En la era de la información, el acceso al dato adecuado en el momento correcto por la persona indicada para activarlo resulta esencial para tomar decisiones ágiles, eficaces y que aporten valor, tanto a los consumidores como al negocio. Sin embargo, resulta habitual que las organizaciones estén desaprovechando el potencial de su conocimiento al disponer de una gran cantidad de datos que no está siendo gestionado de forma inteligente. 

Por ello, en la actual data economy igual de importante es contar con buenas herramientas y procesos, como con una metodología y gobernanza de datos sólidas. Así lo entienden en Piano, compañía especializada en servicios de analítica, personalización y modelos de suscripción, que aboga por la democratización de los datos en el seno de las organizaciones como palanca fundamental para impulsar el progreso de los negocios. 

En el seminario web “Acceso a datos para todos: Obtener los números correctos para las personas adecuadas”, Nicolas Hinternesch, Sales Engineer de la firma, ha explicado los beneficios de garantizar el acceso apropiado a los distintos perfiles y departamentos de la compañía para facilitar su toma de decisiones particular. Y lo ha hecho estableciendo un símil entre los sistemas de datos y la industria de la restauración. 

“Un restaurante busca servir en todo momento la mejor comida a sus comensales, independientemente de qué plato deseen y cuando lo quieran”, ha introducido Hinternesch. “Una empresa puede ser con sus datos como un restaurante de carta, donde los camareros muchas veces se encargan de las comandas, la atención al cliente, la recogida de las mesas; o puede ser un bufet, permitiendo que cada invitado se sirva el plato que más le apetezca en el momento que guste”. 

Niveles de acceso a los datos

Según ha comentado, la democratización de los datos sería como facilitar acceso al mencionado bufet, es decir, cada parte interesada dispondría de los datos que le interesan, en el formato y el momento que le interesan para tomar las decisiones clave de su actividad. Así, el departamento de marketing podría querer conocer cuántas personas se han suscrito tras la lectura de un artículo concreto; mientras que el departamento de digital podría estar interesado en el número de reproducciones de un video concreto.

“En una organización hay distintos stakeholders, con distintas preguntas y distintos tipos de información”, ha apuntado Hinternesch. “Hay infinidad de cuestiones planteadas desde diversas áreas de negocio. Responder a todas ellas es prácticamente imposible con una sola herramienta o un solo proceso. Porque no todo el mundo es analista profesional, ni tiene porqué serlo”. Se trata, en definitiva, de ofrecer el nivel adecuado de datos y el formato adecuado de la herramienta. 

En este sentido, Hinternesch ha destacado cuatro áreas o niveles de acceso básicos que las organizaciones deberían contemplar en su sistema de datos: 

• Exploración: mediante informes e interfaces integrados para un acceso rápido y fácil a los equipos, sin importar su nivel de dominio de los datos. En este caso, Piano Analytics cuenta con dashboards prediseñados que permiten cierto grado de personalización.
• Data mining y análisis avanzado: se trataría de interfaces más avanzadas y sin código que permiten a los analistas profundizar en los datos más granulares, llevando a cabo segmentaciones cruzadas y más complejas.
• Datos brutos: permitir el acceso a todos los datos en bruto, lo cual varía en relevancia dependiendo de cada compañía y cada objetivo.
• Paneles para usuarios empresariales: son los más sencilllos ya que están enfocados a ser utilizados por profesionales no especializados en analítica. Sin embargo, pueden ser los más poderosos para generar cambios reales en el negocio, puesto que exponen los datos a los decisores de manera práctica y funcional.

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Formato y timing de la información

Además de poner el foco en la importancia del establecimiento de una adecuada estructura de derechos, permisos y niveles de acceso para cada área del negocio o cada profesional, Hinternesch ha dedicado tiempo a comentar el aporte del formato o el timing de los datos para la toma de decisiones. “Tan importante son los datos, como el contexto y la forma de entregarlos, es decir, dónde y cómo se necesitan esos datos”, ha comentado durante la sesión. 

En lo que respecta al formato, y en el caso del nivel de herramienta dedicado a “business-users”, desde Piano destacan la posibilidad de ofrecer la información a través de un cuadro de mando, que permitiría navegar por distintas métricas y profundizar en cierta medida en los datos; u ofrecerla a través de una extensión del navegador, que proporciona datos básicos en una ventana en miniatura sin necesidad de acceder a una interfaz diferente. 

A la democratización de los datos también contribuye el momento en el que se dispone de la información. En este sentido, las herramientas de análisis de datos deberían ofrecer tanto datos en tiempo real como datos históricos y agregados para poder llevar a cabo lecturas e interpretación en diferentes dimensiones. Un cuadro de mandos de datos en tiempo real permitiría tomar decisiones sobre el rendimiento; mientras que un cuadro de datos agregados ofrece la oportunidad de desgranar tendencias y evoluciones, realizando comparaciones intermensuales o interanuales. 

Además, el Sales Engineer de Piano ha destacado el valor de automatizar las notificaciones y avisos para un seguimiento adecuado. “Cuando se da el nivel de acceso correcto con el nivel adecuado de interacción se contribuye a que cada perfil se centre en su actividad”, ha comentado. “Así, los especialistas en marketing se enfocarán a mejorar la oferta, mientras que los científicos de datos se centrarán en analizar la información en profundidad”. 

A modo de conclusión Hinternesch ha subrayado que conseguir los datos correctos para las personas adecuadas requiere la estrategia indicada en lo que se refiere a procesos y herramientas. Así, ha puesto el foco en cuatro aspectos fundamentales: 

• Distintos niveles en las herramientas de medición
• Accesos flexibles para los usuarios y configuración de los permisos correctos
• Formación y capacitación para usar las herramientas y comprender los datos
• Un modelo unificado de datos con una gobernanza sólida.

“La gestión inteligente de datos es un puzzle con varias piezas. Es una maratón, no un sprint”, ha comentado el portavoz de Piano. “Es complejo como mantener el buen funcionamiento de un bufet. Pero un buen bufet desde luego merece la pena”.