Más allá de las obligaciones y el sometimiento social al Coronavirus, el teletrabajo es una opción que lleva tiempo sobrevolando las oficinas de empresas dedicadas al sector servicios y los procesos de sus trabajadores.

Trabajar desde casa o cualquier lugar del mundo que no sea necesariamente la silla de la oficina es un reto global de estos tiempos, y una tendencia en aumento. Aunque España está a la cola europea del teletrabajo, la modalidad ha crecido en el último trimestre de 2019, como demuestra un estudio de Adecco. Ya son 1,5 millones de españoles (el 8% de los ocupados) los que trabajan de forma remota. Un máximo histórico que tiene como principales adalides a Galicia, Extremadura y Cataluña.

Sin embargo, y pese a las ventajas que se presuponen al teletrabajo, no siempre es fácil conciliar una vida laboral fuera de la empresa u oficina. Por eso en Reason Why hemos decidido hablar con profesionales y expertos, para repasar los principales errores que se cometen trabajando en remoto, así como recopilar una serie de consejos que ayuden a no perder productividad ni tiempo en estos momentos de teletrabajo generalizado.

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Los errores más comunes del teletrabajo

Olvidarse de la imagen, la vestimenta, evitar el atasco, no tener que coger el coche... Parece que trabajar en casa es tan sencillo como levantarse y encender el ordenador, pero, sin mantener ciertas actitudes, nuestra eficacia no será la misma. Estos son los principales errores que merman la labor durante el teletrabajo:

• Trabajar en pijama: ducharse y cambiarse de ropa es una forma de ayudar al cuerpo a mecanizar el inicio de otra tarea. Trabajar con la misma ropa con la que dormimos o descansamos genera una sensación de aletargo y es una invitación constante a mantener una actitud de reposo, lo que a la larga puede generar apatía y un descenso de la productividad. Manel Fernández Jaria, Profesor especialista en Psicosociología laboral y Bienestar en el trabajo de la Universitat Oberta de Catalunya, recomienda preparase como si fuésemos a ir a salir de casa: “El inicio de la jornada requiere una pequeña liturgia que nos permita sentirnos bien y arrancar el día preparados para lo que va a venir”.

• Pensar que no hay horarios: Adecco señala que uno de los errores más habituales que cometen los trabajadores es “no organizarse la jornada y dejarlo todo a la improvisación, una enemiga total del teletrabajo”.

• No contar con las herramientas adecuadas: debemos tener, en la medida de lo posible, las mismas comodidades y prestaciones que en la oficina. Pantallas pequeñas, no utilizar ratón o no adoptar una posición ergonómica supondrán un esfuerzo adicional y aumentarán el cansancio. Ni que decir tiene, si no tenemos las herramientas o los programas informáticos necesarios para realizar las tareas habituales correctamente.

• Demasiada desconexión: trabajar desde lugares donde no hay buena cobertura o Internet es lento ralentizará nuestras tareas, debilitará el contacto con el equipo y descenderá nuestra productividad. Irnos a la playa a trabajar en remoto es tentador, pero hay que analizar bien las condiciones y la conectividad del lugar que elijamos.

• Hacer las labores del hogar mientras trabajas: poner una lavadora, sacar los platos del lavavajillas o barrer son tareas que acaban distrayendo más de lo que pensamos. “Uno de los problemas en general del teletrabajo es la multitarea. Creernos que somos capaces de atender varias cosas al mismo tiempo”, señala el profesor Fernández, pero realmente no es así,

La multitarea afecta a la eficiencia y es importante saber gestionarlo.- Manel Fernández (UOC)

• Levantarse a ‘picotear’: la oferta gastronómica en casa es tan amplia y variada como nuestra fidelidad al supermercado, pero lo mejor es limitar el comer o tomar un refresco a los momentos de descanso estipulados. Si no, corremos el riesgo de desconcentrarnos.

• El mismo ordenador para los momentos de descanso: corremos el riesgo de difuminar la línea entre trabajo y momentos de dispersión. Es más conveniente levantarse y tomar una infusión o estirar las piernas que descansar en el ordenador. Y, en el caso de que queramos consultar algo en Internet, hacerlo desde el móvil o un soporte distinto al del trabajo.

• Falta de confianza: Adecco ve la falta de confianza, como el común de los errores entre los puestos de mando: “Pensar que los empleados están viendo la tele, no confiar en que se va a hacer lo mismo o más que si estuviera en la oficina”. Una actitud que no ayuda a la cohesión laboral y merma la productividad de los cargos con más responsabilidad. “Tenemos la sensacion de que perdemos el control de la compañía cuando los trabajadores teletrabajan”, recalca Manel Fernández.

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Trucos y consejos para un teletrabajo eficiente

Comprometerse a cumplir una serie de hábitos y costumbres es la mejor manera de cumplir la relación con el trabajo a distancia, aprovechar el tiempo y sacar partido a las ventajas de no ir a la oficina. Estos son algunos trucos y consejos para mantener la eficiencia laboral en tiempos de teletrabajo:

• Sal a la calle a tomar un café antes de sentarte a trabajar. Genera la sensación de empezar una nueva tarea y ayuda al cuerpo a prepararse para un cambio de hábito.
   
• Planifica la jornada: “Es muy importante la planificacion del día, que empieza por la tarde anterior. Al igual que hacer una planificacion semanal el domingo”, asegura Manel Fernández, Profesor de la Universidad Oberta de Catalunya. Seguir una calendarización diaria y marcarse unos objetivos, ayudará a comprometernos con las tareas.

