Tener un negocio en los tiempos que corren significa actualizarse constantemente para mantenerse al día de toda la oferta tecnológica disponible que pueda facilitarnos nuestro trabajo y acercarnos a la tan necesaria transformación digital.
En este sentido, y en un contexto más online que nunca, los formularios se presentan como una alternativa eficaz para facilitar infinidad de tareas como registros de nuevos usuarios, reservas y gestión de citas en establecimientos, invitaciones a eventos, feedback de clientes, encuestas de satisfacción y suscripciones a productos y servicios.
Este tipo de software suele requerir el manejo de ciertas competencias informáticas
Sin embargo, aún queda mucho camino por recorrer virtualmente hablando; y es que la experiencia con los programas y herramientas para elaborar formularios online no siempre resulta positiva. De hecho, en algunos casos, se requieren ciertas habilidades informáticas y ofimáticas como la programación o el diseño web, que no todos los usuarios tienen, además de una dedicación en tiempo que puede exceder las expectativas y un desembolso económico no previsto.
Por otro lado, el volumen de posibilidades es ingente. Haciendo una rápida búsqueda en Google para el término “creador formularios online” encontramos más de 60 millones de resultados únicamente en español. Si buscamos por tanto una herramienta de este tipo, solemos recurrir a la mejor posicionada en la red, la que mejor valoración tiene por los usuarios o la que nos ha recomendado algún contacto.
Para facilitar esta labor :-) desde Reason Why recomendamos la herramienta más versátil que hemos encontrado para realizar formularios online y que, además, es intuitiva, sencilla de usar y tiene un precio competitivo. Nuestra propuesta es Paperform.
¿Qué puedes encontrar en esta review?
¿Qué es Paperform?
Paperform es una herramienta online para crear formularios digitales e interactivos. Su interfaz es igual de sencilla e intuitiva que la de un editor de texto online, por lo que cualquier usuario, aunque no tenga experiencia en este campo, puede aprender rápidamente a usarla y crear sus proyectos sin necesidad de ayuda informática.
La herramienta permite elaborar formularios sin tener que ajustarse a formatos preestablecidos
Y es que Paperform permite añadir a los formularios campos para preguntas, imágenes, vídeos y texto de manera personalizada, sin tener que ajustarse a un formato predeterminado.
Una vez el usuario que está al otro lado del formulario ha terminado de rellenar los diferentes campos, se pueden analizar esos datos directamente desde Paperform e integrarlos con otras aplicaciones para gestionarlos, como Slack, Trello, Mailchimp, Campaign Monitor, Hubspot CRM, Dropbox o Zappier.
No obstante, en caso de no disponer de mucho tiempo Paperform cuenta con una amplia colección de plantillas ya prediseñadas en las que se puede personalizar no solo el contenido del formulario, sino todos los elementos de branding para adaptarlos a la marca: logotipo, colores corporativos, tipografías, texto, imágenes... Y permite incluso llevar este aspecto un paso más allá, pudiendo personalizar la URL del formulario en cuestión.
Funcionalidades destacadas de Paperform
- Hacer landings para ofrecer productos o servicios
Los formularios online que se crean con Paperform pueden enviarse por correo electrónico o incluso descargarlos. Pero, además, la herramienta permite adaptarlos en forma de landing page con diferentes funcionalidades. Esto la convierte en una herramienta perfecta de cara a crear una plataforma de e-commerce para un pequeño negocio.
Y es que una de las ventajas que encontramos en este apartado es la posibilidad de introducir pasarelas de pago online como PayPal o Square (o integrar otras soluciones a través de Zapier) directamente en la página y de manera gratuita, en lugar de pagar a un proveedor de servicios e-commerce. Además, se pueden añadir cupones o descuentos que varíen según el producto que se haya adquirido.
Por otro lado, Paperform no solo es útil para la venta de productos o servicios, sino que también se puede utilizar para gestionar modelos de suscripción e incluso donaciones. La funcionalidad de suscripciones únicamente requiere la integración de Paperform con Braintree o Stripe. Así, se permite especificar la duración de las suscripciones (semanal, quincenal, mensual, anual...) así como la cantidad a abonar. Esto incluye también opciones como el pago por cuotas de un producto determinado o la implementación de periodos de prueba antes de proceder a una suscripción en particular.
También es muy útil, en el caso de los pequeños negocios, la opción para hacer reservas o gestionar citas previas. El formulario de Paperform mostrará un calendario con las horas disponibles cada día, que se gestionará de manera automática según el tiempo que se haya seleccionado que durará el servicio, el horario que tenga predefinido el establecimiento y las citas programadas con anterioridad.
