Cómo hacer un buen evento

Natalia Ti ti ri ti ri ti ri...

Javier Eso que empieza. Bienvenidos a 80/20, el podcast de Reason Why. El 33, ya el tercero de la segunda temporada, y hoy vamos a hablar de cómo hacer un buen evento. Las claves para que los eventos sean lo mejor que ha pasado nunca para nuestros clientes, invitados, prospectos, para nuestro equipo de trabajo. De eso vamos a hablar. Y para hacerlo, por supuesto, ya lo sabéis, si es que la hemos escuchado. Sin ella no se empiezan los podcast. Nos acompañan Natalia Marín. Hola Natalia.

Natalia Hola a todos. ¿Qué tal?

Javier ¿Cómo te encuentras?

Natalia Pues muy bien. No he podido comer ni beber mucho en el pre-podcast por cuestiones médicas raras, pero estoy bien. A pesar de ello, estoy con fuerzas, con ganas.

Javier Contando intimidades. Nada más empezar.

Natalia Bueno, probablemente en el próximo podcast yo no pueda estar por este motivo. Entonces ya lo voy adelantando. Estimados oyentes. No podréis contar con mi saludo.

Javier Bueno, lo veremos. Seguro que habrá alguna solución.

Natalia Yo lo voy a intentar.

Javier Técnica y tecnológica. También lo sabéis, nos acompaña Manu Sánchez. Hola Manu.

Manu Hola, muy buenas a todos.

Javier Oye Manu, en el anterior podcast tuvimos bastantes comentarios de oyentes que nos dijeron que era una especie de testimonio. Tu presencia era testimonial.

Natalia Queremos oír a Manu.

Manu Es cierto. En los anteriores podcast no se que pasó. Me quedé embobado escuchando a los invitados, pero hoy voy a hacer el esfuerzo de hablar más.

Javier Lo que no quiere decir que nuestros invitados no te vayan a interesar.

Manu También me interesan. Pero es que traemos algunos invitados de tanto nivel que ya no sabe uno ni qué decir. Hay veces que sólo puedes estar callado escuchando a saber qué dicen, pero...

Natalia Te conviertes en oyente, no?

Manu Te conviertes en oyente sin darte cuenta. Pero ya he tomado nota, porque yo también he escuchado el propio podcast que ya tenemos publicado y me he dado cuenta de repente digo si no hablo en todo el podcast.

Natalia De hecho para editar la voz de Manu era como per dónde está. O sea, no se le encuentra.

Javier Editar, te refieres a mejorar el sonido.

Natalia Obviamente. Optimizar la calidad de audio maravillosa que ya tenemos.

Javier Bien, ¿qué os parece si dejamos de hablar entre nosotros y presentamos a nuestros invitados?

Natalia Bueno, yo creo que sí.

Javier Venga. Nos acompaña. Carmen Carbajo, productora de eventos en EDT Eventos. Hola Carmen.

Carmen Hola, buenas tardes.

Javier ¿Qué tal? ¿Cómo te encuentras?

Carmen Pues muy bien, muy agusto me estáis haciendo sentir, la verdad.

Javier ¿Qué te ha parecido el prepodcast?

Carmen Pues bastante interesante. Yo creo que podemos sacar algo de provecho de esta tarde.

Javier Se está refiriendo al jamoncito. Al jamoncito hay que sacar siempre provecho. Quiero que sepas, Carmen, que una vez hicimos un podcast que nos acompañó la persona responsable de redes sociales en aquel entonces, ahora ya tiene un cargo diferente, mauro Fuentes nos acompañó para hablar un poco del tema digital y demás, y por algún motivo extraño de la logística no pudo haber jamón. Tuvimos un movidón con él.

Natalia Vino solo por el jamón, es cierto. Pero es que, como en todo buen evento...

Javier Hay que pensar en el catering y en la logística, que es una de las cosas más importantes. Vamos a hablar de ello Carmen. También nos acompaña Ander Bilbao, Chef Knowledge Officer en BEON World Wide.

Ander Tela eh. Decir, todo mi nombre seguido con el cargo.

Javier Eso me lo has hecho aposta. Es el CKO. Cuando me lo pusieron en la escaleta dije esto me suena entre To Take a O, RKO y..

Natalia A mí me suena a OBK. (risas).

Javier Nunca había escuchado un cargo así. Es el que más sabe, el capo de los que saben dentro de la empresa. Me parece espectacular el cargo.

Ander Y no sabes el juego que me daba. Es muy difícil que des una tarjeta o que digas lo que sea sin que te digan bueno, la mayoría de la gente, tú te has estudiado lo que quiere decir un CKO.

Javier Más que estudiar, me he dicho voy a esperar a que llegue y se lo pregunto.

Ander Pero confunden claro. Todo el mundo espera un CO o un CCO. O sea, estamos acostumbrados al C y la O, pero la K en medio es complicada. Chief Knowledge Officer, ese es el que sabe casi todo. Es muy difícil llegar ese cargo. Algunas de las cosas las voy a contestar basadas en eso. Es decir, yo soy el Chief Knowledge Officer entonces se da por hecho.

Manu Que esto es así, no? (risas).

Ander Que esto es así. Para alguna de las cosas es argumento suficiente.

Javier Un profesor mío de la Universidad de Derecho Publicitario una vez hizo un comentario en clase y yo interrumpí y dije anda, eso no lo sabía yo. Y se giró, me miró y me dijo Señor Guadiana, con las cosas que usted no sabe, se podrían llenar bibliotecas. (risas).

Natalia Es muy de catedrático eso eh.