• Mantén un horario firme. El Consultor SEO freelance Iván García asegura que “establecer rutinas y horarios es lo ideal. De lo contrario, resulta muy difícil adquirir hábitos de trabajo”. Aunque nuestro empleo nos permita cierta laxitud, es bueno acostumbrar al cuerpo a un horario determinado. Establecer cuándo hacer un descanso o comer y comprometerte a respetar los tiempos establecidos (los que te tomarías en la oficina) evita tener una jornada laboral interminable cuando no nos ceñimos al horario y la tarea se alarga. Manel Fernández considera que “no es tanto establecer un horario como una rutina: trabajo, descanso, almuerzo y trabajo; eso es una rutina”.
   
• Aprovecha las horas más productivas para hacer el trabajo más duro y las menos productivas para hacer el más monótono. 
   
• Trabaja en un espacio que te permita mantener cierta privacidad o al menos no genere interrupciones o distracciones cada poco. Intenta que no te molesten los animales de compañía y, si es necesario, pon un cartel en la puerta de “no molestar”. Iván García también recomienda utilizar cascos que insonoricen (circumaurales) para aislarnos de los ruidos de la calle o de la propia casa.

  11) Y para acabar, el mayor enemigo del trabajo son los gatos. Siempre estarán encima de tu teclado recordándote lo bien que se vive haciendo el vago pic.twitter.com/0fFUUjWEWe

  — Ivan Garcia (@ivangarcia) March 10, 2020

• Deja claro a quien te rodea en casa que estás trabajando. Obviamente estaremos más cerca de nuestra pareja, amigos, familia e incluso niños. Debemos tratar de mantener cierta distancia durante las horas de trabajo, ya que si no acabaremos siendo interrumpidos en múltiples ocasiones. “Establece unas normas de convivencia con las personas que están en tu casa. Lo que implicará que tengas que adaptar horarios a la familia y, por spuesto, que haya comprensión por parte de los que conviven contigo”, indica Fernández. 
   
• Adapta la zona de trabajo. “La silla, el espacio, la ventilación, la iluminación... Todo esto conecta con la parte de ergonomía que las empresas deberían potenciar”, recalca Manel Fernández. También es importante procurarse una buena fuente de luz blanca, tanto natural como artificial. Cuidar estos aspectos potencia el bienestar, aumenta la creatividad y facilita el desarrollo de las tareas de forma más ágil y eficaz.

Cuidar el espacio donde vamos a trabajar es trascendental.- Manel Fernández (UOC)

• Utiliza los programas y las herramientas adecuadas, los que utilizarías en la oficina. Tanto para la gestión y mantener la seguridad de los archivos (Google Drive, Dropbox...), como para desarrollar el trabajo correctamente. Manel Fernández subraya la importancia de que “el trabajador no viva en constante estrés por no tener los medios adecuados”.
   
• Mantén la conexión con los compañeros y procura hacerlo con herramientas profesionales como Slack. Utilizar WhatsApp como medio de comunicación da pie a que interfieran conversaciones personales ajenas al trabajo que te distraerán. Iván García recalca la importancia de este aspecto: “La comunicación es similar siempre que se cuente con los procesos y herramientas adecuadas. Tiene que haber procesos y una manera de afrontar la distancia”.
   
• Siempre es bueno tener encuentros puntuales con el superior (preferiblemente en persona). Una forma de reintroducir la interacción personal que se pierde a través de los canales electrónicos. El profesor Fernández es partidario de “establecer puntos de conexion, sistemas audiovisuales o encuentros presenciales trimestrales, mensuales y semanales".

La gente necesita socializar y estar conectada, por lo que habrá que diseñar la aproximacion de los miembros.- Manel Fernández (UOC)

• Descansa las mismas veces que en la oficina
   
• Mata el hambre con alimentos sanos, que no generen ansiedad y te obliguen a levantarte cada poco. Mejor fruta y frutos secos que galletas o golosinas.
   
• Sal a diario de tu casa. Ir a comer, pasear, cenar o socializarse ayudan a desconcectar y airear los pensamientos.
   
• Cambia la ubicación. Si sientes agobio por estar constantemente en casa, existen otras posibilidades como trabajar algún día desde la biblioteca o una cafetería. Aunque Iván García advierte que “hay que escoger muy bien los sitios porque puede ser que haya mucho ruido, que no haya cobertura, wifi o enchufes. No vale trabajar en cualquier sitio”.

• Separa los sitios de descanso de los de trabajo. Lo más eficaz es crear un pequeño espacio relax que nos permita desconectar, siempre desde un entorno de tranquilidad.
   
• Música sin letra y con un ritmo adecuado para trabajar. Nada súper movido o que termine secuestrando nuestra atención. Por supuesto, nada de radio salvo que hagamos un trabajo muy monótono y que no requiera demasiada concentración.
   
• También ayuda trabajar en un espacio claro, que no nos invada un colorido muy intenso o llamativo. Lo más recomendable son tonos claros como el verde, azul y amarillo, que tranquilizan la vista y fomentan la creatividad.
   
• Apaga el ordenador al finalizar la jornada. Este hábito ayuda a desconectar y evitar pensar constantemente en el trabajo, lo que nos puede llegar a saturar. Según el profesor Fernández Jaria, “el teletrabajo puede provocar una hiperconexción. Por eso es muy importante establecer rutinas y horarios”, algo que puede mejorar la “la conciliacion familiar o personal”, disfrutando de un tiempo libre de calidad.

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