Septiembre es un mes clave en el calendario de cientos de organizaciones que habían fijado este periodo como el del regreso a las oficinas y al trabajo presencial. A los conflictos emocionales habituales propios de la vuelta a la rutina tras las vacaciones este año se suma la reincorporación al espacio físico tras meses de teletrabajo o modalidad híbrida, algo que puede poner a prueba las políticas de gestión de personas de los departamentos de recursos humanos.

El porcentaje de españoles que teletrabajan ha pasado en los últimos 12 meses de representar el 16,2% de toda la población ocupada al 9,4%, según los últimos datos del Instituto Nacional de Estadística (INE), lo que representa casi siete puntos porcentuales menos. Y atendiendo a los planes y comunicados compartidos por muchas organizaciones, todo apunta que, con el verano llegando a su fin, la tendencia a la presencialidad o la semipresencialidad continuará en aumento.

Esto puede generar nuevos conflictos en lo que respecta a la gestión del bienestar de los equipos, que desde que comenzara la pandemia en el mes de marzo del año pasado, se han habituado al trabajo en remoto, a una mayor flexibilidad y conciliación, al ahorro en tiempo y gasto en desplazamientos, o a la posibilidad de poder ejercer sus funciones desde otros lugares. Es por ello que múltiples estudios recientes, como el publicado en el mes de julio por Limeade Institute, indiquen que el regreso al trabajo presencial en las oficinas esté generando estrés y ansiedad entre los empleados.

Flexibilidad y voluntariedad

Según el análisis, la exposición a un posible contagio por coronavirus es la principal fuente de ansiedad a la hora de regresar al espacio tradicional de trabajo (77%). Una menor flexibilidad (71%) y los desplazamientos (68%) destacan entre otras razones que hacen aflorar el estrés ante la vuelta a la oficina. Además, el uso de la mascarilla y la necesidad de gestionar el cuidado de los hijos son otras cuestiones que también preocupan a los profesionales. Es más, entre los datos compartidos en el informe destaca que ni un solo empleado en las 17 industrias de los 5 países analizados dijo que no tenían preocupaciones sobre estar de vuelta en su puesto físico.

No obstante, desde Steelcase apuntan que la ansiedad o el estrés que suscita recuperar el trabajo presencial no está ya tan ligado al miedo que pueda provocar el contagio por coronavirus, sino a renunciar a las ventajas o beneficios de trabajar desde casa. “Estamos en una segunda ola de regreso a la oficina, puesto que ya hubo una en septiembre del año pasado. El miedo a contagiarse se ha ido reduciendo gracias a las medidas de higiene y seguridad adoptadas por las empresas”, nos comenta Teodosio Manzano, Director de Innovación de Steelcase Iberia. “Lo que se da ahora es una cierta ansiedad respecto a la organización personal tras acostumbrarse a trabajar en casa de una forma más autónoma y en sintonía con la vida personal”.

Las emociones negativas que provoca esta situación es algo que en la agencia  Wunderman Thompson España están gestionando apostando por un enfoque voluntario. “Desde septiembre del año pasado hemos implantado un sistema de gestión de reserva de mesas para que quien quisiera pudiera trabajar en la oficina, pero la afluencia ha sido baja y la mayoría de la gente ha preferido mantener el teletrabajo”, explica Mónica Román, Responsable de Recursos Humanos de la compañía en declaraciones a Reason Why. “Ahora estamos animando a los equipos a que vengan un par de días en semana, en parte para rebajar el choque psicológico de volver a tener una rutina diferente”.

Consejos para volver a la oficina

Gestionar esta situación tratando de encontrar el equilibrio entre el bienestar de los empleados -especialmente en un contexto en el que la salud mental está cobrando cada vez más relevancia- y la productividad se presenta como uno de los principales retos de las organizaciones para este “nuevo curso” que comienza. Desde EURES (EURopean Employment Service), la red europea de cooperación para el empleo y libre circulación de trabajadores, recuerdan que “la ansiedad por volver a la oficina no debe tomarse a la ligera”, ya que “cuidar su salud mental es tan importante como su salud física”, y destacan cuatro consejos clave para que los empleadores aborden el regreso de la plantilla a las oficinas:

• Comunicación transparente: gestionar las expectativas y proporcionar información a los empleados acerca de lo que cabe esperar a su llegada (disponibilidad mascarillas y gel desinfectante, distancias sociales, uso de espacios comunes) les ayudará a superar la ansiedad que pueda causar el regreso al lugar de trabajo y a cumplir las nuevas normas.
• Crear un entorno seguro: unas directrices claras respecto a los protocolos de seguridad ayudarán tranquilizar a los empleados y a que se sientan seguros cuando abandonen la comodidad del hogar, lo que les hará más propensos a dejar de trabajar en casa y regresar a la oficina.
• Flexibilidad y regreso escalonado: cada empleado cuenta con una casuística particular (preferencias de modalidad, conciliación, etc.), por lo que mantener la mente abierta y apoyar de manera efectiva a los empleados puede ayudar a reducir las fricciones. Apostar por la voluntariedad del regreso y un modelo híbrido, al menos en las primeras semanas, facilitará la adaptación.
• Actualizar los sistemas de apoyo: acompañar a los empleados en este proceso resulta esencia para garantizar su bienestar y el de la compañía. Es importante que el departamento del recursos humanos, y/o el servicio de apoyo psicológico de la compañía, se muestran abiertos y dispuestos a resolver dudas y facilitar consejos y herramientas para enfrentarse al regreso a la oficina.  

