1 de cada 4 euros en costes laborales se gasta en abrir y cerrar emails. Son datos de un estudio de Noysi, que sugiere que el correo electrónico cuesta al año miles de millones de euros a las empresas, inmersas en procesos ineficientes de gestión de sus comunicaciones.

Pero, ¿cómo calcularlo?

A través de una sencilla fórmula se puede calcular el tiempo que lleva a cada empleado la consulta y gestión de correos electrónicos. Con una media de 90 segundos por email, y estableciendo un promedio de 80 comunicaciones vía correo electrónico por día, tanto internas como externas, da una valor total de 7.200 segundos diarios. 2 horas de la jornada laboral dedicadas a abrir y cerrar correos electrónicos.

Si lo trasladamos a costes totales para una empresa tipo de 50 empleados. la gestión de emails puede suponer más de 360.000 euros al año, calculado por Noysi para un salario medio por trabajador de 20.000 euros brutos anuales y un gasto adicional del 45% en infraestructuras, impuestos…

En el caso de los directivos, 8 de cada 10 correos electrónicos recibidos lo son por el efecto “poner en copia”, sólo para que estén al tanto, y su coste marginal para la empresa es mucho mayor. Así, la cultura del “mail centric” y “con copia a” supone miles de euros perdidos para pymes y multinacionales.

Combinando tecnología y cultura empresarial ahorramos entre un 15%-20%

Si trasladamos la fórmula de coste del email a cualquier empresa, sea pequeña o multinacional, el impacto sobre su productividad y viabilidad es muy grande, según el estudio de Noysi; de ahí la necesidad de establecer medidas que pasen por una combinación de tecnología y cultura empresarial.

El margen de mejora podría situarse entre un 15% y un 20%, lo que supondría a la empresa de 50 empleados un ahorro anual de 60.000 euros aproximadamente.

Además, se recomienda aplicar 5 normas básicas par reducir el impacto negativo del uso del email:

• No envíes email, comparte la información. El mero gesto de acceder a un gestor de correo electrónico y abrir cada uno de los mensajes enviados, sobre todo si forman parte de una cadena, supone un gran gasto en horas a lo largo del año (una media de 6,5 jornadas laborales de 8 horas cada una). Un chat de empresa reduce el tiempo malgastado, además de evitar tener que abrir cada respuesta a una cadena de emails.
• Trabaja de forma colaborativa, pero asume tu responsabilidad. El uso de correo electrónico se suele asociar a un mal endémico de muchas empresas: “necesito que vean lo que hago”. Asumir una actitud colaborativa, donde se trabaje por un fin común, facilita la integración del empleado basada en la participación.
• Crea ventanas de tiempo para gestionar la comunicación. El “en cualquier momento y en cualquier lugar” es uno de los errores más comunes a la hora de gestionar el correo electrónico. Fijar ventanas de desconexión, ya sea para el email o cualquier otra actividad, genera efectos muy beneficiosos, como periodos de mayor concentración sin tener que estar “reenganchando” cada vez que se atiende a la entrada de un email.
• Organiza en categorías de contenidos. El email se ha convertido en un gran contenedor de contenidos. Los “asuntos” de los emails al final acaban formando parte de áreas de contenido propias de la actividad del empleado o la empresa. Gestionar las comunicaciones en esos “macro-contenedores” facilita el acceso más rápido a la información.
• Habilita un repositorio central de archivos. Los correos con adjuntos multiplican el tiempo invertido en su gestión porque suponen su almacenamiento individual cuando son de utilidad a todos los miembros de un equipo de trabajo o empresa. Crear un espacio central para acceder a ellos ayuda a encontrarlos antes y estar al tanto de las versiones finales.

Más info.: Estudio sobre eficiencia laboral del Profesor Thomas Jackson