Meetnapping...Puede que este concepto no te resulte familiar, pero estamos seguros que sí que conoces sus consecuencias y sus síntomas. Te los diagnosticamos en este artículo.

¿Sientes que tu día a día en el trabajo se te va entre reuniones? Con tus clientes, jefes, compañeros, departamentos, proveedores, reuniones, reuniones, reuniones… ¿Acabas perdiendo el tiempo en temas recurrentes que no llevan a ningún punto? ¿Escuchando informes una y otra vez? Sin duda, eres una víctima del virus meetnapping.

El meetnapping es un neologismo que está muy de moda en el mundo anglosajón y que surge de unir reunión (meet) y kidnapping (secuestro) para darle significado a esa sensación que existe en las empresas sobre la falta de tiempo y el exceso de reuniones. Es decir, un concepto que habla de la organización que reina en las empresas de medio mundo.

Según un estudio internacional de Bain&Company, las empresas gastan más del 50% de su tiempo productivo en reuniones. Si en España este año tenemos 249 días laborables, esto se traduce en 996 horas dedicadas a reuniones y presentaciones en una empresa… ¿Qué haríais con todo ese tiempo? Porque 896 horas son 59.760 minutos dentro de un puesto de trabajo que podrían aprovecharse en tareas más productivas.

Existe una app llamada “Cost of a Meeting” que calcula el coste que tienen las reuniones para las empresas. Según esta app, las reuniones son unas de las actividades más caras que puede realizar una empresa por el tiempo que consumen, la desconexión que provocan, las horas que roban y el descontrol que conllevan.

Pero el abuso de reuniones es algo que va dentro del ADN de la cultura de cada empresa y depende de cada una el trabajar para mejorar la eficiencia de las mismas. Aunque todavía existen muchas empresas que siguen empeñadas en hacer reuniones por y para todo, cada vez más empresas promueven una cultura en la que el tiempo es un bien escaso que se invierte de forma tan prudente como el dinero.

Para combatir el meetnapping siempre se suele “recetar” el mismo tratamiento: trabajar en mejorar la organización en las reuniones y la empresa en general. Para ello, en los diferentes manuales se plantea cómo debería ser o enfocar una reunión eficiente y siempre se suele incidir en los mismos puntos:

• Tener una agenda clara: Una reunión no debería medirse por quién asiste, sino por los temas que se tratan. Tener una agenda clara antes del evento y comunicarla con antelación para que los asistentes puedan participar (o decidir que no van).

• La importancia de un moderador: Es un trabajo ingrato, pero alguien debe hacerse cargo de controlar los temas y los tiempos de la reunión para que ésta no acabe en la procrastinación.

• Acabar con un plan de acción: Toda reunión debe acabar con acciones a corto plazo, medibles y con una persona responsable a su cargo. Al final, en una reunión muchas cosas de las que se discuten caen en saco roto por el simple hecho de no tomar notas y no poner a personas a trabajar en esto.

El uso y la planificación eficiente de las reuniones es una preocupación creciente dentro de las empresas y nosotros nos hemos dado cuenta que también es una de las principales razones por las que muchas empresas buscan herramientas de gestión que contengan calendarios y a la vez se integren con la herramienta que ellos utilizan, que generalmente es Google Calendar.

La comunicación fluida, la transparencia y colaboración entre miembros de un equipo es clave en el entorno laboral y empresarial de hoy en día. Así lo creen en Teamleader, el CRM de gestión de proyectos y facturación que aboga por un concepto  #WorkSmarter en las empresas. Y es que la forma de convocar y gestionar una reunión es una muestra más de lo colaborativos que son los procesos en la empresa. En este contexto, el meetnapping es todo lo contrario al #WorkSmarter y, por ello, herramientas como Teamleader se ponen a disposición de las empresas para combatirlo.