Javier Me quedé, dije yo nunca nadie ha tenido más razón que él jamás. Y en este momento yo me he pasado a ser de lo más minúsculo. Bueno, vamos a empezar. Como digo, vamos a empezar hablando de eventos, que de eso se trata para eso hemos venido. Nos lo estamos pasando muy bien, pero somos 80/20, 80 por ciento utilidad verdad Natalia?

Natalia Correcto. 20% salidas de guión.

Javier Y creo que ya hemos cubierto bastante el cupo del 20, vamos por el 80.

Natalia Bueno, vamos con el 80, pero el 20 no te olvides de él tampoco.

Javier Bien. Muchas gracias por seguir aquí después de estos cinco minutos de introducción. Si alguien todavía sigue dentro de nuestros 5 mil suscriptores, vamos a hablar de, como hemos dicho, cómo hacer un buen evento. ¿Cuánto tiempo le quedan a los eventos, los típicos eventos de Power Point con exceso de contenido que te tienes que parar a escuchar, a leer al mismo tiempo, mientras el ponente está leyendo su diapositiva sin ningún tipo de enganche. ¿Todavía hay eventos de este tipo?

Manu Vamos a ver un paso anterior. La pregunta es ¿qué es un evento? Que parece una pregunta muy obvia cuando vamos a hablar de eventos, pero me gustaría también saber qué es lo que dicen. Pregunto. Tenemos aquí a dos agencias de eventos de las mejores y los dos han puesto una cara como si le estuviera preguntando. Es más difícil la pregunta de lo que parece ¿verdad? ¿Quién se arranca?

Ander Yo soy Chief Knowledge Officer y tengo una definición de eventos hecha. No me voy a acordar de ella, pero (risas).

Javier Dale, dale.

Ander Efectivamente, hay mucha discusión sobre lo que es un evento. Hay mucha discusión en eso. Y de hecho, quién tiene la capacidad de hacer eventos tampoco está claro. Para mí un evento debe tener creatividad, debe ser una cosa única, tiene que llevar algo de producción y tiene que conseguir emocionar. Si no reúnen esas cuatro cosas, o sea, por ejemplo, una rueda de prensa no es un evento, sino te emociona o si no lleva algo de producción. Entonces muchas de las cosas que llamaríamos evento para mí no lo serán. Si no tienes creatividad, repartir yogures en un supermercado no es un evento. Hacer un viaje de incentivo no es un evento para mí, no es un evento, tiene que llevar creatividad, tiene que llevar producción, tiene que llevar emociones y tiene que ser una cosa única para titularlo eventos.

Manu Es que es un concepto bastante amplio, porque de alguna manera un bautizo es un evento.

Natalia Hombre claro.

Manu Quiero decir al final.

Javier Pero un bautizo poca creatividad lleva.

Manu Por eso digo. No entra en la definición es buena.

Carmen Yo creo que sí, que lleva la creatividad que tú le quieres dar. Otra cosa es que alguien lo creara en su momento y todos nos hayamos ceñido a eso. Pero eso se puede reinventar.

Javier Estamos aquí metiendo temas religiosos, por lo que veo, alguien lo creó en su momento el tema del bautizo, pero ya con esa definición sí que ya tenemos polémica. Entonces hay mucha gente que organiza eventos, que no está organizando eventos, está organizando a lo mejor un encuentro y no se puede considerar un evento en el momento, para nuestra manera de entender el BEON, en el momento en que falta producción, creatividad y experiencia, no?

Ander Emociones y que sea una cosa única, sí. Lo otro son actos, que también puede ser. O sea que organizar un Coffe para 100 personas es un acto, pero no es un evento, es una cosa diferente. Para mí una comunión no es un evento. Yo puedo hacer publicidad en mi casa, pero no soy publicista. Puedo hacer publicidad sobre mis cosas, pero no soy publicista. Eso es diferente. Otra cosa es que todos tengamos opinión sobre los creatividades de la televisión. Pero no es nuestra profesión. La profesión de eventos necesita de esos elementos mínimo, de esos elementos que he dicho para catalogar los eventos. Entonces, efectivamente, es polémico.

Natalia Entonces, por esa regla de tres, claro, retomando un poco lo que tú planteabas al principio de si llega el fin de los eventos de Power Point aburridos, autobombo, presentaciones que nadie entiende y que son un tostón, según lo que nos está contando Ander, eso no son eventos jamás, porque no hay ningún tipo de emoción ni te llevas ninguna experiencia. Estás ahí más aburrido que un mono.

Javier No, tú intentas montar un evento y de repente descubres que lo que has montado es un bodrio.

Natalia Es un bodrio. Categoría bodrio. (risas).

Manu Sí, yo creo que ahí discrepo un poco con Ander. Yo creo que son eventos. Otra cosa es que sean malos eventos o que a lo mejor habría que definir algo que sea como el evento profesional, que es lo que tiene todas estas connotaciones a las que nos referimos cuando hablamos de eventos, porque también dentro de ámbitos profesionales hay muchos tipos de evento. Bien lo sabéis vosotros y sobre todo también distintos tipos de público, de grados, de producción que puede haber. Puede haber eventos con muy poquita producción, muy básica, pero al final es un evento profesional que es un encuentro de networking entre cierta gente que no tiene una superproducción a lo bestia, pero puede ser muy, puede estar bien montado, puede estar bien convocado o tener buenos ponentes. Yo creo que también ahí es un poco más...

