es urgente, pero es importante y tengo que contestar en algún momento. Lo pospongo, lo aplazo. Spark tiene un botoncito que es posponer y te deja elegir el día, la hora exacta a la que tú quieres que ese email vuelva a aparecer en tu bandeja de entrada. A recordarte oye, y esto además me ha permitido. Yo tengo súper mala memoria y gracias a la tecnología este tipo de herramientas, pues finjo que voy como un tiro. Me ha permitido gestionar el email de una manera mucho más inteligente, porque hay alguien que te dice así pues fenomenal, lo hablamos la semana que viene y comentamos. Entonces yo me lo pospongo para la semana que viene. Tal día, a tal hora, soy yo la que escribe a esa persona. Oye, te acuerdas que dijimos de hablar sobre esto? Y quedó fenomenal. Spark ahí me echa unos capotes impresionantes. Eso es guardarlo todo en esa bandeja de pospuestos que los tienes ahí guardaditos y en algún momento vuelven a ti. No tienes que estar pensando en aquel email que toca contestar.