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Del mismo modo, el organismo comunitario también recoge una serie de consejos enfocados a los empleados con el objetivo de reducir la ansiedad que pueda generar el regreso a la oficina durante estos días, algo que ha de verse y tratarse como algo natural. En este sentido, recomienda:

• No reprimir los sentimientos e identificar el estrés: es importante no reprimir y obviar la ansiedad, sino enfrentarla y tratar de comprender su origen para entender los sentimientos negativos y poner medidas para gestionarlos.
• Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal: el regreso a la oficina no debería significar renunciar a las victorias alcanzadas en el terreno de la conciliación. Así, convienen conservar algunas de las rutinas establecidas durante el teletrabajo, como los descansos o los horarios
• Adoptar un enfoque positivo: una parte importante del proceso de regreso a la oficina es la dimensión psicológica. Enfocarse en los aspectos positivos de volver a la presencialidad ayudará a alejarse de escenarios emocionales negativos.
• Explorar las opciones de trabajo flexible: durante los últimos meses, las empresas han adaptado sus políticas de flexibilidad. Es posible llegar a un acuerdo para adoptar un modelo de trabajo híbrido o flexibilizar los horarios de entrada y salida para evitar el estrés del tráfico o las aglomeraciones.
• Pedir ayuda si es necesario: si el proceso resulta demasiado abrumador, conviene ponerse en contacto con los responsables de recursos humanos o los programas de salud mental y bienestar disponibles para los empleados para obtener apoyo.

A estos consejos, Encarna Maroño, Directora de Personas & Cultura de Adecco, añade la implicación por parte de la dirección de las organizaciones. “Lo fundamental es la comunicación y la cercanía de jefes y managers. Por supuesto, hay una parte de higiene y seguridad que todo el mundo ha de ver y conocer para sentirse seguro, pero también es importante la empatía”, apunta en declaraciones a Reason Why. “Es importante entender las necesidades y conocer las preocupaciones de las personas, y atender las particularidades concretas de cada uno para garantizar su bienestar”.

Este es uno de los puntos clave, junto a la comunicación, para animar a los empleados a regresar a las oficinas. Las modalidades presenciales o híbridas son preferidas por los empleados frente al teletrabajo puesto que facilita la construcción y mantenimiento de la cultura corporativa. “Después de tanto tiempo en casa, psicológica y emocionalmente la gente necesita volver a recuperar el contacto con los compañeros, sentirse parte de la empresa y recuperar el sentimiento de pertenencia que se haya podido perder”, comenta Mónica Román (Wunderman Thompson España) destacando que muchos nuevos talentos se han incorporado sin conocer las oficinas o a sus compañeros. “Estar todos juntos en la oficina y compartir espacios agiliza muchos procesos, porque las cosas se resuelven in situ. Muchas veces, las videollamadas y reuniones telemáticas resultan poco prácticas o productivas”.

Una nueva forma de entender el espacio

No obstante, las compañías son conscientes de que el regreso a la oficina no implica volver a la situación previa a la pandemia. La consolidación del teletrabajo a raíz del confinamiento ha generado un cambio de mentalidad y ha asentado cambios y transformaciones en la forma de trabajar. Las oficinas del escenario postcoronavirus han de ser entornos flexibles y colaborativos, además de conectados, que acojan las nuevas formas de entender el trabajo, la productividad y la forma de los empleados de aportar valor a sus organizaciones.

Desde Steelcase señalan que las oficinas deberán cobrar nuevos significados y acoger fórmulas más colaborativas y eficientes, donde convivan las distintas modalidades de trabajo. “Los espacios no pueden ser como antes, principalmente porque muchas empresas han prescindido de edificios, plantas y espacios dedicados a personal fijo. Ahora el empleado debería poder elegir dónde y cómo trabajar en cada momento”, sostiene Teodosio Manzano. “La interactividad y la conexión serán claves para garantizar la equidad entre aquellos que trabajen de forma presencial y lo que lo hagan en remoto”.

Sin embargo, más allá de garantizar la comodidad y la ergonomía, los espacios también deberán fomentar el bienestar emocional y personal, favorecer las interacciones sociales -respetando las medidas de seguridad- y garantizar el desarrollo cognitivo. A este respecto, el diseño cobrará especial importancia de cara a la creación que entornos que inspiren, sean agradables y procuren la creatividad, la compartición de ideas y la toma de decisiones conjuntas.

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Regresar a la oficina no significa hacer borrón y cuenta nueva, y olvidar todo lo que se ha aprendido durante estos meses. Desde Adecco consideran que aquello que ha funcionado y funciona bien en la modalidad de teletrabajo no tiene porqué desaparecer en el espacio físico. Resultaría contraproducente volver atrás en cuestiones como la infraestructura tecnológica o las capacidades digitales, lo que plantea a su vez el reto de seguir aprendiendo y sacarle todavía más partido a las herramientas para ser más eficientes y productivos.

Aunque el trabajo híbrido es la solución por la que esta apostando la mayoría de las compañías, estas tienen claro que la modalidad presencial y las oficinas han de adaptarse al nuevo escenario. Dar respuesta a las dos realidades, la digital y la física, y mantener el bienestar de los empleados en el centro de la transformación determinarán la capacidad de las empresas para gestionar a sus equipos. “El principal desafío de las organizaciones es entender y gestionar que las oficinas serán espacios para tareas estratégicas y colaborativas que impliquen al equipo en su conjunto, no para tareas individuales que el empleados pueda desarrollar también en su casa. El modelo de la presencialidad rigurosa ha quedado atrás”.