Javier ¿Sabes qué pasa Manu? Yo creo que nos estamos metiendo en terreno un poquito pantanoso, que no imaginaba yo nunca que lo fuera a ser, porque es verdad que el ejemplo que nos ponía Ander todo el mundo puede opinar de publicidad, pero no por ello son publicistas. Entonces tú puedes hacer una campaña de promoción de algo dentro de en tu familia, incluso puedes promocionar, puedes organizar un cumpleaños, estás organizando un cumpleaños y puedes promocionar el amigo invisible y no por ello estás haciendo ni un evento ni haciendo una campaña de publicidad. Eso desde la definición más profesional, claro. Una agencia que se dedica a organizar eventos en cuanto le digas que un cumpleaños, un evento. No perdona, yo estoy organizando el concierto de Rosalía, esto es un evento. O estoy organizando los Premios Eficacia. Esto es un evento, quizá eso les tocamos un poquito la fibra sensible. Yo no sabía que íbamos a empezar tan duro. Carmen me mira como diciendo yo te voy a dar un poco de caña.

Carmen Yo es que he escuchado a Manu y estoy bastante más de acuerdo con Manu que con Ander, porque creo que cualquier acto. O sea, yo definiría evento como experiencia vale? Esa sería la palabra. Entonces cualquier acto puede ser un evento. Otra cosa es que esté mejor hecho, o sea más discreto. Y luego la referencia de yo no soy publicista por hacer un anuncio casero en mi casa, tú tampoco eres un organizador de eventos por hacer un cumpleaños en tu casa. Yo soy una profesional de organizar eventos. Otra cosa es que tú lo intentes, igual que una señora en su casa cocina, pues es una cocinillas.

Javier ¿Dirías que el podcast es un evento en sí mismo? Para nosotros es un evento interno.

Carmen Sí, hemos tenido el catering.

Natalia Hombre hay experiencia, ¿no?

Javier Hay producción, hay experiencia.

Ander Hay un montón de producción y experiencia, hay sensaciones, te llevas cosas de piel, pero es verdad que si admitimos, como cualquier presentación en una empresa, basta que pongas un Power Point y a eso lo está llamando a un evento por llevarlo al ridículo. ¿A eso le estás llamando un evento? ¿Para eso contratas a un event manager y una agencia? Pues yo pienso que no.

Javier Me gusta que haya controversia de eso se trata del podcast, de que haya controversia. Vamos a continuar un poquito y me gustaría que habláramos un pelín de tecnología. ¿Qué puede hacer la tecnología por nuestros eventos? Algún ejemplo de aplicación tecnológica que haga que algún evento sea absolutamente distinto para que, como digo, los invitados al evento salgan con esa experiencia de la que hablábamos. Vamos, más allá del streaming. Habrá que hacer algo más aparte del streaming.

Carmen En tecnología todo. Ahora mismo cualquier evento requiere, cualquier evento grande no? vamos a hablar ya... (risas)

Manu Ya nos podemos salir de la definición purista. Ya podemos hablar de eventos grandes.

Carmen Vamos a hablar de los eventos grandes, cualquier evento en condiciones, ahora mismo nos está demandando una innovación tecnológica brutal. Entonces, te quieres apoyar en todo tipo de soportes, intentar crear el efecto guau siempre desde ese lado. Entonces habría mil ejemplos, desde ahora mismo los hologramas, la proyección 3D, el láser. Yo creo que Ander en ese sentido puede estar de acuerdo.

Javier ¿Os piden que inventéis vosotros u os vienen ya con las ideas inventadas?

Ander Hombre, cualquier agencia tiene que estar trabajando constantemente en eso porque se trata de hacer cosas diferentes todo el rato. Entonces tú haces cosas diferentes, o por la creatividad, o por la producción, o por la tecnología, o por los espacios, o por la animación. En todos esos campos cada vez la tecnología, porque eso va desde cómo aplicar la creatividad a una app, hasta si vas a poner unos drones a bailar en la parte de espectáculo, hasta si vas a meter un holograma en vez de traer a una persona física desde Estados Unidos hasta si para enseñar una pieza de un avión vas a hacer una realidad aumentada que te permite ponerla encima del escenario de forma virtual y hacerla manejarse. O sea que realmente la tecnología es parte de nuestra vida. Es parte de generar las diferencias con nuestros competidores. Es necesario tener un estudio constante de la tecnología, de estar en lo último, en lo nuevo, en quién ha hecho la cosa más rara, en hacer test, en hacer pruebas, en ver si se puede salir del PowerPoint, porque realmente en vez de proyectar una pantalla para 400 personas, prefieren repartir 400 iPads y no hacer tu proyección en la pantalla, sino que lo puedan ver desde la habitación y empezar la convención en una habitación. O porque...

Javier De eso se está hablando mucho. Más allá del Congreso, el pre-congreso de la importancia de crear una experiencia que vaya más allá de "empezamos el jueves". Pues a lo mejor empezamos el miércoles por la tarde, ya que habeis llegado de diferentes partes de España o del mundo para acudir a estas conferencias o a este evento, y ya desde incluso el propio hotel vas a tener una experiencia inmersiva completa. Y eso hace que los eventos sean diferentes. Manu me pedía la palabra.

Manu Sí. Incluso el tema tecnológico.

Javier ¿Qué te ha parecido ese paso? ¿Ha sido como muy robótico, no?

