Desde que me incorporé al equipo de Hibox como Head of User Experience, soy consciente de la importancia del teletrabajo y de la necesidad de contar con buenas herramientas de colaboración para poder interactuar como equipo como si estuviésemos todos en el mismo espacio físico.

Nuestra filosofía es anticiparnos al futuro del trabajo y por eso, además de desarrollar una plataforma de colaboración, hemos implementado el teletrabajo desde hace varios años. Estos tiempos caóticos de COVID-19 y cuarentena, también han coincidido con la primera experiencia de trabajar desde casa para muchos. Si bien al principio trabajar desde casa puede parecer abrumador, me gustaría compartir las grandes lecciones sobre el teletrabajo que he aprendido a lo largo de los años.

Trabajo y descanso, mundos separados

Trabajar desde casa con éxito, requiere separar el mundo laboral del personal. Y ahora que por cuestiones fuera de nuestro control se han combinado en un solo espacio, es vital marcar la diferencia entre ambos.

Trabajar desde la cama, o sin un horario definido va a terminar enturbiando el límite entre uno y otro, impidiendonos tanto la productividad del día como el descanso de la noche. De lo contrario, el día de trabajo puede extenderse eternamente y cuando menos se los esperen estarán como estuve alguna vez, en medio de la madrugada, a unas meras horas de comenzar otra vez con la rutina. O sin la capacidad de tener una, porque su reloj interno habrá saltado por la ventana. Hay que levantarse y vestirse para comenzar con el “rito del día laboral”. Y al terminar, marcar la transición de alguna forma. Para mí, prender una guirnalda de luces que cuelga en mi muro, me ayuda a materializar ese cambio. Cuando las luces se prenden, terminó el trabajo y comenzó el tiempo personal. A esta altura, ambas cosas están directamente relacionadas en mi cerebro.

“Cuando las luces se prenden, terminó el trabajo y comenzó el tiempo personal.”

El espacio de trabajo también es importante. Ojalá poder tener un espacio ordenado y designado, que sea diferente al de descanso. Un lugar con una silla cómoda (si no tienes una, los cojines pueden ser tus amigos) que te permita una posición confortable pero que no impida toda la movilidad necesaria.

Enterrarse en un sillón del que no puedas levantarte tampoco es una buena idea. - Mariano Xerez

Un buen espacio de trabajo debe estar no solo demarcado como tal, sino que también tener a mano todos los implementos necesarios. En mi escritorio trato de tener espacio para el ordenador en el centro, para todos mis materiales de arte a mano izquierda, y todo lo que es cables y otros aparatos tecnológicos a mano derecha. Si me levanto, es para descansar, buscar algo de beber o ir al baño, y de esta forma no tengo que correr a la habitación y cruzar el umbral entre mi día laboral y mi mundo privado. Sin mencionar que organizar el espacio de trabajo, puede resultar bastante relajante como actividad para estos tiempos en los que no sabemos qué más hacer durante la cuarentena. Un lugar especial para pinceles, otro para marcadores; uno para gubias y cutters, y las reglas y escuadras colgadas en el muro. ¡Organizar puede ser divertido! ¿Por qué no bingear algo de Marie Kondo?

Las herramientas apropiadas para organizar el trabajo

Las herramientas físicas y materiales de arte son parte de la vida de un diseñador, pero las herramientas digitales son algo que tenemos en común con muchas otras profesiones. Más aún en los días del teletrabajo. Necesitamos no solo ser eficientes en el “hacer” sino en la comunicación necesaria para que cualquier empresa funcione correctamente.

Mi filosofía para trabajar en el ordenador es: reducir las herramientas, aumentar la versatilidad. - Mariano Xerez

Piensa en tu flujo de trabajo, en una tarea simple. ¿Cuántos programas o aplicaciones son necesarias para realizarlo? ¿Cuántas ventanas diferentes hay abiertas en tu ordenador? Si la respuesta es más de tres, entonces cuidado. Puede que no solo estés poniendo carga extra en tu máquina, sino también en  tu propia concentración.

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Herramientas infalibles para el teletrabajo

La primera herramienta de mi arsenal es nuestra propia plataforma de comunicación y colaboración: Hibox. Combina un chat, con video llamadas, archivos compartidos y un organizador de tareas. Es decir, en un mismo lugar, puedes hacer un seguimiento coordinado de todo lo que está haciendo tu equipo de trabajo. Cada día me conecto para intercambiar mensajes tanto con mi equipo como con mis jefes directos, puedo hacer llamadas uno-a-uno para una consulta rápida o asistir a una reunión con múltiples personas; puedo compartirles mis diseños terminados (incluso los que tengo en mi cuenta de Google Drive), y organizar las tareas que quedan por hacer. Todo desde la misma herramienta.

