Hay pocas cosas que me pongan tan nerviosa como la sensación de estar perdiendo el tiempo. Me ha pasado estos días sin ir más lejos esperando el Metro en Madrid. Es verdad que 15 minutos de espera no son nada comparados con las horas de malas conexiones del transporte público en zonas que quedan fuera de la gran ciudad, pero la sensación (estaréis de acuerdo conmigo) es inversamente proporcional a la obsesión por la productividad tan cotizada en estas fechas.

El caso es que esta espera anormalmente larga en el Metro no resultó tan improductiva como pensaba porque me hizo reflexionar sobre el valor que le damos al tiempo en esta era de la inmediatez y lo efímero.

¿A cuánto se cotiza el tiempo?

Estamos hartos de escuchar que España está a la cabeza de Europa en número de horas trabajadas al año.

Sin embargo, el dato no implica que los españoles trabajemos más que la media de Europa, sino que perdemos más tiempo en el trabajo. ¿Será nuestro carácter latino? ¿Será el sol, la fiesta y la siesta? En parte puede y en parte también es verdad que a los españoles nos gusta “socializar” en el trabajo, algo que es bueno y malo a la vez.

Bueno porque crea un buen ambiente laboral y fortalece las relaciones para trabajar en equipo; malo porque socializar demasiado nos lleva a perder tiempo y tener que quedarnos más horas en la oficina. ¿Os resulta familiar el caso?

Pero además de nuestro afán por socializar y crear un buen ambiente de trabajo, está la tecnología. Esa gran aliada para muchas cosas que se convierte en nuestro peor enemigo cuando decenas de grupos de grupos de WhatsApp y algún tuit gracioso de Netflix amenazan con distraer nuestra atención de lo realmente importante.

Parece que todos perdemos tiempo en el trabajo, pero según un estudio de Paychex, los millennials son los que más horas desperdician. Sólo un 46% de los que pertenecen a la Generación Y reportó perder menos de una hora al día, un dato que contrasta con el 68% de los Boomers y con el 50% de los profesionales con habilidades superiores que aseguran desperdiciar menos de una hora al día.

Por otra parte, según una investigación de Oxford Economics, el hecho de estar hiperconectados y disponibles las 24 horas en nuestros teléfonos móviles es un factor de presión para los profesionales. Implica una sobredosis de información que lleva a la frustración y a problemas para desengancharse de los dispositivos. De hecho, según este mismo informe, un tercio de los encuestados reconoce que usa sus smartphones, tablets y ordenadores de manera compulsiva, algo que supone una amenaza no sólo para la satisfacción en el trabajo, sino también para la salud.

A pesar de todo, si le damos la vuelta a la tortilla, nos encontramos con la mejor cara de la tecnología. Esa que nos permite hacer home office o ahorrarnos cientos de kilómetros y horas de viaje para mantener una reunión a distancia con un simple Skype. ¿Será entonces que el problema está en nosotros? ¿Nos organizamos mal?

Si la respuesta es sí, vamos a ponerle solución….

Aplicaciones que nos ayudan a organizarnos

El primer paso para ser más productivos y evitar pérdidas de tiempo innecesarias es usar el sentido común. Conviene saber negociar a qué nos comprometemos y marcarnos objetivos alcanzables para evitar que la lista de “cosas pendientes” se nos vaya de las manos. También puede ser buena idea bloquear espacios libres de emails, reuniones innecesarias y notificaciones varias para poder concentrarse al cien por cien en una única tarea. Y una vez que lo consigamos, vamos a dejar que la tecnología nos eche un cable.

Os propongo 5 herramientas para organizarnos y aprovechar mejor nuestro valioso tiempo:

• Microsoft To Do: es una herramienta que permite crear listas de tareas pendientes para planificar mejor tu día. To-Do (“para hacer”) ayuda a aumentar la productividad y a mantener el estrés a raya calculando tiempos, lanzando recordatorios y mostrando de un sólo vistazo todo lo que tenemos que hacer para alcanzar nuestros objetivos. Otra herramienta muy similar, y quizás más conocida, es Wunderlist.

• Toggl: con sólo introducir tu email puedes empezar a usar esta herramienta para crear tareas y calcular cuánto tiempo empleas en cada una. Evita mirar todo el rato al contador del tiempo y concéntrate en encontrar tu mejor marca haciendo cada tarea. Incluso puedes retarte a ti mismo consultando luego las estadísticas de la aplicación.

• Trello: probablemente ya la conozcas, pero quizás todavía no te has lanzado a usarla. Es una herramienta muy valiosa para el trabajo en equipo. Si usas bien las etiquetas, podrás saber qué está haciendo cada compañero en la oficina en cada momento y adelantarte a las necesidades de cada uno con sólo mirar una pantalla. ¿Te imaginas cuántas preguntas innecesarias que te sacan de tu oasis de concentración se evitarían de esta forma?

• Be Focus Pro: es una aplicación para Mac que se encarga de calcular intervalos de tiempos durante tu jornada laboral y hacer que seas más productivo. ¿Cómo lo consigue? Entre otras cosas, avisándote de cuándo tienes que parar y hacer una breve pausa. Es una manera de mantener la concentración, el enfoque y sobre todo la motivación durante una larga jornada de muchas horas en la que es necesario parar de vez en cuando.

• Google Keep: es una aplicación disponible tanto para Android como para iOS y su gran ventaja es que pertenece a Google, lo que significa que estará integrada con el resto de servicios que usas en tu día a día, véase Gmail o Google Drive, por ejemplo. Esta herramienta permite escribir recordatorios rápidos para garantizar que no se nos olvida nada e incluso grabar audios y que la propia aplicación los transcriba por nosotros para evitar perder tiempo.

En definitiva, se trata de ir probando qué herramienta se ajusta mejor a nuestra manera de trabajar y dejar que nos ayude a ser más productivos.

Perder el tiempo también está bien

Sin embargo, no todo consiste en trabajar sin parar. Muchos estudios, como es el caso del que publica Carrerbuilder, recomiendan hacer pausas y permitirse ciertas distracciones como método para ser más creativos y eficaces. De hecho, está comprobado que nuestra atención decae pasadas las dos horas, por eso los expertos recomiendan desconectar en estos intervalos.

Perder el tiempo también está bien, o sino que se lo digan al CEO de Wallapop, Agustín Gómez, que invita a hacerlo como método para convertirse en un ejecutivo indestructible en esta campaña.

Porque la inspiración no siempre te pilla trabajando y pasar tiempo en redes sociales también puede servir para coger ideas; la clave siempre está en encontrar un equilibrio. Entre perder el tiempo y no perderlo, esta es la mejor época para decidirlo.

Aprovecha para procrastinar en Navidad y recoge las todas las grandes ideas que surjan en tu tiempo de ocio para volver con las pilas binen cargadas en 2018.