Son tiempos difíciles para los pequeños empresarios. Muchos se han visto (y se ven) obligados a tomar decisiones trascendentales para el futuro de su negocio en plazos demasiado cortos. Pero para afrontar los momentos complicados no solo vale con tomar decisiones, sino que es esencial saber gestionar bien los tiempos y esfuerzos.

La consultora internacional BizSugar ha analizado las principales cuestiones sobre las que los directores de pequeñas y medianas empresas están poniendo el foco, y lo ha contrastado con lo que realmente deberían hacer para optimizar el funcionamiento de las compañías. 

Lo que primero que llama la atención es que la mayoría de los empresarios encuestados creen que los principales problemas de la empresa, en la actualidad, pasan por las ventas y el marketing. Algo que se considera lógico desde cualquier punto de vista, ya que el buen funcionamiento de estas dos áreas es sinónimo del buen hacer de un negocio.

Sin embargo, desde el estudio señalan que hay un factor que, en gran medida, se está olvidando y que es fundamental para una buena operatividad: el back office. Es decir, las tareas destinadas a gestionar la propia empresa. De hecho, la consultora destaca que hasta un 30% de los empresarios piensan que están dirigiendo su empresa cuando lo que realmente están llevando a cabo son labores que podría desempeñar un subordinado.

Los datos evidencian que aspectos como el back office (7,14%) o la gestión del personal (7,34%) están muy por detrás, a nivel de prioridades, sobre cuestiones relacionadas con las ventas (41,87%) o el marketing (32,74%).

La principal razón por la que muchos pequeños empresarios se ven en la obligación de trabajar como un empleado más es por pura necesidad. De hecho, casi el 40% de los encuestados dicen que son los únicos que trabajan en su negocio, y cerca de un 23% reconocen contar con una plantilla de entre dos y cinco empleados.
Aunque también existe un gran número de directores que continúan realizando ciertas tareas que podrían delegar, por el mero hecho de que se sienten cómodos en ese ámbito.

Por otro lado, los datos evidencian el poco tiempo que muchos empresarios están dedicando al back office, lo que podría suponer un gran problema para el devenir de la empresa, ya que puede debilitar el funcionamiento de actividades de mayor valor agregado y que tienen una incidencia directa a la hora de generar ingresos.

Automatización para mejorar el back office

Una forma de mejorar la eficacia en los aspectos relativos a la gestión de la empresa es automatizar los procesos. Desde BizSugar señalan que, en muchas ocasiones, los empresarios realizan tareas que podrían delegar pero prefieren hacerlas ellos porque les resulta cómodo, como por ejemplo:

• Facturación
• Programación
• Atención de llamadas
• Respuesta a dudas de clientes
• Diversas cuestiones administrativas

Dedicar energía a estas acciones, que no necesariamente requieren de la atención de la figura directiva, resta tiempo a otras que tienen un peso crucial en el desarrollo de la empresa, como la estrategia de ventas y marketing.

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Cada vez son más las herramientas que permiten una automatización de marketing. De esta forma se puede ahorrar tiempo para localizar a potenciales clientes, a través de correos electrónicos o llamadas telefónicas, y gestionar automáticamente las reuniones, entre otras muchas acciones.

Y es que, mediante este tipo de sistemas, las compañías pueden automatizar casi cualquier tarea: “Desde la facturación hasta las ventas, la atención al cliente o el control de stock”, asegura Alma Montes, Content Manager de E-goi, una herramienta que permite definir y automatizar las estrategias comunicativas de una empresa, manteniendo el flujo de comunicación sin necesidad de detener otra tarea.

Por ejemplo, no atender una llamada telefónica puede suponer la pérdida de una oportunidad, pero “con la automatización para la marcación de citas, el cliente puede escoger la hora que mejor le convenga sin tener que hacerlo en el horario en el que el negocio esté abierto al público. También se puede enviar un recordatorio al cliente con la fecha y hora de la cita”, señalan desde E-goi.

Las ventajas de estos sistemas también son aplicables a departamentos como el de ventas, ya que este puede ser avisado cada vez que un cliente solicite una cita, sin tener que centralizar la gestión. Además, Alma Montes recuerda que los automatismos permiten “acompañar todo el proceso de compra del cliente” y dar respuestas inmediatas y personalizadas a sus cuestiones.

Otra ventaja de estos servicios tecnológicos está relacionada con el grado de fidelización con los clientes que son capaces de generar: “Los sistemas de fidelización premian a los clientes en base a cortos objetivos alcanzados. Automatizar este proceso es lo más sensato para dar a cada uno aquello que realmente ha conseguido”, explica la Content Manager de E-goi

Está claro que a cualquier empresario le gustaría mantener el trato directo con los clientes, trabajadores o estar presente en cada acción de la compañía. Sin embargo, hacerlo supone destinar mucho tiempo, y este “es el recurso más limitado para un pequeño empresario”, recuerda Montes, “por lo que ser capaces de automatizar tareas susceptibles de serlo, es una solución que aumentará la eficacia de la gestión” y permitirá al empresario destinar más tiempo al progreso de la empresa.