Las ferias y salones profesionales son uno de los principales agentes de dinamización de negocio. Los objetivos de las empresas participantes son diversos y parece que, en un escenario de recuperación económica como el que vivimos, se centran más en la generación de contactos y oportunidades que en la visibilidad, como podía ser antes de la crisis. 

En este sentido, desde Evercom, Juan Gabriel Corral, Director de Businesscomm (División B2B de Evercom), asegura que: "Las ferias son un buen ejemplo de la feroz competencia por hacerse ver y diferenciarse. En un espacio en que concurren cientos, quizá miles de stands, es todo un reto que tu marca aparezca en los medios".

Las ventajas de las ferias para las pymes

Las pymes, por tratarse de empresas pequeñas con presupuestos de marketing normalmente muy ajustados, deben aprovechar este tipo de escenarios comerciales para mostrar su negocio. Las ferias y salones profesionales son una excelente oportunidad para que las pequeñas compañías puedan dar a conocer sus productos y servicios, potenciar sus ventas y construir una buena red de contactos.

En ocasiones, por falta de experiencia o recursos, la organización de una feria para una pyme puede ser un trabajo complejo, por lo que es importante aprovechar al máximo el potencial de un salón profesional, y tener en cuenta una serie de recomendaciones de organización y planificación para aplicar antes, durante y después la feria.

Easyfairs, el primer organizador ferial privado en España, ofrece algunos consejos:

1. Que no le den gato por liebre. Eventos hay muchos, pero su público objetivo no tiene por qué ir a todos. Es importante acudir a la feria adecuada para obtener un buen retorno de la inversión. Por ello, analice toda la información disponible sobre el salón: cifras de ediciones anteriores, empresas expositoras en otros años, perfil de visitantes, etc. Aunque haya ferias que a priori parezcan muy atractivas no tienen por qué ser las más indicadas para su empresa.
2. La importancia de la ubicación. La clave para obtener visibilidad en una feria pasa por estar bien ubicado, no se trata de que una empresa pequeña se sitúe cerca de otra de igual tamaño, sino de dónde se ubica dentro del plano, ya sea cerca de una grande o de una pequeña. El pasillo central, la entrada, la zona de restauración y servicios son siempre zonas con gran visibilidad y de paso obligatorio, son puntos calientes de la feria y situados en los flujos naturales del visitante, lo que hace ese stand visible y accesible a todos los visitantes.
3. Evite quebraderos de cabeza. Déjese acompañar. Si cuenta con un organizador ferial de confianza, delegue en él el diseño del stand. Haga su feria fácil dejando en manos de profesionales la construcción del stand, y centre su trabajo en la preparación de otros aspectos de su participación más relevantes para conseguir triunfar en el salón. Además, al responsabilizar al organizador de la preparación del mismo tendrá la garantía de tener un stand de calidad, en los plazos estimados y cumpliendo las normativas técnicas del recinto. Con los stands llave en mano solo tendrá que ocuparse de personalizarlo con sus productos y materiales.
4. Defina su apuesta visual y tecnológica. ¿Tarjetas de visita o e-cards? ¿Roll ups o pantallas dinámicas? La transformación digital también ha llegado a las ferias, y los visitantes esperan ver algo más que folletos y bolígrafos. Es aquí donde su pyme puede marcar la diferencia con una puesta en escena innovadora.
5. Muestre la mejor versión de su empresa. Muestre su mejor cara poniéndose en el lugar del visitante. Presente en el salón sus productos y servicios y aproveche la oportunidad de generar negocio mostrándole al visitante lo que quiere ver de una forma atractiva e innovadora. Este tipo de eventos siempre son una buena oportunidad para mostrar las últimas novedades y lanzar productos. Para no saturar a los visitantes, defina bien su apuesta y seleccione lo que expondrá en su stand y comunique lo más importante al organizador para que toda la información novedosa de su pyme se pueda ser utilizada en los canales de comunicación del organizador.
6. Utilice las redes sociales para dar a conocer su participación. Son una herramienta gratuita y muy potente para que pueda contar que estará presente en una feria. La mayoría de salones tienen sus propias cuentas y páginas en Facebook, Twitter y Linkedin, e incluso etiquetas o hashtags que permiten relacionar su empresa con la celebración del evento para que otros usuarios puedan encontrarle. Una temprana contratación le reportará una visibilidad en las redes sociales y materiales de comunicación del organizador más duradera, destacando su pyme del resto de expositores. Además de las redes sociales, aproveche las invitaciones que el operador ferial le facilita para hacérselas llegar a sus clientes, “si no les invitas tú, otro lo hará”. Las ferias son un buen momento para invitarles a visitar su stand y retomar contacto. De igual modo, es recomendable utilizar todos los medios que el salón pone a disposición de los expositores para dar a conocer que nuestra empresa formará parte del evento, completando la ficha de de la empresa en la web, participando en congresos o ponencias dentro de la programación, etc.
7. No todo es vender, aproveche la oportunidad de hacer networking. Es otro de los objetivos principales de un expositor, poder entablar relaciones con el resto de participantes. Es una excelente oportunidad para conseguir nuevos proveedores, conocer partners estratégicos o iniciar conversaciones con un potencial cliente. Para ello, participe en las jornadas de networking que los organizadores suelen incluir en los programas, donde podrá llevar a cabo intercambios de tarjetas de visita interesantes para su negocio. 
8. Toma nota del feedback de los visitantes de su stand. Acudir a una feria de nuestro sector en la que los visitantes son nuestro público le permite poder recoger in situ y cara a cara, las impresiones que estos experimentan al conocer sus servicios. Es un buen test para la presentación de nuevos productos que le permite extraer las primeras conclusiones.
9. Tras la feria, no se convierta en un spammer. Controle las comunicaciones post-evento, evitando los emails y llamadas masivas. Opte por la personalización en los mensajes de los contactos que se hayan mostrado interesados para conseguir un mayor porcentaje de conversión. Una buena vía para iniciar la conversación es agradeciendo la visita con un email formal a los nuevos clientes potenciales, o, de modo más informal, comunicar al ganador de algún sorteo que haya tenido lugar en su stand.
10. Balance y números, la realidad de su participación. Un mes después de la finalización de la feria es importante hacer un balance en función de los objetivos establecidos para el salón. Estos objetivos pueden ser de ventas, fidelización, posicionamiento, imagen de marca…no todo son números, Lo importante es tener claro antes de la celebración de la feria qué queremos obtener y sólo haciendo este ejercicio previo seremos capaces de saber después del evento en qué medida se cumplieron nuestros objetivos.

En cuanto a la repercusión mediática, desde Evercom recuerdan que es importante facilitar el trabajo del periodista: "El periodista debe sentir que nuestro stand es un hot spot: si vas a informar de la feria, no puedes dejar de contar esto”.

"Debemos ser innovadores e ir más allá del mensaje comercial", apunta el Director de la División B2B de Evercom que también aporta su clave para conseguir ser diferencial: "Dibuja los gustos de tus clientes, cuenta la solución que ofreces y no tanto el producto. Si contamos la tendencia del mercado y captamos la esencia de la feria, nos haremos representativos. Asume que seguramente no seas la única marca que aparecerá en ese reportaje, así que aporta tu valor diferencial", concluye.

¡Ánimo con la puesta en práctica!