Manu Muy robótico sí. Incluso el uso tecnológico muchas veces se remonta a la parte que no se ve en los eventos. Y hablo desde el punto de vista de agencia de comunicación, en la que he estado trabajando y que hemos visto que tienes que hablar con una agencia de eventos para producir y que ya te entregan en realidad virtual, poder ver el espacio, poder ver cómo queda, poder ver los renders antes, que es algo que no va a ver la gente y los invitados, pero a la hora de idealizar el evento desde la parte de la agencia viene muy bien para ir a un cliente y decirle oye, el evento va a ser así. Le ponen las gafitas, se pueden mover por el espacio, ve las sillas. O sea que mucha parte de la tecnología también es un iceberg que está también en cómo revoluciona, cómo se gestionan, cómo se presentan, etcétera. Eso creo que también hay que sacarlo a la luz.

Natalia Y sumado a eso, también la parte de apoyo tecnológico para todo el proceso de registro, acreditaciones, llevar la entrada en el móvil, bla, bla, bla. O sea que hoy en día haya eventos en los que todavía tengas que imprimir la entrada en un papel, que te cortan el papelito. Colas de ocho horas porque hay dos azafatos o azafatas puestos ahí para recortar el papelito. Pues me parece un atraso. Creo que hoy en día hay soluciones tecnológicas en ese sentido como para que avancemos un poco en estos momentos del evento.

Manu Pero a veces las soluciones tecnológicas también hay veces que fallan, porque luego el internet del espacio no va lo bien que debería. Es un tema complicado. Yo desde la otra parte también he tenido mis temas organizando eventos, como vosotros sabéis, con el tema de Open Expo, un evento que antes...

Javier Manu, ¿estás haciendo publi?

Manu No. Si ya no tengo nada. ¿Qué publi si ya no trabajo allí?

Ander Yo me he cuidado muchísimo en no decir veinte veces mi marca. Si vale empiezo a decir todo lo que hacemos.

Natalia Bueno, bueno, bueno, que se nos desmadra la cosa.

Javier No pasa nada, Manu. Me refiero yo para mí, a día de hoy, dentro de la definición que nos daba Ander de evento, yo meto una característica más imprescindible para que un evento se considere evento: que tenga Internet. Salvo que sea un evento de desconexión. Si es un evento de desconexión, me parece fenomenal. Aquí no hay internet, móviles fuera y ya está. Pero a mí un evento donde ya no haya internet, donde no haya cobertura, me parece que no se puede considerar evento. Me mira por aquí, me dicen no hay eventos, que...

Ander Va a ser que no. Es que la tipología de eventos es muy variada. Tú puedes hacer un team building acojonante, sí se puede decir ese palabra en el podcast.

Javier Sí, sí, sí, claro. Y la palabra BEON se puede decir.

Ander ¿Se puede decir BEON?

Javier Sí, cuatro veces. Y la mía vale una ya.

Carmen EDT Eventos. (risas)

Ander Sí se pueden hacer eventos chulísimo sin Internet.

Natalia Es que estamos hablando desde el punto de vista también de medio de comunicación, que a veces nos lo ponen muy difícil cuando te vas a un Ifema que de repente aquello se convierte en un búnker aislado del mundo y no hay internet de ninguna compañía telefónica. O te meten en el auditorio maravilloso, estupendo, precioso del CaixaForum, pero más de lo mismo. O sea no tienes. Tienes cero G.

Javier En Ifema yo, lanzaré a favor de ellos también, que si los stands se lo curran y solicitan sus propias redes y demás, Ifema te provee de un internet de altísima velocidad.

Natalia Ahí sí. Nosotros hicimos retransmisión por streaming en Ifema durante 12 horas seguidas de entrevistas. Eso fue un hito.

Ander ¿Ifema sí se puede decir más de cuatro veces?

Javier Ifema sí porque es como un agente neutral, sabes es semipúblico, tal. Dale, dale, vamos a por ello Ander. No sé si habías levantado la...

Ander Decía antes cuando hablábamos del pre y del post, que no sé si meteréis el dedo en la llaga sobre la rentabilidad de los eventos, que esa es la preocupación eterna que es como se mide esto, pero es verdad que los clientes cada vez piden desde antes... El evento empieza mucho antes como ha dicho Manu, el evento empiezan en la presentación que hay veces que es meterte, hacer un mini evento para que el cliente entienda cuál va a ser su evento, meterte virtualmente en el sitio o llevar alguno de los espectáculos. Hacer cosas que empiezan desde la pre presentación, pero a nivel de redes, a nivel de comunicación con los empleados, con la prensa, a nivel de generar ruido previo. Hay un trabajo enorme pre. Luego está el evento, que es ese momento que te la juegas todo en un día, en dos o en tres horas, y luego eso tiene un recorrido post al que le tienes que sacar. Por lo tanto, hay eventos que el evento puede durar un segundo y la vida del evento ser eterna. No sé si la niña que está delante del toro de Wall Street es un evento de duración eterna, porque su impacto es brutal.

Javier Aquí tenemos a Ander corrigiendo a Ander. (risas). Claroporque si decimos que la niña de Wall Street es un evento, entonces la definición del principio no puede ser.

Ander Tiene producción, tiene creatividad, despierta unas emociones enormes. O sea que para mí sí es un evento que tiene una repercusión también buenísima.

Javier Entonces yo me corrijo a mí mismo y todo estaba bien hecho, ¿no?

Natalia Eso emociona.

Ander Creo que está en todos los parámetros de lo que he dicho.

Ander A mí me gustaría preguntaros qué es lo más raro que os han pedido. Lo más raro que habéis hecho. O incluso si os han pedido algo que pensabais que ibais a conseguir y no salió.

Ander Hombre, el mundo de los eventos es muy raruno. Entonces las peticiones. O sea, una cosa es lo que te dicen en briefing y luego es lo que te pueden llegar a pedir durante los eventos.

Javier Cuéntanos, ¿qué es lo más raro que te venga a la cabeza?