- Conocer la opinión de clientes o empleados
Esta herramienta nos permite obtener el feedback de los clientes y conocer las propuestas de mejora por parte de los empleados, de manera que se puedan optimizar los procesos internos en una compañía. Esta modalidad de encuestas de satisfacción hace que sea muy sencillo ofrecer un servicio de atención al cliente en constante mejora y, además, estos formularios se pueden adjuntar, por ejemplo, a los emails de confirmación de compra para que el cliente pueda ofrecer una valoración sobre su experiencia.
- Crear contenidos interactivos
Con Paperform se pueden crear múltiples formas de contenidos interactivos. Entre ellos destacan los cuestionarios en los que, según las respuestas de los encuestados, el mensaje final es diferente.
Esta opción, además, se puede utilizar como estrategia para la captación de leads ya que posibilita que los usuarios solo puedan acceder a los resultados del cuestionario facilitando una dirección de email. Y estos datos recopilados se pueden enviar directamente a un CRM al finalizar.
¿Por qué utilizar Paperform?
- Multitud de plantillas entre las que escoger
Las plantillas de Paperform están diseñadas para cualquier necesidad que pueda surgirle a una empresa de cualquier tamaño. Desde formularios para registrar nuevos clientes, reservas en restaurantes u otros establecimientos, invitaciones a eventos o formaciones, feedback de clientes y empleados, suscripciones o pagos de productos y servicios, ofertas para puestos de trabajo, encuestas de satisfacción... Existen incluso plantillas diseñadas para ajustarse a un tiempo de respuesta determinado, de manera que no perdamos a la audiencia por hacer formularios demasiado extensos.
Además, las plantillas están organizadas por sectores, de manera que si se busca algo concreto para una actividad determinada es muy sencillo encontrar algún formulario que se adapte a las necesidades de la empresa o que sirva de inspiración para confeccionar uno propio. En el caso de querer algo totalmente diferente y ad hoc, existe la opción de crear un formulario completamente desde cero.
- Experiencia de Usuario
El diseño de la herramienta la hace sencilla, cómoda y versátil. Cualquier usuario puede entender su interfaz y utilizar Paperform desde el primer momento, sin necesidad de ayuda ni conocimientos de programación web.
Y para los encuestados también es más sencillo, ya que las preguntas se agrupan por campos dentro de una misma página, de forma que no hay clics infinitos para desplazarse entre unas preguntas y otras.
- Personalización y Branding
La personalización de los formularios es infinita: se pueden cambiar y adaptar a cada empresa incorporando recursos multimedia, opciones de pago, calendarios, escalas de satisfacción, suscripciones o, por ejemplo, reglas matemáticas. Éstas son útiles en el caso de profesionales como, por ejemplo, un pintor que necesite dar precio a sus clientes en función de las estancias que tenga una casa y el tiempo que vaya a necesitar para pintarlas.
Además, se puede elegir cualquiera de las plantillas predeterminadas y modificarlas con logotipos, imágenes, tipografías y colores corporativos, e incluso personalizar la URL del formulario.
De cara a los clientes, una vez completado el formulario se puede elegir entre enviarles un email a modo de recibo o mensaje personalizado, se puede crear otra página predeterminada para colocar algún elemento de imagen de marca u ofrecer un descuento para la próxima compra en el caso de los e-commerce.
En cualquier caso, todas las respuestas obtenidas a través de Paperform están disponibles siempre para su descarga y posterior análisis.
- Flexibilidad con reglas de lógica
Las reglas de lógica permiten que un cuestionario pueda adaptarse automáticamente a todos los clientes. De esta manera, las respuestas escogidas modelan el recorrido que seguirá el usuario, resolviendo así la necesidad de crear distintos formularios para distintas tipologías de clientes.
Esta funcionalidad también se extiende a la configuración una vez que se ha finalizado el cuestionario, permitiendo el envío de mensajes de “despedida” personalizados, así como descuentos ad hoc para próximas compras.
En definitiva, Paperform es una compañía creada en 2016 en Sidney, Australia. La herramienta es utilizada actualmente por más de 5.000 empresas en el ámbito internacional, pertenecientes a una gran variedad de sectores: desde agencias de marketing, estudios de diseño web, compañías de gestión logística o de envío de pedidos, hasta organizaciones sin ánimo de lucro.
Para saber si realmente se adapta a las necesidades de tu negocio, puedes acceder a su prueba gratuita durante 14 días y tomar tu propia decisión. Enjoy!
