Esta es la historia de una agencia que se convirtió en exportadora de un software interno de CRM y Gestión de Proyectos para revolucionar la productividad en el trabajo. La historia de una empresa que empezó con 5 personas y a día de hoy cuenta con más de 150 y alcanza facturaciones que superan los 14 millones de euros.

Se llama Teamleader y nació fruto de la necesidad de tener una herramienta que permitiera la gestión interna de los flujos de trabajo sin pérdidas de tiempo ni esfuerzo por el camino. Decidieron crearla ellos mismos y el resultado fue tan bueno que ahora la comercializan para otras empresas.

Hemos hablado con María Abad, Marketing Manager en Teamleader CRM, sobre su caso de éxito y sobre cómo ser mejores profesionales en nuestros puestos de trabajo.

P. ¿Cómo es el momento en el que decidís pasar de agencia a herramienta de CRM y Gestión de Proyectos?

R. Detectamos una necesidad en el mercado porque la teníamos nosotros mismos como agencia digital. Gestionábamos los procesos con diversas herramientas, como las hojas de Excel para la parte comercial, pero eso no era productivo. Trabajar de esa forma es inabordable para una empresa pequeña o mediana. Por eso decidimos desarrollar una herramienta propia, porque vimos que nuestros clientes también tenían la misma necesidad.

Entendemos perfectamente los problemas a los que se enfrentan tanto las pymes como las agencias digitales, porque hemos sido las dos cosas.

P. Pero para crear un sotfware se necesita un departamento informático ¿cómo lo hicistéis?

R. Dos de los socios estaban estudiando ingeniería en el momento que se dio el salto de agencia a software. Por eso fuimos capaces de pasar rápidamente de las ideas a la acción, a lo técnico. Para mí las claves fueron tres:
1. Teníamos perfiles técnicos entre los fundadores
2. Nosotros teníamos el problema y la solución que desarrollamos nos servía a nosotros mismos
3. Escuchamos a los clientes y entendimos sus necesidades

P. ¿Esperábais un crecimiento tan grande? ¿Pasar de 5 a 150 empleados y facturar 14 millones de euros en 2 años?

R. Los fundadores ganaron un premio al emprendimiento y se convirtieron en la mejor start-up de Bélgica. A partir de ahí vino todo rodado y se empezaron a acercar los inversores. Con el primer millón de euros financiaron el producto y abrieron en Holanda. Con la siguiente ronda abrieron en Alemania y, finalmente, con 10 millones de euros más llegó la expansión a España, Italia, Francia y ahora mismo estamos explorando nuevos países.

P. ¿Cómo se gestiona un cambio así a nivel de organización interna o incluso del espacio de trabajo?

R. Muy buena pregunta. Este es precisamente el punto por el que yo me he incorporado al proyecto tras 11 años de experiencia en Ford. Para que te hagas una idea, antes estábamos todos los empleados en un grupo de WhatsApp con el Presidente, que se sabía el nombre de todos. Ahora seguimos en el grupo pero cuando pasas de los 100 empleados ya no conoces a todos.

Crecer tan rápidamente es un reto en el que se está trabajando en todos los aspectos. Ahora mismo estamos pasando de ser una start-up a una scale-up y nuestros objetivos son varios: reclutar a la gente correcta, formación en la cultura de la empresa y en el producto... En definitiva, seguir siendo ágiles y tener procesos estables para ser escalables. Precisamente es nuestro propio software, Teamleader, el que nos está ayudando a conseguirlo. Un negocio escalable es la clave de la financiación.
      
P. ¿Cómo lleváis la captación te talento?

R. Atraemos a la gente por la cultura de empresa que tenemos, basada en la transparencia, en la confianza. Es la típica empresa con la que te gustaría sentarte a tomar una cerveza. De hecho, en nuestras oficinas de Bélgica la cocina representa el 50% del espacio total de trabajo.

Las conversaciones en Teamleader ocurren alrededor de una buena comida. Trabajamos mucho la comunicación interna y la buena experiencia del cliente. Porque no queremos clientes cautivos, sino muy satisfechos. De hecho nuestro ratio de abandono es inferior al 1%.

P.  En base a la experiencia real de Teamleader, ¿en qué medida dirías que un CRM ayuda a mejorar resultados?

R. Un CRM rompe las barreras del espacio y del tiempo, pero sobre todo del espacio. El trabajo del CEO ya no está ligado a su puesto en la oficina porque desde el taxi puede ver la rentabilidad de la empresa y saber cómo están yendo los procesos.

La tecnología SAS, en la nube, permite el trabajo inteligente; algo que es fundamental si quieres hacer crecer tu negocio. Si quieres ser escalable, como nosotros lo hemos sido, no puedes llevar tu gestión comercial en una hoja de Excel.

P. En plena era digital, sólo el 45% de las agencias de marketing en España utilizan de forma regular un CRM profesional. ¿Qué está fallando para que no den el salto?

R. Que no conocen la existencia de herramientas como Teamleader, porque si las conocieran no lo dudarían. Muchos dicen "la rentabilidad de los proyectos me quita el sueño”, pero eso es porque no trabajan con un software que les dé informes de status y de oportunidades de negocio. Las empresas que sí lo usan se ahorran hasta el 70% del tiempo en la gestión comercial.

P. Quizás la inversión inicial en este tipo de herramientas es lo que frena a algunas agencias, ¿cómo les convencerías para que usen un CRM?

R. Algunos clientes nos dicen que nuestro precio es simbólico. Nos estamos comparando con grandes como Salesforce, que son inasequibles para pequeñas y medianas empresas. ¿Quién no tiene 25€ al mes para invertir en un CRM que te hace ahorrar un porcentaje importante de tu tiempo para dedicarlo a lo que de verdad importa?

P. En Teamleader defendéis que “trabajar duro no es trabajar más; es hacerlo de forma más inteligente”, ¿cómo lo podemos conseguir?

R. Con foco y prioridad. Todo en la empresa tiene que medirse y cada empleado tiene que saber cuáles son los objetivos para enfocarse ellos. Así, lo que no vaya hacia los objetivos, no es importante. La jornada laboral tiene que ir enfocada a esos objetivos.

Por otro lado, es importante vencer la barrera mental de "calentar la silla", eso ya está pasado de moda. Lo más importante es aprovechar bien las horas, hacer un trabajo inteligente. Y hay herramientas que nos lo ponen más fácil para consegurlo y dedicar nuestros esfuerzos a lo realmente importante.

P.  Teniendo todo esto en cuenta, ¿cómo intuyes que será la agencia de Marketing y Publicidad del futuro?

R. Las nuevas generaciones nos están transformando, son los propios empleados los que sugieren nuevas formas de trabajar y nos enseñan las nuevas aplicaciones para hacerlo de forma colaborativa. Las agencias que ya nacieron como digitales están mucho más orientadas a la tecnología. Serán las agencias mas offline las que, inevitablemente, tendrán que entrar en este nuevo concepto si quieren ser ágiles y rentables.