Ander Yo he sido pedido por un director de comunicación, al final de su evento me pidió condones. (risas) Yo, por poner un ejemplo, no típico.

Manu Creo que se refería a cosas raras en la organización del evento. (risas)

Natalia En la bolsita que te dan al final del evento ¿no?

Ander Bueno, quiero decir que te pueden pedir cosas muy raras. Es cliente, claehro.

Javier Bueno, pero más allá de lo que es la propia producción, cosas raras que os hayan pedido: un holograma que baja, que sube, que de repente es una cortina de agua y entonces de la cortina de agua sale...

Natalia Superman.

Javier Superman y entonces la gente en el iPad lee. ¿Qué es lo más raro que os han pedido?

Ander Yo creo que el proceso es al revés. No es que nos piden cosas raras, es que ofrecemos cosas raras. La agencia tiene esa tentación siempre y es el cliente el que pasa el miedo. En teoría, junto con nosotros. Pero yo siempre digo que el sobresaliente está en la zona de riesgo. Más abajo está el notable y está bien. Cuando empiezas a arriesgar, empiezas a estar en el terreno, que no lo ha hecho nadie. Ese es el terreno de riesgo. Ese es el terreno sobresaliente.

Javier Claro, ¿y por vuestro lado?

Carmen Por un lado, lo que dice Ander. Al final no es lo que te pidan, es lo que tú arriesgas. Es más el conflicto con el departamento de creatividad, sobre todo desde mi lado, que es la producción.

Javier Y del de carpintería, que luego vamos a hablar del departamento de carpintería, que no sabíamos que existía un departamento de carpintería en la producción de eventos. Continúa.

Carmen Pues al final es que queremos que esto vuele y es como no puede volar. Seamos realistas. De hecho yo tengo mi madre siempre cuando me quejo y no sé qué, lo típico me dice ¿tú te acuerdas cuando empezaste que nuestro director creativo quería meter a una nadadora a Gema o a Mireia la querían meter en una piscina con tiburones. Y yo pensaba no creo que haya ningún seguro que garantice eso, entonces mi madre siempre me lo recuerda. Luego como cosas raras que hemos hecho. Pues a mí ahora mismo me viene a la mente un funeral. Cuando te metes en este mundo no piensas que vas a llegar a hacer algo así. Y lo has tenido que hacer, pero...

Javier ¿Habéis organizado funerales?

Carmen Un par de ellos, pero así como muy notorios.

Javier Claro, claro, es que un funeral notorio hay que organizarlo.

Natalia Pero notorio, ¿de qué estamos hablando?

Javier Se muere una eminencia. Cuando muere Michael Jackson.

Natalia Claro, hay un protocolo...

Javier Claro ahí no es la familia que dice va a la iglesia y ya está.

Natalia Contratan una empresa, claro.

Javier Y a varias. Tienen que hablar con el gobierno de Los ángeles, con el gobierno del universo mundial, porque ha muerto Michael Jackson. Una historia que a día de hoy hay controversia, si ha muerto, no ha muerto de verdad. Bien, ¿por vuestro lado también habéis organizado funerales?

Ander No funerales, que yo sepa no. No tengo este tipo de ejemplo. Estaba pensando si es un evento y probablemente si tiene creatividad, sí es un evento, pero tratamos de hacer cosas...

Natalia Ahí hay lagrima fijo.

Javier No me puedes decir que el funeral de Michael Jackson es un acto.

Ander Sí, tiene emoción, tiene producción, tiene creatividad, tiene...

Javier Y se le corta la ciudad, el planeta entero está mirando. Hay un streaming.

Ander Sí, sí, correcto. Es un evento.

Javier Es un evento. Estamos modificando la definición de BEON sobre lo que es un evento.

Ander Insisto. Sigue cumpliendo todos los parámetros de la definición que he dado. Me quieres sacar de eso Javier, pero no. (risas) No te hagas trampas al solitario.

Manu Pregunta seria, ¿la boda de Sergio Ramos también es un evento?

Carmen Por supuesto.

Ander Es un eventazo.

Manu Es un eventazo ¿verdad? Con su noria, con su todo. Uno de sus eventos más grandes que ha habido últimamente.

Ander Nosotros somos más de evento corporativo, aunque creo que hubiéramos hecho la de Sergio Ramos si nos lo pide.

Carmen Y hubiésemos asistido también.

Javier Y hablando de eventos corporativos, hay una noticia que es un titular que constantemente se repite por internet que es que Jeff Bezos tiene prohibido en sus reuniones que se utilicen PowerPoints porque dice que el cerebro humano no está preparado para seguir el hilo de un PowerPoint y unos bullet points que además el propio ponente se puede viciar con la lectura del PowerPoint, vosotros que además hacéis mucho evento corporativo. Él dice que, este caso pero vamos, no es que sea la eminencia, diciéndolo, esto ya es muy mainstream en la industria, que el storytelling es lo que hace que una presentación e incluso un evento pueda ser bueno. Genera esa experiencia. ¿Hasta qué punto este aspecto del storytelling ya se está integrando dentro de la producción de eventos?

Ander Yo pienso que totalmente, pero es que además, cuando uno piensa en un PowerPoint piensa en un PowerPoint de cuatro tercios y si eres avanzado, 16 novenos.

Javier Claro, yo tengo unas movidas en la empresa con lo de los cuatro tercios importante. Porque a veces le dan a presentación normal en cuatro tercios y cuando me lo enseñan digo no me lo puedo creer.

Carmen Tú y todos.

