La consecución de un mayor respeto por el medio ambiente es una preocupación cada vez más notable en los comportamientos y hábitos de consumo de los usuarios, pero también un propósito  que ha cobrado peso y relevancia en el diseño de procesos corporativos. En un contexto marcado por la sostenibilidad, las empresas han de apoyarse en las herramientas virtuales para impulsar su transformación digital y mejorar la competitividad de sus operaciones, al mismo tiempo que velan por reducir el impacto de su actividad en el entorno.

Una de las principales ventajas que han brindado los procesos de digitalización ha sido la de rebajar la dependencia de los medios de comunicación físicos tradicionales, como el correo postal o los servicios logísticos de mensajería. A través de las distintas soluciones y plataformas digitales, los negocios pueden establecer relación e interactuar con clientes, partners o proveedores aumentando la velocidad, la inmediatez y la eficiencia. Así, canales como el correo electrónico, las apps de mensajería o el SMS son cada vez más habituales, no solo para desarrollar la comunicación habitual del día a día, sino también para realizar el envío de documentación con implicaciones legales o transaccionales.

“Una de las razones que llevan a algunas empresas a no tener completa la desmaterialización de sus comunicaciones es el hecho de que no tienen forma de garantizar la vertiente legal que aún tiene el envío de correo físico”, explica Ernesto Ferreira, Head of Global Sales de E-goi Digital Solutions. A día de hoy, la tecnología permite que acciones administrativas ordinarias como confirmar pagos, retrasar plazos, aceptar términos contractuales, o advertir sobre la interrupción de los servicios (en el caso de suministro de luz y agua) sean cada vez más sencillas y ágiles, sin dejar por ello de lado aspectos propios de la certificación de recepción en los canales presenciales.

Todo ello es posible con Registered Messages, o mensajes registrados, un servicio de registro y certificación de comunicaciones digitales que ofrece prueba legal de la relación entre empresas y clientes. Se trata de una tecnología capaz de enviar mensajes y documentos a través de correo electrónico o SMS y analizar instantáneamente la respuesta de los servidores de destino, así como guardar toda la información de comportamiento (aperturas, clics y respuestas), y generar un documento certificado con firma digital. Con este sistema las compañías pueden logran con ello una reducción del entre el 50% y 95% en los costes de comunicación.

A través de Registered Messages, las empresas tienen la posibilidad de reducir el uso y consumo de materiales como papel o sobres y, disminuir procesos tales como el envío de documentos mediante proveedores logísticos o servicios de mensajería. “La estrategia de mensajes registrados es una inversión en la reducción de costes, que aumenta la velocidad y eficiencia de los procesos de comunicación con los clientes”, explica Ferreira. “Mientras que una carta puede tardar unos tres días en llegar al destinatario, el mensaje registrado tarda dos segundos en enviar la misma información por SMS o correo electrónico”.

Las ventajas de Registered Messages

Más allá de reducir los costes operativos y financieros de los procesos, las compañías que apuestan por esta innovación son también capaces de fomentar un impacto ambiental positivo al evitar el uso de medios de transporte asociados habitualmente a la entrega de documentos de manera física. A esta ventaja se suma también la seguridad y la transparencia, ya que los datos son almacenados y encriptados en servidores seguros y accesibles solo a través de una clave digital única.

Potenciar la eficiencia y la automatización, desde el envío hasta el registro de pruebas documentales legales; resulta determinante, especialmente en un contexto en el que no basta con tomar decisiones, sino que es esencial saber gestionar bien los tiempos y esfuerzos. Y es que según una encuesta de 2020 realizada por la consultora internacional BizSugar, tan solo el 7% de los empresarios consideran el back office como la prioridad del negocio. Relegar tareas de esta área puede debilitar el funcionamiento de actividades de mayor valor agregado y que tienen una incidencia directa a la hora de generar ingresos.

Por otro lado, y al estar alineado con lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos, las compañías reforzarán su compromiso con la privacidad potenciando la confianza en la marca. “Asegurar la privacidad total de los datos debe ser la base para el desarrollo de cualquier solución tecnológica que implique el procesamiento de información personal”, comenta Ferreira. “Si por un lado existen cada vez más soluciones tecnológicas que necesitan adaptarse a la normativa de privacidad, por otro lado estas mismas soluciones tienen más garantías de seguridad y seguimiento de accesos que las soluciones analógicas o en papel, cuya consulta y acceso es mucho más difícil de monitorizar”.

A este respecto, Registered Messages no se limita a salvaguardar la confianza durante el proceso de entrega y recepción, sino también a posteriori. Así, se emite un comprobante con el informe técnico completo de la comunicación y con una firma calificada, con validez de 12 años, que confirma la fecha y hora de emisión del mensaje. Del mismo modo, la evidencia se almacena en un servidor  con certificado ISO 27001, y se genera una clave única para acceder a la información disponible para consulta a través de una interfaz web accesible al cliente.

En un ecosistema volátil y competitivo, la flexibilidad y la versatilidad son dos cualidades esenciales para el desarrollo de los negocios. A este respecto, Registered Messages no supone esfuerzos adicionales en materia de instalación técnica, y permite la integración con otras soluciones, ya sea una tienda online o un CRM para enviar mensajes de confirmación de pedidos, recuperación de contraseña u otras notificaciones. Los mensajes registrados se pueden enviar por correo electrónico -por API o SMTP con el dominio del cliente- o por SMS -también por API-.

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Ante el auge imparable del comercio electrónico y la consecuente internacionalización digital de las compañías, esta tecnología también tiene en cuenta la escalabilidad de la comunicación como un elemento indispensable para el crecimiento de los negocios en la actualidad. “En Europa todos los estados miembros comparten una legislación común que permite el uso de tecnologías de esta naturaleza en cualquier país”, apunta el Head of Global Sales de E-goi Digital Solutions. “Además, en Brasil y Colombia, donde operan algunos de nuestros clientes, la legislación permite que esta tecnología tenga plena legitimidad y vigencia legal”. Del mismo modo, Registered Messages también tiene capacidad para adaptarse al tamaño de cualquier tipología de negocio y a toda clase de actividad y sector.

Todas las marcas están buscando la forma de evolucionar implementando estrategias y soluciones híbridas, como las apps de fidelización, localización del producto en tienda o venta online en el punto físico, enfocadas al consumidor final. No obstante, no deben olvidar que la transformación digital y sostenible para dar el paso definitivo hacia el siglo XXI, ha de darse también a nivel interno. A pesar de que la transformación y el cambio de paradigma requerirán un esfuerzo creativo por parte de las marcas, la buena noticia es que las herramientas tecnológicas para conseguirlo, así como el acompañamiento y las estrategias eficaces para implementarlas, están disponibles y accesibles.