El teletrabajo es la nueva realidad empresarial en España. Las reuniones de equipo por videoconferencia o las videollamas a clientes son ahora nuestro día a día, pero ¿las llevamos a cabo de la mejor forma?

La propagación del coronavirus ha convertido el trabajar desde casa en una de las principales medidas cautelares para garantizar la salud y el bienestar de los empleados. Pero a muchos les ha pillado por sorpresa y mantener reuniones de manera telemática puede resultar frustrante y estresante si no se toman las medidas adecuadas o se tienen determinados procesos instaurados en la cultura corporativa.

Desviarse de la temática central de la reunión, los fallos técnicos, la elección de un espacio poco adecuado o las interrupciones son algunos de los errores más frecuentes que se cometen a la hora de llevar a cabo una videoconferencia. Si los participantes en la reunión virtual son compañeros de trabajo, dichos inconvenientes puede quedar, simplemente, en una anécdota. Pero si se trata de un cliente, el resultado puede ser, en el peor de los casos, perjudicial para el negocio y la imagen corporativa de la empresa.

Por eso, en Reason Why hemos hecho una recopilación de consejos, guiados por los expertos, para ayudarte a realizar reuniones efectivas por videoconferencia en estos tiempos de coronavirus y confinamiento.

Escoger el mejor espacio

El COVID-19 ha hecho que muchos hayan improvisado despachos y oficinas en algún rincón de la casa y, si bien es verdad que estas circunstancias son excepcionales, es importante cuidar el aspecto y las apariencias.

En este sentido, es aconsejable realizar la videollamada en un lugar con buena iluminación, que permita a los interlocutores verse con claridad y nitidez y, si es posible, evitar el exceso de adornos que puedan distraer la atención de los participantes. Si esto no fuera posible, algunas herramientas de videoconferencia permiten difuminar el fondo o susituirlo por uno alternativo, gracias a la inteligencia artificial.

Del mismo modo, situar el ordenador en una superficie plana que garantice la estabilidad del dispositivo con el que se realiza la videoconferencia resulta fundamental para que la reunión sea agradable para todos. Limpiar el escritorio de objetos que puedan distraer nuestra atención también impulsará la productividad del encuentro online.

Cuidar la imagen

Deshacerse del pijama y vestirse de la misma manera que si acudiéramos presencialmente a la oficina es uno de los principales consejos a la hora de trabajar desde casa. Así, cuidar el aspecto personal y el lenguaje no verbal se convierten en pilares de una reunión virtual exitosa, especialmente si ésta se lleva acabo con clientes. Es importante recordar que el look&feel de una empresa también incluye, especialmente en estas circunstancias, la imagen de los empleados.

No usar ropa con colores llamativos que distraigan o tonos similares al del fondo del espacio en el que llevemos a cabo la reunión, así como evitar pulseras, collares o complementos que den lugar a ruidos o movimientos incómodos, son algunas de las cuestiones a evitar durante una videollamada.

Evitar ruidos o interrupciones

Teniendo en cuenta la coyuntura actual, lo más probable es que el interlocutor esté trabajando desde casa, espacio que comparte con miembros de su familia o con compañeros de piso. En este caso, lo más conveniente es avisar de que se va a producir una videollamada para prevenir posibles interrupciones. Además, conviene silenciar el teléfono móvil o las notificaciones de las aplicaciones del propio ordenador, pues el sonido puede llegar a desviar la atención durante la reunión.

En caso de que el sonido proceda del exterior, como unas obras o ruidos de la calle, lo mejor es hacer uso de un micrófono o, en su defecto, auriculares con el micrófono incorporado, ya que aislará el sonido ambiente y permitirá transmitir el mensaje con una voz más clara.

Asegurar la infraestructura técnica

La tecnología es la principal aliada del teletrabajo. Independientemente de la herramienta que se utilice para celebrar la reunión, ya sea Skype, Microsoft Teams o Zoom, conviene asegurarse de que todo funciona correctamente: la conexión a internet, la propia plataforma, la webcam y el micrófono, así como complementos tipo los documentos que se vayan a compartir u otras aplicaciones que se vayan a necesitar durante el encuentro.

Por lo tanto, realizar pruebas técnicas y comprobaciones, especialmente si se trata de una reunión importante, es lo más adecuado para garantizar que no se producirán imprevistos o problemas y que el encuentro virtual se realizará de manera efectiva para alcanzar los objetivos propuestos.

Para los usuarios de Hangouts Meet, el propio Google aconseja en su blog oficial que si la comunicación se complica, se pueden activar subtítulos automáticos en tiempo real.

Practicar la escucha activa

Las reuniones virtuales requieren mucha atención debido al cúmulo de elementos que pueden llegar a desconcentrarnos. Una buena opción para mantener la atención y no perder el hilo es tomar notas con las conclusiones a las que se vaya llegando durante la videoconferencia.

También es importante aparcar momentáneamente otras tareas y eludir el multitasking, no solo para que el encuentro resulte productivo y fructífero, sino también por respeto hacia el interlocutor. Además, en aquellas reuniones con varios participantes se debe evitar entablar conversaciones paralelas que desvíen del objetivo principal de la reunión y entorpezcan la comunicación efectiva.

Promover reuniones ágiles

Es fácil que una reunión virtual se alargue más de lo debido, y más teniendo en cuenta el actual contexto de distanciamiento social. Sin embargo, lograr que estos encuentros online sean productivos comienza desde la preparación y convocatoria del mismo. Esta debe dejar claro en todo momento la fecha y el horario de celebración, especialmente para aquellos encuentros críticos, teniendo en cuenta las diferencias horarias para aquellas videoconferencias internacionales.

Como señalan desde Google, no todas las reuniones virtuales tienen que estar programadas. Si surge un inconveniente u otros canales no son efectivos para la comunicación, rápidamente se puede habilitar una videollamada o una sala para videoconferencia mediante un enlace, accesible desde todo tipo de dispositivos.

Asimismo, es fundamental establecer un objetivo concreto para la reunión y los distintos puntos que se van a tratar, para no caer en redundancias, discusiones o desvíos. Y del mismo modo que se haría presencialmente, conviene respetar el turno de palabra y la opinión del otro.

Velar por la seguridad

En el nuevo escenario de teletrabajo, la ciberseguridad cobra especial relevancia. Por eso, desde Microsoft aconsejan elegir un software de reuniones virtuales que cifre todas las transferencias de archivos, mensajes instantáneos y conversaciones de voz o vídeo.

Igualmente, también es recomendable instaurar el control sobre los permisos y funcionalidades de los usuarios, el acceso y el historial de inicios de sesión para reducir la probabilidad de infracciones de seguridad o identificar el origen de actividades sospechosas.

El sentido común y la conciencia del tiempo ajeno son esenciales para lograr una reunión virtual efectiva. "Ser real" y mostrar ciertos aspectos de la vida privada es otro de los consejos que ofrecen desde Google, pues puede llegar a potenciar las conexiones emocionales con los miembros del equipo. Se trata de mantener la identidad corporativa, pero sin perder la espontaneidad que nos viene dada por esta situación excepcional de confinamiento en casa.

Y es que el coronavirus ha provocado unas circunstancias únicas pero, como señala esta viñeta de The New Yorker, puede sentar precedente para un cambio cultural y llevarnos a un nuevo escenario laboral en el medio-largo plazo.