Javier ¿Pero por qué? ¿Por qué sigue existiendo el PowerPoint de cuatro tercios? Es que no se entiende. Manu, ¿por qué?

Javier Tendrá su público.

Natalia Un pequeño nicho.

Javier No puede ser que alguien no se dé cuenta de que tiene un PowerPoint a cuatro tercios. Eso no me lo explico yo.

Ander Pero tú imagínate, Javier, que un PowerPoint, que es la siguiente pregunta que es cuando le das una vuelta de tuerca al PowerPoint, ahora vamos al storytelling, que además es otra vuelta de tuerca al PowerPoint, pero no excluye el PowerPoint. Pero tú imagínate que un PowerPoint, en vez de ser de 16 novenos, lo haces de 30 metros de largo por sólo 2 de alto. Eso ya no parece un PowerPoint.

Javier Claro.

Ander Eso parece una cosa del futuro, totalmente del futuro. T has salido el PowerPoint. Tu mente ha salido el PowerPoint y está en otro sitio. A partir de ahí, tu storytelling puede ser del futuro y poder sacar a tus dirigentes o a tus directivos vestidos de futurista, por decirte una cosa y montar una película alrededor de eso que es el storytelling. Pero la creatividad empieza en que el PowerPoint no parezca un PowerPoint y no pase lo que dice Jeff, que es que al final yo me desengancho porque tengo una historia ahí que es infumable. Sino de hacer atractivo el contenido, que al final lo tienes que dar, pero lo tienes que dar de una forma atractiva.

Manu Totalmente de acuerdo. Yo creo que el problema no es el PowerPoint. El problema es cómo se utiliza el Power Point, porque el PowerPoint es una tecnología maravillosa si se hace bien. Lo que es infumable es poner PowerPoint llenos de texto con 300 mil cosas para presentar algo. Pero yo a esta gente que dice, gurús, de el PowerPoint.. No no, el PowerPoint es una herramienta muy útil que se puede utilizar tanto para hacer documentos como para hacer presentaciones. Y en el caso de eventos, para hacer presentaciones. Te permite poder tener un soporte también cuando hay muchas veces que puedes tener una pantalla de 30 metros, pero hay otras veces que te tienes que adaptar a los medios que hay en un sitio, hay menos presupuesto de producción, hay muchos tipos de eventos y es una solución muy buena si se hace bien. Si son ligeros de texto, se utiliza mucho contenido visual y, sobre todo lo más importante, que vayas contando una historia. Puede ser el evento corporativo más serio del mundo, puede ser una presentación de resultados. Se puede hacer un buen evento de ella si lo vas contando con una historia explicando el porqué de las cosas, pero si de repente sueltas el PowerPoint con los datos cuanto más feo, mejor. Realmente ahí no entra en la definición.

Ander Perdona Javier que al PowerPoint le estamos metiendo creatividad, emoción. ¿Ves donde voy no? (risas).

Javier Sí, sí. Eestamos dándole mucha publicidad a la descripción de eventos.

Natalia A ese diccionario de BEON.

Manu Es que es el Knowledge Officer.

Javier Pero tenemos que también mencionar en algún momento EDT Eventos. Pobrecillos. Es que la definición lo ha acaparado mucho.

Manu ¿Cuál es vuestra definición de evento?

Carmen Yo me he quedado con una experiencia. Ahí lo tienes todo.

Javier ¿Ahí lo tienes no? Dentro de los eventos hay muchísimas partes que hay que atender, muchísimos focos de potencial crisis. A nosotros nos gusta trabajar siempre con el Disaster Check ante cualquier decisión y en un evento hacer un Disaster Check puede ser una Biblia, ¿no? Pero a mí sí que me gustaría preguntaros cuál creéis que es, a todos los que estáis aquí en la mesa no solo a nuestros invitados, ¿cuál creéis que es el punto más importante en un evento? Ese punto que si falla hace que el evento ya no tenga ningún sentido o que es cuando digas esto no podía fallar. Entiendo que obviamente en cada evento hay una particularidad si se cae el micrófono de Rihanna y deja de sonar, pues entonces el evento ya no, pero entonces lo que te buscaría ahí sería la respuesta de la producción técnica. Entonces ¿me podéis responder? Porque yo lo tengo clarísimo.

Manu Yo también lo tengo.

Natalia Yo también lo tengo claro y creo que coincidimos.

Manu Y yo no sé si coincido con vosotros.

Ander Yo creo que nosotros no lo vamos a tener claro.

Javier Para mí lo más...

Natalia ¿Lo decimos a la vez?

Javier No porque tú crees que voy a decir una cosa, que no es esa cosa.

Natalia Ya. Bueno, yo estoy un poco más de broma.

Javier Natalia cree que voy a decir el jamón. Claro. Como nos conocemos tú y yo...

Natalia Pero un buen jamón.

Javier Es importantísimo. Claro, pero es que efectivamente voy a decir el jamón. Lo que quiero decir, es que de hecho nosotros siempre bromeamos con lo del jamón, el catering es importante. Es importante en un evento. No en todos. Hay eventos en los que no hay catering. El catering es importante. Si el catering es importante, lo que es importante es que el catering no sea malo y si el catering no tienes un presupuesto, saber adaptarte a ese presupuesto, ofrecer una comida a tus invitados. Pero voy a eliminar todo lo que he dicho: comida, jamón y catering, y a lo que me voy a referir es a experiencia. Si tú le está ofreciendo una experience, en este caso gastronómica, le tienes que ofrecer la mejor de las experiencias posibles. Entonces, para mí la parte más importante de un evento, bromeando diría que es el jamón, pero para mí la parte más importante de un evento es que el asistente se vaya de ahí, como estábais diciendo en la definición, con la mejor de las experiencias posibles. Es decir, centrarlo en que salgas de allí enamorado del tiempo invertido en disfrutar del evento en sí mismo. Y ahí incluye, por supuesto, que no te pongan un jamón malo, pero en su conjunto que haya proporcionalidad. Para mí la palabra es proporcionalidad.