Otra de las plataformas que utilizamos en equipo son las herramientas de Google, que permiten colaborar en línea en simultáneo con otros integrantes del equipo: desde redactar texto, crear hojas de cálculo, compartir archivos y tomar apuntes (entre muchas otras cosas). Y tiene la ventaja de funcionar directamente en el navegador, por lo que no requiere esa extra ventana para atiborrar el escritorio de trabajo y dividir la atención.

Música, concentración y un toque de humanidad

Ha circulado mucha información con respecto a los efectos de la música en el trabajo. Recuerdo haber leído un artículo en Time, que indicaba que por un lado, la música relaja o estabiliza el ánimo, y que por el otro puede afectar la concentración, especialmente en trabajos que tienen alta demanda cognitiva. Claramente, la cuarentena no es una situación normal de trabajo, ni siquiera para quienes estamos de antemano acostumbrados a hacerlo desde casa.

La soledad, el silencio completo, y el no poder cambiar de espacio pueden provocar ansiedad que dificultan el sentirse productivo. Por lo mismo, encontrar ese balance entre buen ánimo y eficiencia es fundamental. En mi experiencia, la mejor forma de hacerlo es teniendo una librería variada de música que se adapte a cada situación. Por ejemplo, música relajante o sin letra, me ayuda a organizar mis pensamientos o a comenzar el ejercicio creativo. Mientras que el rap o el jazz, con sus ritmos más vertiginoso, me facilitan –una vez que ya tengo todo planeado– el escribir código y mantener el ritmo. Finalmente, cuando el trabajo es muy fino o detallado, el silencio no es necesariamente sinónimo de soledad, sino una buena compañía. Creo que lo fundamental, es poder distinguir los diferentes tipos de trabajo, las habilidades que involucran y la concentración que requieren. A veces, simplemente el sentarme y escuchar el ruido lejano de la ciudad desde el balcón, me ayuda a trabajar sin sentirme solo y sin la distracción que puedan representar otros sonidos.

La última vez que fui al oftalmólogo, la primera cosa que me preguntó luego de saber que trabajaba todo el día frente a una pantalla de ordenador era si tomaba descansos durante el día, para relajar la vista. Esta pequeña anécdota puede servirnos.

Una buena forma de aumentar la eficiencia en el trabajo es no olvidando que también es necesario tomar una pausa.- Mariano Xerez 

Ordenar el día en bloques, levantándose del asiento para dar un respiro momentáneo, ojalá sin interrumpir una tarea en el medio. Para eso, es bueno tomarse el tiempo para calcular cuánto nos lleva hacer cada cosa, y de esta forma saber cuándo es más cómodo detenernos, hacer una visita a la cocina por una taza de té y así volver con energía a las labores pendientes. No somos máquinas. Distraerse es fácil, para eso, la organización del tiempo en tramos de trabajo realistas y coherentes puede haceros más productivos.

Organización, planificación y un poco de celebración

¿Qué tareas hay para hoy? ¿Y qué tal el resto de la semana? En una nota de The Guardian, el psicólogo y autor Dr. David Cohen, comenta sobre los beneficios psicológicos de las listas de quehaceres: reducen la ansiedad frente al caos de la vida, nos dan estructura a través de un plan de acción, y son la prueba del trabajo que hemos logrado completar.

Sea una de papel, o una virtual (como la que les mencionaba en la sección anterior), la lista ordena el trabajo. Por un lado permite definir cuáles son las tareas específicas que debemos cumplir, y así poder organizar nuestro flujo de trabajo. Por otro, nos permiten concretar cosas. Tachar una tarea realizada da un sentimiento de éxito, aumenta la moral y nos permite celebrar lo que hemos logrado. Así mismo, nos avisa si nuestra realidad se coincide con nuestros planes o no. Muchos ítems sin concretar es una señal clara de que algo falló en la planificación y debe ser revisado de manera urgente.

En ese sentido, una lista no solo es un plan de ruta, también puede ser una buena forma de chequear que tenemos todo lo necesario para nuestro viaje diario a nuestra oficina en casa, tal como lo hacemos (u ojalá que lo hiciéramos) antes de partir de vacaciones. Por eso, mi recomendación es tomar papel y lápiz, y chequear los puntos anteriores: espacio de trabajo, manejo de tiempos, concentración, descanso y herramientas. Fíjate cuántas puedes tachar y cuáles quedan por resolver. De esta forma, el trabajar desde casa puede optimizarse para sacarle el mayor provecho posible a esta situación complicada.

Saludos y buena suerte, desde el escritorio de mi casa.