Manu Pues para mí hay algo todavía más importante que la experiencia, que es la asistencia. Esto es: necesitas que la gente al final acuda al evento, necesita que se haga bien la convocatoria porque puedes tener montado el mejor evento del mundo, y seguramente os habéis encontrado con alguno de alguno de estos casos que preparas el mejor evento del mundo, pero al final la gente no acaba viniendo. ¿Qué pasa? Que esto al final desluce el evento. Si el evento se ve medio vacío, hace que la experiencia sea peor. Has invertido un dinero en el evento y al final no llega nada y es lo más difícil. Y aquí quiero meter también otro punto que es importante a la hora de gestionar un evento, que es el tema del no show, o esto es, la gente que se inscribe en un evento y no asiste.

Javier El no show.

Manu Así se llama sí.

Natalia Los que no aparecen por allí.

Javier Yo lo decía, que es estar muy loco, cuando le doy a que asistir a un evento en Facebook y luego no voy. Es mi manera de decir el no show. ¿Nunca habéis hecho eso? Decir voy al evento y luego no vas.

Manu El problema no es ese. El problema que tú inscribes a un evento que se ha organizado, tipo evento de networking después de trabajar por la tarde y al final no puedes ir. ¿Qué pasa? Que a lo mejor el evento tiene 80 plazas, 80 plazas que se han cubierto. Al final hay una tasa de no show del 40-50 por ciento. El evento se desluce y al final no.... La experiencia que tiene la gente es como bueno se ha quedado un poquito así a media asta. Para el organizador se ha quedado gente sin ir que podría haber disfrutado de la experiencia y eso es muy difícil de orgnizar.

Javier Carmen asiente con la cabeza.

Carmen Yo tengo... Por un lado creo que cliente lo más importante de un evento es lo que tú decías de que se lleven una buena experiencia, porque al final el recuerdo de los asistentes es lo que se va a relacionar directamente con tu marca. Pero para nosotros, como organización de eventos, para mí lo más importante es ser resolutivo, porque da igual que se le caiga al micro a Rihana, que si tienes otro micro ahí para darle ya está. Da igual que la gente de repente no te vaya bien Internet y no les puedes acreditar necesitas una solución. Todo ese tipo de cosas me parecen lo más importante a nivel organización.

Javier Ser resolutivo.

Ander Muy de acuerdo con Carmen. La fiabilidad viene de eso que dice ella. Pero claro, es que los eventos son muchísimas cosas. Y como tú has dicho, Javier, en el Disaster Check es muy personalizada por cada evento.

Javier ¿También lo llamáis Disaster Check vosotros?

Ander No.

Javier Pero te ha gustado la palabra y...

Ander Sí, suena bonita y...

Javier Cuando la digas puedes mencionarnos.

Ander Disaster Check dicho por Javier desde Reason Why.

Natalia Medio de comunicación especializado en marketing. (risas)

Ander Iba a hacer un segundo de publicidad de EDT, que eso es rarísimo en mí y me lo estás cortando con lo de Reason Why.

Carmen Vamos a callarnos. vamos a dejarlo.

Ander Carmen que se desata. Digo que tanto en EDT, que es una agencia seria y me consta que lo es como en BEON, que es otra gente seria y me consta también que lo es, antes de cada evento se hace una reunión de producción donde se analiza dónde están los verdaderos riesgos de esa producción, dónde nos la estamos jugando con el cliente, con la gente, con la seguridad, dónde puede haber un fracaso enorme del evento. Y eso es exactamente lo que dice Carmen, que hay que preveer que en las cosas que son verdaderamente fundamentales se juegan dos veces. Pues si preveemos que va a haber un no show que nos ha gustado también ese palabro, pues pensaremos cómo vamos a hacer el espacio más reducido en muy poco tiempo y lo tendremos previsto. Tendremos una cosa para acotar el espacio y tal, si el evento de Rihana, pues tendremos dos juegos de sonido simultáneos para que si uno falla, el otro no se qué. Si el tema es el catering, pues nos habremos asegurado de hacer una buena cata del catering y asegurarnos que el número de camareros... O si el riesgo está en que hay un montón de cosas técnicas colgadas del techo, pues habrá que ver si la electricidad, si la seguridad, si la técnica... Que realmente era una reunión para ver dónde puede haber problemas gordos en cualquier evento que vayas a hacer.

Javier No, me parece muy interesante que decir, por ejemplo, de reducir el espacio de un evento, porque el espacio también es muy importante. Cuando organizas un evento, en este caso volvemos a la parte corporativa, que luego hay una sesión de networking, si el espacio es muy grande, se queda frío. Si el espacio es muy pequeño, se convierte en una discoteca en Nochevieja. Qué importante es también no sólo elegir el espacio donde vas a celebrar la parte nuclear de conferencias, sino también incluso la parte de como digo networking, es decir, el espacio, hay que saber controlarlo. Hay que también dejarle a los profesionales que te ayuden a escoger espacios, pero que te ayuden también a modular espacios en caso de que lo necesites, para que no sea... Volvemos al mismo concepto, la proporcionalidad, que no sea ni demasiado grande ni demasiado pequeño.

Ander Es que tú has dicho antes muy bien.

Javier Muchas gracias.

Ander Javier de Reason Why ha dicho muy bien qué era lo verdaderamente importante del evento y tú decías el jamón, de broma, pero a veces el jamón es lo más importante. Y a veces no. A veces lo más importante es el espacio y a veces no. A veces lo más importante es la técnica y a veces no. A veces lo más importante es la asistencia y a veces no. Y a veces lo más importante es... En cada evento tiene sus cosas más importantes, que es lo que te hace ganar ese evento.

Javier Natalia me pide palabra.

Natalia Bueno, a ver, es que todos han dicho lo suyo y yo he bromeado con el jamón, pero no he hablado.

Ander Va a hablar natalia de Reason Why.

Natalia Sí, de Reason Why. Hay muchas lecturas. Para mí y obviamente todo lo que estáis comentando me parece fundamental y vital. Y que esté cuidado. Y el catering y ser resolutivos. Y ¿cómo era tu palabra?

Javier La proporcionalidad.

Natalia Yo personalmente y profesionalmente, cuando voy a un evento y ya fuera de bromas, de jamón y demás, que también, pero para mí lo más importante es aprender. Que sean buenas ponencias, que sea un buen contenido, que esté bien hecho, que me vaya de allí con ideas. Porque al final para mí el tiempo es lo más valioso que tenemos como seres humanos y en el caso de los eventos profesionales, pues estamos dedicando un tiempo además que dejamos de dedicar a otras tareas que todos seguramente tenemos que hacer en nuestro día a día. Ya que voy allí, me estoy una mañana entera, un día entero, incluso a veces tres días, y me voy a otra ciudad a escuchar a tu evento al que tú me has invitado, dame un contenido bueno. Dame ideas, dame valor, algo que me aporte cuando luego vuelva mi empresa, mi día a día, que yo sea mejor profesional gracias a tu evento, a tus ponentes o a los PowerPoints. Me parece fenomenal que sean PowerPoints, pero cuéntame en cosas interesantes. Hay un evento en el sector y no me importa hacerles el minuto de publi, porque además es una agencia con la que nos llevamos fenomenal y son muy amigos de la casa que es Arena Media y ellos hacen todos los años el Tech and Trends, que ha sido además relativamente hace poco, si estás escuchando este podcast a finales de noviembre, si no, pues no lo sé. Pero es un encuentro muy interesante, muy ágil y súper innovador en el sentido de que te cuentan cosas que tú no sabías, te abren los ojos a realidades que tú igual habías pensado, pero no te habías parado a reflexionarlas así. Te muestran la... Va sobre tecnología, sobre tendencias en comunicación y cómo acercarnos a nuestros clientes de una manera más humana en un mundo tecnológico hiperconectado. Llevan ya varias ediciones centrándonos un poco en este tema. Y sales de allí y dices qué tres horas o cuatro horas que dura el evento, más bien invertidas.

Javier ¿Sabes qué? Yo Natalia estoy absolutamente de acuerdo contigo porque has hecho un matiz al empezar desde el lado profesional. Me voy a quedar con la palabra proporcionalidad y meto una más que es las expectativas. A mí en nuestro trabajo siempre me gusta decir que la clave del éxito es superar las expectativas de tu cliente, ya sea en este caso tu espectador, tu oyente, tu lector... Superar sus expectativas. Esa es la clave del éxito de verdad, no cumplirlas. Cuando tú vas a un evento profesional puedes tener la expectativa de que va a ser útil y te encuentras con que en realidad son ponencias, autobombo compradas, patrocinadas, con el logotipo escondido. Ahí es un poco lo que estás diciendo, pero yo si voy a Rihana, yo lo que quiero es reírme, pasarlo bien, cantar, que se escuche bien, que sea una coreografía brutal. Es la expectativa ¿no? Si se cumple la expectativa, entonces para mí ha habido una experiencia redonda y una proporcionalidad en todos los sentidos. Entonces estoy completamente de acuerdo contigo, lo que yo creo que es en ese matiz que dabas al inicio de en un evento profesional y sobre todo, que es que es probablemente el mayor gap que nos encontramos en la industria de la comunicación. Que tú vas a dedicar tu tiempo pensando que vas a salir de ahí aprendiendo y sabiendo y con algo útil, y te va simplemente habiendo compartido un vino que encima ni siquiera has hecho networking porque ni siquiera has conocido a alguien con quien vayas a hacer negocio o con un prospecto al que hayas invitado, sino que al final te has quedado con el amigo que ya conocías porque el espacio era muy reducido, porque el networking dura 15 minutos escasos y no hay tampoco ningún tipo de dinámica de networking. Es más un descanso para volver a escuchar una ponencia que está pagada. Entonces, porque claro, en los eventos no se paga por las entradas lo que se paga es por las conferencias. Uy, qué raro no?

Ander Es que yo creo que tú has puesto el matiz, pero tú misma la has puesto a Natalia porque has empezado diciendo lo que quiero es aprender, pero es que hay tantas tipos de eventos que en un stand tienes un eventazo y a lo mejor no aprender nada. Pero luego tú misma has dicho lo que quieres sacar valor del evento, que tiene que ver con tu expectativa, que es un poco lo que dice Javier. Tú cuando vas a un evento que hay tantos tipos en unos quieres aprender, en otros quieres disfrutar y en otros ni siquiera llevas planeado nada, pero te lo llevas puesto en la piel te lo llevas puesto en la piel porque la marca ha conseguido que te enamores de su marca, porque te ha emocionado con algo y te lo llevas puesto y ni siquiera lo esperabas.